--- title: "Was ist eine Banquet Event Order (BEO)?" description: "Eine Banquet Event Order (BEO) ist der Arbeitsauftrag einer Location für eine Veranstaltung. Beteiligte, Klauseln, Fristen und Allergenregeln." canonical: "https://contracko.com/de/blog/was-ist-eine-banquet-event-order" --- # Was ist eine Banquet Event Order (BEO)? Source: https://contracko.com/de/blog/was-ist-eine-banquet-event-order [Blog](https://contracko.com/de/blog) [Was ist eine Banquet Event Order (BEO)?](https://contracko.com/de/blog/was-ist-eine-banquet-event-order) # Was ist eine Banquet Event Order (BEO)? Lou Van Reemst 04. Nov. 2026 Für LLM kopieren Ein Softwareunternehmen bucht den Ballsaal eines Hotels in München für eine Preisverleihung mit Abendessen für 120 Gäste. Zwei Wochen vorher schickt die Bankettleitung des Hotels eine Banquet Event Order. Darin stehen der Saal, ein Empfang um 18:00 Uhr, ein serviertes Menü um 19:00 Uhr, runde Tische für zehn Personen, ein Mikrofon am Rednerpult und Servicegebühren auf Speisen und Getränke. Die Eventplanerin des Unternehmens unterschreibt und bestätigt vor der Frist 120 Gäste. Am Abend kommen 104. Das Hotel berechnet 120, weil das die garantierte Personenzahl war. Eine Banquet Event Order (BEO) ist der schriftliche Arbeitsauftrag der Location für eine Veranstaltung mit Speisen und Getränken oder für einen Raumaufbau. Dieser Leitfaden behandelt BEOs von Hotels und Veranstaltungsorten in Deutschland, einschließlich der Allergenregeln aus der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 und der Lebensmittelinformations-Durchführungsverordnung (LMIDV). Er dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. ## Banquet Event Order: Zweck und Einsatz Der Events Industry Council (EIC) beschreibt eine BEO als ein Formular, das vor allem Hotels nutzen, um dem Personal Details zu einer bestimmten Veranstaltung mit Speisen und Getränken oder zu einem Raumaufbau zu geben [1] (aus dem Englischen übersetzt). Kurz gesagt macht die BEO aus einer Buchung eine Arbeitsanweisung. Die Küche liest daraus Menü und Personenzahlen. Der Bankettleiter vor Ort liest Zeiten und Service. Haustechnik und das audiovisuelle (AV) Team lesen, was an Strom, Bühne und Mikrofonen gebraucht wird. Jede Veranstaltung bekommt meist eine eigene BEO. Eine dreitägige Konferenz ergibt schnell ein Dutzend: Frühstücke, Pausen, Mittagessen, ein Empfang und ein Galadinner. Die Bezeichnungen unterscheiden sich je nach Haus, und manche ähnliche Begriffe meinen andere Dokumente. | Begriff | Gleich wie eine BEO? | Was es ist | | --- | --- | --- | | Event Order (EO) | Ja | Marriotts Bezeichnung für die BEO [2] | | Function Set-up Order | Eng verwandt | Vom EIC als verwandter Begriff zur BEO genannt [1] | | Schedule of Events (SEO) | Nein | Bei Marriott ein Dokument nur für Aufbau und Logistik, ohne Speisen und Getränke [2] | | Event Specifications Guide (ESG) | Nein | Das Hauptdokument des Planers für alle Dienstleister, manchmal auch Résumé genannt [1] | | Change Order | Nein | Ein Formular der Location, das Abteilungen über Änderungen informiert [1] | BEO und Veranstaltungsvertrag haben unterschiedliche Aufgaben. Der Vertrag, oft ein Gruppenvertrag, regelt das Geschäftliche. Dazu gehören Termine, Räume, Mindestumsätze, Stornierung und Haftung. Die BEO legt fest, wie eine einzelne Veranstaltung abläuft. Eine unterschriebene BEO kann trotzdem Verpflichtungen enthalten. Erst die Unterschrift macht die Order verbindlich, und die BEO hält meist die garantierte Personenzahl und die Preise fest [5]. Ob eine BEO Teil des Vertrags wird, hängt vom Wortlaut der Vereinbarung ab. Prüfen Sie, ob der Vertrag BEOs erwähnt und welches Dokument bei Widersprüchen Vorrang hat. Eine [Rangfolgeklausel](https://contracko.com/de/glossar/order-of-precedence) beantwortet diese zweite Frage. Was der Hauptvertrag regeln sollte, erklärt dieser Leitfaden zur [Eventvertrag-Vorlage](https://contracko.com/de/blog/eventvertrag-vorlage). Eine BEO erfüllt drei praktische Aufgaben: - Anweisungen. Jede Abteilung arbeitet mit demselben Dokument. - Grundlage der Rechnung. Die Schlussrechnung sollte zu den unterschriebenen BEOs und späteren Change Orders passen. - Änderungskontrolle. Eine neue Version oder Change Order zeigt, was sich wann geändert hat. Nächster Schritt: Bitten Sie die Location um eine BEO für jede Veranstaltung, und lesen Sie diese so genau wie den Vertrag. ## Banquet Event Order: Beteiligte Eine BEO steht zwischen der Location und dem Kunden. Auf beiden Seiten arbeiten mehrere Personen damit. | Beteiligte | Rolle | Was sie prüfen | | --- | --- | --- | | Sales- oder Bankettmanager der Location | Erstellt und versendet die BEO | Dass die BEO zum unterschriebenen Vertrag passt | | Convention-Services- oder Eventmanager | Logistischer Ansprechpartner der Location nach Vertragsschluss [2] | Zeiten, Raumaufbau und Zugang für Dienstleister | | Bankettmanager und Bankettleiter | Verantworten den Service von Speisen und Getränken [1] | Serviceart, Personal und Personenzahlen | | Küche, Haustechnik und AV-Team | Setzen ihren Teil um | Menü, Strom, Bühne und Technik | | Zeichnungsberechtigte Person des Kunden | Gibt frei und unterschreibt für die Gruppe | Preise, Personenzahlen, Gebühren und Fristen | | Planer (intern oder extern) | Liefert die Anforderungen, oft in einem ESG [1] | Dass jede Anforderung in der BEO steht | Laut EIC trägt der Bankettmanager die Gesamtverantwortung für die Lieferung von Speisen und Getränken [1]. Der Bankettleiter leitet den Service bei Veranstaltungen mit Essen [1] (beides aus dem Englischen übersetzt). Die Aufgaben sind klar verteilt. Die Location liefert, was in der BEO steht, zum angegebenen Preis. Der Kunde prüft die Details, meldet die endgültige Personenzahl vor der Frist und zahlt. Externe Dienstleister, etwa eine AV-Firma oder ein Florist, brauchen oft die passenden Abschnitte ebenfalls. Nächster Schritt: Legen Sie fest, wer auf Ihrer Seite BEOs und Change Orders unterschreiben darf. Eine Unterschrift Ihrer Planerin kann Ihr Unternehmen binden. ## Banquet Event Order: wichtige Klauseln Die Formate unterscheiden sich, aber die meisten BEOs haben dieselben Abschnitte. | Abschnitt | Was darin steht | Was Sie prüfen | | --- | --- | --- | | Kopf | Gruppenname, Name auf der Hausanzeige, Kontakt, Datum, Raum | Raum und Datum stimmen mit dem Vertrag überein | | Zeitplan | Aufbau, Einlass, Service und Ende | Genug Zeit für Aufbau und Reden | | Raumaufbau | Tischart, Bestuhlung, Bühne, Tanzfläche | Die Plätze passen zur Personenzahl | | Speisen und Getränke | Gänge, Art der Bar, Mengen | Sonderessen sind konkret beschrieben | | Personenzahlen und Garantie | Erwartete, garantierte und eingedeckte Personenzahl | Die Garantiefrist ist angegeben | | AV und Technik | Mikrofone, Leinwände, Strom | Wer was liefert und zu welchem Preis | | Abrechnung | Preise, Servicegebühren, Steuern, Zuschläge | Wie jede Position berechnet wird | | Unterschrift | Zeichnungsberechtigte Person und Datum | Die richtige Person unterschreibt die aktuelle Version | Den Raumaufbau prüfen Sie leichter, wenn Sie das Mobiliar kennen. Laut EIC hat ein runder Tisch für 10 Personen meist 72 Zoll (etwa 183 cm) Durchmesser, ein runder Tisch für 8 Personen meist 60 Zoll (etwa 152 cm) [1]. ### Garantie und Personenzahlen Der EIC beschreibt eine Garantie als Zusage, eine Mindestmenge an Hotelzimmern, Speisen und Getränken oder anderem Umsatz abzunehmen [1] (aus dem Englischen übersetzt). Laut EIC besteht meist eine finanzielle Haftung, wenn die Zusage nicht erfüllt wird [1]. In der BEO ist das die endgültige Zahl, die Sie der Location melden. Abgerechnet wird in der Regel nach der Garantie, auch wenn weniger Gäste kommen [5]. Deshalb ist die Garantiefrist so wichtig. ### Attrition und Mindestumsatz Attrition ist die Differenz zwischen dem, was Sie vertraglich zugesagt haben, und dem, was Sie tatsächlich genutzt haben. Der EIC beschreibt sie als Differenz zwischen den tatsächlich abgenommenen Zimmern, Speisen und Getränken oder Umsätzen und der im Vertrag vereinbarten Menge [1]. Oft gilt ein Spielraum, bevor Schadensersatz fällig wird [1]. Die Regeln zur Attrition stehen meist im Hauptvertrag. Die BEO zeigt, welche Speisen und Getränke dafür zählen. Prüfen Sie auch, ob ein Mindestumsatz gilt [5]. ### Servicegebühr, Trinkgeld und Steuern Der EIC beschreibt eine Servicegebühr als verpflichtenden Betrag, der automatisch auf die Kosten für Speisen und Getränke aufgeschlagen wird [1] (aus dem Englischen übersetzt). Sie deckt meist Personal und Serviceausstattung [1]. Ein Trinkgeld ist eine Zahlung an das Servicepersonal für guten Service. Je nach Brauch, örtlichem Recht und Geschäftspraxis kann es automatisch auf der Rechnung stehen [1]. Ob und wie Servicegebühren in einer BEO erscheinen, unterscheidet sich von Haus zu Haus. Achten Sie deshalb darauf, dass die BEO die Preisbildung klar zeigt: - ob die Preise netto oder brutto, also mit oder ohne Umsatzsteuer, angegeben sind - ob Servicegebühren oder Zuschläge gelten und worauf sie berechnet werden - ob eine Trinkgeldposition freiwillig ist Bitten Sie die Location im Zweifel um eine Aufschlüsselung je Position. Lassen Sie die steuerliche Behandlung dieser Positionen bei Bedarf von Ihrer eigenen Beratung prüfen. ### Sonderessen und Allergene Vage Hinweise wie "einige Vegetarier" machen einer vollen Küche Probleme. Nennen Sie das Gericht, die Anzahl und den Tisch oder die Markierung auf dem Namensschild. In der Europäischen Union (EU) regelt die Verordnung (EU) Nr. 1169/2011, welche Allergene ein Unternehmen angeben muss [3]. Anhang II nennt 14 Gruppen von Stoffen oder Erzeugnissen: glutenhaltiges Getreide, Krebstiere, Eier, Fische, Erdnüsse, Sojabohnen, Milch, Schalenfrüchte, Sellerie, Senf, Sesamsamen, Schwefeldioxid und Sulphite (mehr als 10 mg/kg oder 10 mg/l als insgesamt vorhandenes SO2, berechnet für verzehrfertige oder gemäß den Anweisungen des Herstellers in den ursprünglichen Zustand zurückgeführte Erzeugnisse), Lupinen und Weichtiere [3]. Für einige Gruppen gelten Ausnahmen, etwa für vollständig raffiniertes Sojabohnenöl [3]. Die Verordnung nennt Restaurants, Kantinen und Catering-Unternehmen als Beispiele für Anbieter von Gemeinschaftsverpflegung [3]. Nach Artikel 44 Absatz 1 Buchstabe a ist die Allergenangabe verpflichtend, wenn Lebensmittel Endverbrauchern oder Anbietern von Gemeinschaftsverpflegung ohne Vorverpackung zum Verkauf angeboten werden [3]. Das gilt auch, wenn sie auf Wunsch des Verbrauchers am Verkaufsort verpackt oder im Hinblick auf ihren unmittelbaren Verkauf vorverpackt werden [3]. In Deutschland regelt § 4 LMIDV, wie diese Angaben bereitgestellt werden [4]. Sie müssen gut sichtbar, deutlich und gut lesbar sein. Möglich sind zum Beispiel ein Schild am Lebensmittel, die Speise- und Getränkekarte, ein Aushang oder ein schriftliches oder elektronisches Angebot [4]. Gäste müssen die Angaben vor Kaufabschluss und vor der Übergabe des Lebensmittels zur Kenntnis nehmen können [4]. Eine mündliche Information ist nur unter Bedingungen erlaubt. Das Personal muss hinreichend unterrichtet sein und die Angaben auf Nachfrage unverzüglich vor Kaufabschluss und Übergabe mitteilen. Eine schriftliche oder elektronische Aufzeichnung muss vorliegen und für die Behörde sowie auf Nachfrage für Gäste leicht zugänglich sein. Ein gut sichtbarer Hinweis muss auf die mündliche Auskunft und die Aufzeichnung aufmerksam machen [4]. Diese Pflicht trifft die Location, die das Essen anbietet, nicht Sie als Kunden. Eine genaue BEO hilft der Küche trotzdem, jedem Gast die richtigen Angaben zu geben. ### Unterschrift und Änderungen Erst die Unterschrift auf einer BEO macht die Order verbindlich [5]. Nach der Unterschrift sollten Änderungen über eine überarbeitete BEO oder eine [Change Order](https://contracko.com/de/glossar/change-orders) laufen. Der EIC beschreibt eine Change Order als Formular der Location, das Abteilungen über Änderungen bei Reservierungen oder Veranstaltungen informiert [1]. Nächster Schritt: Lesen Sie jede [Klausel](https://contracko.com/de/glossar/clause) vor der Unterschrift neben dem Vertrag, zuerst Personenzahlen und Abrechnung. ## Termine und Lebenszyklus Eine BEO hat ein kurzes Leben mit festen Fristen. Das meiste Risiko liegt in den letzten Wochen vor der Veranstaltung. 1. Vertrag unterschrieben. Der Gruppenvertrag legt Datum, Räume, Mindestumsätze und Stornobedingungen fest. 2. Anforderungen übermittelt. Der Planer schickt die Anforderungen, oft als ESG [1]. 3. BEOs erstellt. Die Location erstellt eine BEO je Veranstaltung. 4. Prüfung und Unterschrift. Der Kunde prüft jede BEO und unterschreibt die vereinbarte Version. 5. Änderungsfrist. BEO oder Vertrag legen fest, bis wann sich Menü und Aufbau ändern lassen [5]. 6. Garantiefrist. Der Kunde bestätigt die endgültige Personenzahl. Abgerechnet wird dann in der Regel nach dieser Zahl, auch wenn weniger Gäste kommen [5]. 7. Veranstaltungstag. Die Teams der Location arbeiten mit den unterschriebenen BEOs und etwaigen Change Orders. 8. Rechnungsprüfung. Der Kunde gleicht die Schlussrechnung mit den BEOs, Change Orders und tatsächlichen Personenzahlen ab. Die genauen Fristen ergeben sich aus Ihrem Vertrag und der BEO der Location. Halten Sie jede Frist als Kalenderdatum fest. Die Anleitung zu [Vertragsterminen](https://contracko.com/de/docs/vertragstermine-und-automatische-verlaengerungen) zeigt, wie Sie solche Termine verfolgen. Für den größeren Rahmen sehen Sie den [Vertragslebenszyklus](https://contracko.com/de/glossar/contract-lifecycle) von der Unterschrift bis zum Abschluss. Nächster Schritt: Tragen Sie Änderungsfrist und Garantiefrist am Tag der Unterschrift in einen gemeinsamen Kalender ein. ## Risiken und häufige Fehler Die meisten Probleme mit BEOs sind organisatorisch, nicht rechtlich. Sie kosten trotzdem Geld. - Garantie- oder Änderungsfristen verpassen. Diese Termine sind eine häufige Quelle unerwarteter Kosten, weil in der Regel nach der Garantie abgerechnet wird [5]. - Änderungen telefonisch durchgeben. Eine mündliche Änderung, die nie in eine Change Order gelangt, erreicht vielleicht nie die Küche. - Mit einer alten Version arbeiten. Das Personal hat am Abend womöglich eine frühere BEO. Nummerieren Sie jede Version und bestätigen Sie, welche endgültig ist. - Service doppelt bezahlen. Stehen schon Servicegebühren oder Zuschläge in der BEO, prüfen Sie, ob eine zusätzliche Trinkgeldposition freiwillig ist, bevor Sie mehr geben. - Widersprüche zum Vertrag übersehen. Die BEO kann einen anderen Preis oder Raum nennen als der Vertrag. Klären Sie das vor der Unterschrift und prüfen Sie die Rangfolgeklausel. - Vage Angaben zu Sonderessen. Nennen Sie jedes Sonderessen und wie das Servicepersonal den Gast findet. - Unklare Zeichnungsbefugnis. Jemand ohne Befugnis unterschreibt, oder niemand unterschreibt die endgültige Version. Eine kostenlose [Prüfung der Banquet Event Order](https://contracko.com/de/tools/bankett-event-order-pruefung) markiert die Garantiefrist und die Änderungsfristen und schlüsselt Servicegebühren und Abrechnung auf [5]. Für den Hauptvertrag nutzen Sie die [Prüfung des Veranstaltungsvertrags](https://contracko.com/de/tools/veranstaltungsvertrag-pruefung). Mieten Sie den Raum separat, vergleichen Sie ihn mit einem [Mietvertrag für eine Veranstaltungslocation](https://contracko.com/de/vertragsvorlagen/event-venue-rental-agreement). ## Checkliste für das Vertragsmanagement Je Veranstaltung erfassen - Den unterschriebenen Gruppenvertrag, jede unterschriebene BEO, alle Change Orders und die Schlussrechnung, gemeinsam abgelegt - Je Veranstaltung: Datum, Raum, Zeiten, garantierte Personenzahl, Preise pro Person, Servicegebühren oder Zuschläge und einen etwaigen Mindestumsatz - Name und Befugnis jeder Person, die unterschrieben hat Im Kalender eintragen - Jede Änderungsfrist für Menü und Aufbau - Jede Garantiefrist für endgültige Personenzahlen - Anzahlungs- und Zahlungstermine aus dem Vertrag - Storno- und Attrition-Termine aus dem Vertrag - Den Veranstaltungstag und den Termin für die Rechnungsprüfung danach Regelmäßig prüfen - Vor jeder Frist: BEO mit Ihren Anforderungen oder dem ESG vergleichen - Nach jeder Veranstaltung: die Rechnung Position für Position mit den unterschriebenen BEOs und Change Orders abgleichen - Jedes Jahr, bei wiederkehrenden Veranstaltungen: Bedingungen verschiedener Locations und früherer BEOs vergleichen Contracko kann Vertrag, BEOs und Change Orders zusammen ablegen. Die [Vertragsdatenextraktion](https://contracko.com/de/funktionen/contract-data-extraction) zieht Termine, Parteien, Werte, Kündigungsfristen und eigene Felder aus hochgeladenen Dokumenten [5]. [Ablauferinnerungen](https://contracko.com/de/funktionen/expiration-reminder) verfolgen Kündigungstermine und eigene Ereignisse wie Pflichten oder Meilensteine, und Sie können sie Kollegen zuweisen [5]. Möchten Sie jeden Veranstaltungsvertrag und jede Frist an einem Ort haben? [Starten Sie eine kostenlose Testphase](https://contracko.com/de/preise). ## Quellen [1] Events Industry Council. Begriffe aus dem Industry Glossary zu banquet event order, banquet manager, banquet captain, banquet round, event specifications guide, guarantee, attrition, service charge, gratuity und change order (englischsprachig). insights.eventscouncil.org/Industry-glossary [2] Marriott Bonvoy Events. Glossar zur Veranstaltungsplanung (event order, schedule of events und convention services manager; englischsprachig). marriottbonvoyevents.com/news-and-highlights/article/780/what-does-beo-stand-for-and-other-meeting-planning-terms [3] Amt für Veröffentlichungen der EU, Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 betreffend die Information der Verbraucher über Lebensmittel (Artikel 2, 9, 21 und 44 und Anhang II), konsolidierte Fassung vom 1. April 2025. publications.europa.eu/resource/celex/02011R1169-20250401.DEU [4] Bundesministerium der Justiz, Lebensmittelinformations-Durchführungsverordnung (LMIDV) (§§ 1, 2 und 4). gesetze-im-internet.de/lmidv [5] Contracko. Tool zur Prüfung von Banquet Event Orders und Funktionsseiten zu Datenextraktion und Ablauferinnerungen. contracko.com/tools/banquet-event-order-review, contracko.com/features Die Bilder in diesem Artikel wurden mithilfe von KI erstellt. ## Legen Sie mit Contracko los Nehmen Sie sich den Stress aus dem Vertragsmanagement. 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