# Beschaffungsprüfung

Source: https://contracko.com/de/glossar/procurement-audit

# Beschaffungsprüfung

Eine unabhängige Prüfung von Beschaffungsprozessen, Verträgen und Ausgaben zur Überprüfung von Compliance, Wert und Kontrolle.

## Definition

Eine Beschaffungsprüfung untersucht, ob Einkaufsaktivitäten den Richtlinien folgen, ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten und rechtliche sowie vertragliche Verpflichtungen erfüllen. Typischerweise werden Stichprobentransaktionen, Lieferantenauswahl, Aufgabentrennung und Vertragserfüllung geprüft, und Befunde sowie Verbesserungsmaßnahmen werden dem Management berichtet.

## Beispiel

> Eine interne Prüfung stellt fest, dass 15 % der Bestellungen den Wettbewerbsbeschaffungsprozess umgingen, was zu strengeren Genehmigungsschwellen führt.

## Warum dies ein Geschäftsrisiko ist

Eine Beschaffung ohne regelmäßige Prüfungsaufsicht haufft im Laufe der Zeit Richtlinienausnahmen, undokumentierte Lieferantenvereinbarungen und unentdeckten Betrug an. Wenn eine externe Prüfung diese Aktivitäten schließlich bewertet, können die Befunde wesentlich sein und zu Korrekturen, behördlichen Sanktionen oder Reputationsschaden führen. Das Fehlen nachverfolgbarer Unterlagen macht aus einem Problem typischerweise eine Krise.

## So gehen Sie damit um

- Jede Beschaffungsentscheidung und Genehmigung dokumentieren, damit Prüfspuren ohne Rekonstruktion verfügbar sind.
- Aufgaben zwischen Anforderer, Genehmiger, Bestellungsaussteller und Zahlungsautorisator trennen.
- Jedes Quartal interne Stichprobenprüfungen an einer Auswahl von Transaktionen durchführen, nicht nur zum formellen Prüfungszeitpunkt.
- Ein aktuelles Vertragsregister führen, damit Prüfer schnell bestätigen können, was vertraglich vereinbart ist im Vergleich zu den tatsächlichen Ausgaben.
- Befunde zeitnah umsetzen und die Schließung verfolgen, damit dasselbe Problem im nächsten Prüfungszyklus nicht wieder auftritt.

### Wie Contracko hilft

Contracko stellt ein durchsuchbares, datumgestempeltes Repository aller Verträge mit Versionshistorie und extrahierten Metadaten bereit, das Prüfern sofortigen Zugang zu dem gibt, was vereinbart wurde und wann. Berichts- und Exportfunktionen ermöglichen es Teams, auf Anfrage Zusammenfassungen vertraglicher Verpflichtungen zu erstellen, statt Dokumente auf gemeinsamen Laufwerken zu suchen.

## Relevant für

[Behörden & öffentlicher Sektor](https://contracko.com/de/branchen/behoerden)[Gesundheitswesen](https://contracko.com/de/branchen/gesundheitswesen)[Fertigung](https://contracko.com/de/branchen/produktion)[Hochschulbildung](https://contracko.com/de/branchen/hochschulbildung)

## Verwandte Klauseln

- [Prüfungsrechtsklausel](https://contracko.com/de/klauselbibliothek/audit)
- [Compliance-Klausel](https://contracko.com/de/klauselbibliothek/compliance)

## Verwandte Begriffe

- [Drei-Wege-Abgleich](https://contracko.com/de/glossar/three-way-matching)
- [Beschaffungsrichtlinie](https://contracko.com/de/glossar/procurement-policy)
- [Unkontrollierter Einkauf](https://contracko.com/de/glossar/maverick-buying)
- [Marktkonformität](https://contracko.com/de/glossar/market-conformity)

### Verpassen Sie nie wieder eine Vertragsfrist

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DSGVO-konform. Verschlüsselt. Niemals für KI-Training verwendet.

## Häufig gestellte Fragen

Häufige Fragen zu diesem Begriff.

- **Q:** Was ist der Unterschied zwischen einer internen und externen Beschaffungsprüfung?
  **A:** Eine interne Prüfung wird von der eigenen Prüfungsfunktion der Organisation durchgeführt und konzentriert sich auf Kontrollverbesserungen; eine externe Prüfung wird von einer unabhängigen dritten Partei durchgeführt und ihre Befunde haben größeres formelles Gewicht.

- **Q:** Was prüft ein Beschaffungsprüfer typischerweise?
  **A:** Compliance bei Lieferantenauswahl und Ausschreibung, Einhaltung der Genehmigungsbefugnis, Aufgabentrennung, Drei-Wege-Abgleich, Vertragsexistenz und -bedingungen versus tatsächliche Ausgaben sowie Interessenkonfliktserklärungen.

- **Q:** Wie weit kann eine Beschaffungsprüfung zurückblicken?
  **A:** Das hängt von Aufbewahrungsrichtlinien und anwendbaren Verjährungsfristen ab, aber Prüfer überprüfen üblicherweise zwei bis fünf Jahre an Transaktionen. Öffentliche Stellen können längeren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen.

- **Q:** Was löst eine Beschaffungsprüfung aus?
  **A:** Geplante jahres- oder zweijahrsweise Prüfungen, ein Betrugsverdacht, ungewöhnliche Ausgabenmuster aus der Ausgabenanalyse, eine behördliche Inspektion oder die Vorbereitung einer Fusion oder Akquisition können alle eine auslösend sein.

- **Q:** Welche Unterlagen sollten Beschaffungsteams führen, um eine Prüfung zu bestehen?
  **A:** Genehmigte Verträge mit Versionshistorie, Begründung der Lieferantenauswahl und Bewertungspunkte, Bestellungen mit Genehmigungsnachweis, Waren- oder Dienstleistungseingangsnachweise und abgeglichene Rechnungen.

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