---
title: "Gestión de encargos y contratos en una asesoría"
description: "Controle cada encargo, honorario, fecha de revisión y responsable en un registro, y use la IA para ver qué vence en la cartera de su despacho."
canonical: "https://contracko.com/es/blog/gestion-encargos-asesoria"
---
# Gestión de encargos y contratos en una asesoría

Source: https://contracko.com/es/blog/gestion-encargos-asesoria

[Blog](https://contracko.com/es/blog)

[Gestión de encargos y contratos en una asesoría](https://contracko.com/es/blog/gestion-encargos-asesoria)

# Gestión de encargos y contratos en una asesoría

Budi Voogt 18 oct 2026

Copiar para LLM

Imagine una asesoría contable y fiscal de 15 personas que sube en enero su cuota mensual de contabilidad. Cuarenta clientes firman la nueva hoja de encargo. Doce siguen con la del año pasado, así que sus facturas se basan en un precio que nunca aceptaron. Nadie lo nota hasta que uno de ellos discute una factura en abril y el socio tiene que averiguar qué versión está vigente. La gestión de contratos de una asesoría es la rutina que evita esto: una ficha por encargo, con alcance, honorarios, fechas, responsable y estado, al día en toda la cartera.

Esta guía trata normas aplicables en España a los encargos de auditores y asesores: el régimen de contratación de auditores de la Ley 22/2015, de Auditoría de Cuentas, supervisada por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), y el contrato de arrendamiento de servicios del Código Civil para el resto de encargos. Es información general, no asesoramiento jurídico.

Está pensada para responsables de despacho, socios y responsables de operaciones que gestionan encargos de decenas o cientos de clientes. Para redactar una carta concreta, puede consultar las guías en inglés sobre la [audit engagement letter](https://contracko.com/blog/audit-engagement-letter) y el [bookkeeping service agreement](https://contracko.com/blog/bookkeeping-service-agreement).

## Contratos de una asesoría: objetivo y calendario

Una asesoría firma una y otra vez los mismos tipos de contrato. Cada cliente tiene uno o varios encargos, a menudo uno por servicio. Cada encargo fija un alcance, unos honorarios y un periodo. La mayoría se repiten cada año.

Esa repetición es la razón por la que el trabajo necesita un sistema. Una asesoría con 200 clientes y tres servicios puede tener cientos de encargos en vigor. Cada uno tiene su fecha de revisión, sus plazos y su socio responsable. Una hoja de cálculo puede listarlos. Rara vez sigue al día, porque el encargo y la hoja los actualizan personas distintas en momentos distintos.

Parte de ese calendario viene fijado por ley en España. Según el artículo 22.1 de la Ley 22/2015, en España los auditores de cuentas se contratan por un periodo inicial de entre tres y nueve años desde el inicio del primer ejercicio auditado, y después por periodos sucesivos de hasta tres años [1]. Según el mismo artículo, si al terminar el periodo inicial o su prórroga ninguna de las partes manifiesta su voluntad en contrario antes de la fecha de aprobación de las cuentas anuales del último periodo contratado o prorrogado, el contrato queda tácitamente prorrogado por tres años [1]. En una auditoría obligatoria en España, la fecha que importa es esa aprobación de cuentas, no el aniversario del encargo.

El artículo 22.2 de la Ley 22/2015 añade que en España, durante el periodo inicial o su prórroga, el contrato de auditoría no puede rescindirse sin justa causa, y que las discrepancias sobre tratamientos contables o procedimientos de auditoría no son justa causa [1]. En todo caso, auditor y entidad auditada deben comunicar la rescisión al ICAC [1]. Según el artículo 22.3, estos límites temporales no se aplican en España cuando la auditoría no es obligatoria [1].

La contabilidad, los impuestos y el asesoramiento no tienen en España una norma propia comparable. Se rigen por lo pactado y, como arrendamiento de servicios, por el artículo 1544 del Código Civil, según el cual una parte se obliga a prestar a la otra un servicio por precio cierto [2]. Por eso conviene que el precio y el alcance de cada encargo consten por escrito. Esos encargos necesitan el mismo seguimiento.

El trabajo se concentra en cuatro momentos del año:

- Antes de la campaña de cierres y de la renta, cuando salen los encargos del año siguiente.
- Cuando cambian los honorarios o el alcance, lo que debería generar un encargo nuevo o una adenda, no solo una factura nueva.
- Cuando cambia la situación del cliente, por ejemplo con nuevos socios o un marco contable distinto.
- Cuando termina un encargo, por decisión de cualquiera de las partes.

## Qué datos registrar antes de empezar

Decida qué contiene cada ficha antes de cargar el primer encargo. Si los campos son vagos, cada persona los rellena a su manera y la cartera no se puede consultar.

| Campo | Qué registrar | Por qué importa |
| --- | --- | --- |
| Cliente | Razón social y entidades vinculadas | Agrupa los encargos de una relación |
| Servicio | Auditoría, contabilidad, fiscal, laboral, asesoramiento | Cada servicio tiene sus reglas y ciclos |
| Norma aplicable | Ley 22/2015, Código Civil y lo pactado | Indica qué requisitos aplican |
| Periodo | Ejercicio o año fiscal, inicio y fin | Define qué cubre el encargo |
| Alcance y exclusiones | Qué incluye y qué no | Evita ampliaciones del alcance y disputas |
| Base de honorarios | Cuota fija, por horas, cuota mensual | Debe coincidir con la facturación |
| Versión de tarifas | Qué tarifa usa el encargo | Localiza clientes con tarifas antiguas |
| Fecha de revisión | Cuándo toca el próximo encargo o la próxima revisión | Marca el ciclo anual |
| Plazo de auditoría | Periodo inicial, prórrogas y fecha de aprobación de cuentas | En España determina la prórroga tácita [1] |
| Socio y responsable | Personas con nombre, no un equipo | Da un responsable a cada plazo |
| Firmas | Quién firmó por el despacho y por el cliente, y cuándo | Acredita lo pactado |
| Estado | Borrador, enviado, firmado, activo, terminado | Muestra lo que rige hoy |
| Terminación | Preaviso, causa y devolución de documentos | Necesario cuando un cliente se va |

Los clientes de contabilidad mensual suelen tener un encargo indefinido o una especie de [retainer agreement](https://contracko.com/blog/what-is-a-retainer-agreement) (en inglés). Deles igualmente una fecha de revisión, porque los honorarios y el alcance cambian.

Defina también los papeles. Una persona mantiene la plantilla y las tarifas. Cada socio mantiene los encargos de sus clientes. Un responsable de operaciones mantiene el registro y los recordatorios. Apunte esos tres nombres.

## Flujo de trabajo paso a paso

Los pasos siguen el orden en que se hace el trabajo en un año normal. La [gestión de contratos](https://contracko.com/es/glosario/gestion-de-contratos) en todo el despacho es, sobre todo, este ciclo repetido por cliente.

1. Reúna todos los encargos firmados en un solo lugar. Recupérelos del correo, las unidades compartidas y el programa de gestión del despacho. Guarde el PDF firmado, no solo el borrador. Un [repositorio de contratos](https://contracko.com/es/blog/guia-repositorio-de-contratos) único es mejor que una carpeta por socio.
2. Cree una ficha por encargo. Use los campos anteriores. Vincule los encargos de un mismo cliente para que el socio vea toda la relación.
3. Registre las fechas. Anote el fin del periodo, la fecha de revisión y cada plazo. Indique si el encargo se prorroga o necesita una nueva firma. [Fechas de contrato](https://contracko.com/es/docs/fechas-contrato) explica cómo funcionan en Contracko las fechas de fin, los periodos de renovación y los preavisos.
4. Asigne cada fecha a un responsable. Un recordatorio enviado a un buzón compartido se ignora con facilidad. Envíelo al socio y al responsable del cliente.
5. Gestione el ciclo de renovación. Empiece mucho antes del nuevo periodo. En cada auditoría obligatoria en España, compruebe cuándo termina el periodo inicial o la prórroga y decida antes de la aprobación de las cuentas del último periodo si alguna parte se opone a la prórroga tácita del artículo 22.1 de la Ley 22/2015 [1].
6. Trate los cambios de honorarios y de alcance como cambios del encargo. Si cambian las tarifas, localice cada encargo con la versión antigua y envíe una adenda. En un arrendamiento de servicios del Código Civil español, el servicio se presta por precio cierto, así que el precio pactado debe estar claro [2].
7. Compare el trabajo con el encargo. Compruebe que lo que se hace coincide con el alcance firmado. El trabajo fuera de alcance necesita un encargo nuevo o una adenda antes de empezar.
8. Cierre bien los encargos. Anote quién terminó el encargo, cuándo y por qué. Confirme el final por escrito y registre qué documentos se devuelven al cliente.
9. Revise las reglas de rescisión en auditoría. En España, un contrato de auditoría no puede rescindirse durante el periodo inicial o su prórroga sin justa causa, y la rescisión debe comunicarse al ICAC (artículo 22.2 de la Ley 22/2015) [1]. Según ese mismo artículo, los accionistas con más del cinco por ciento del capital o de los derechos de voto, o el órgano de administración, pueden pedir al juez de primera instancia del domicilio social la revocación del auditor designado por la junta y el nombramiento de otro cuando concurra justa causa [1].

La fase de [renovación de contrato](https://contracko.com/es/glosario/renovacion-de-contrato) merece especial atención, porque se repite cada año. La guía en inglés [How to manage contract renewals](https://contracko.com/blog/how-to-manage-contract-renewals) profundiza en preavisos y decisiones de renovación.

## Errores frecuentes

La mayoría de los problemas nacen de las mismas pocas lagunas. Cada una tiene una consecuencia clara.

- Encargos firmados una vez y nunca revisados. El alcance sigue citando servicios que el despacho ya no presta. En una auditoría obligatoria en España, se pasa la fecha de aprobación de cuentas y el contrato se prorroga tácitamente por tres años sin que nadie lo haya decidido [1].
- Subidas de honorarios sin adenda. Las facturas salen con la tarifa nueva mientras el encargo firmado muestra la antigua. La disputa gira entonces en torno a qué documento prevalece.
- Ampliación del alcance en asesoramiento y contabilidad. Se hace trabajo extra a partir de un correo. El encargo nunca lo cubrió, así que cobrarlo es difícil y la responsabilidad del despacho queda difusa.
- Rescisiones de auditoría sin justa causa ni comunicación. En España, una discrepancia sobre tratamientos contables no es justa causa, y la rescisión debe comunicarse al ICAC [1].
- Plazos en la memoria de una persona. Un responsable se va y los plazos de sus clientes se van con él.
- Nadie a cargo de las terminaciones. Un cliente cambia de asesoría, pero su despacho sigue facturando y no devuelve los documentos. Sin un precio y un alcance claros por escrito, el cierre se discute con prisas.
- Versiones antiguas mezcladas con las vigentes. El equipo abre el encargo del año pasado y cita honorarios o alcance equivocados.

La guía de [buenas prácticas de gestión de contratos](https://contracko.com/es/blog/buenas-practicas-gestion-contratos) trata la versión general de estos problemas. En una asesoría pesan más, porque el mismo error se repite cada año en cientos de clientes.

## Lista de comprobación práctica

Use esta lista para montar el registro y vuelva a repasarla cada año.

Puesta en marcha

- Cada encargo firmado está en un único repositorio, con la versión firmada adjunta.
- Cada ficha muestra cliente, servicio, norma aplicable, periodo, alcance, exclusiones y base de honorarios.
- Cada ficha muestra la versión de tarifas.
- Cada ficha tiene un socio y un responsable con nombre.
- Las fechas de revisión y los plazos están registrados, con recordatorios a personas concretas.

En cada ciclo de renovación

- Las auditorías obligatorias en España tienen anotados el periodo inicial, las prórrogas y la fecha de aprobación de cuentas del artículo 22.1 [1].
- Los encargos de contabilidad, fiscal y asesoramiento tienen por escrito un precio y un alcance claros. En España, el arrendamiento de servicios del Código Civil se presta por precio cierto [2].
- Los clientes con tarifas antiguas han recibido una adenda.
- Los cambios de alcance desde el último encargo constan en el nuevo.

De forma continua

- Las peticiones fuera de alcance reciben una adenda antes de empezar.
- Los encargos terminados tienen fecha de fin, motivo y confirmación por escrito.
- Las rescisiones de auditoría en España se comunican al ICAC [1].
- Los encargos sustituidos se marcan como versiones anteriores, no se borran.

## Dónde ayuda el software

Una unidad compartida y una hoja de cálculo bastan para una cartera pequeña. Se quedan cortas en cuanto el despacho quiere preguntar por toda la cartera. Un [sistema de gestión de contratos](https://contracko.com/es/blog/que-es-un-sistema-de-gestion-de-contratos) ayuda sobre todo en tres tareas: cargar el archivo existente, mantener las fechas a la vista de las personas adecuadas y responder preguntas sobre cientos de encargos a la vez.

Cargar el archivo existente. La IA de Contracko extrae de forma masiva fechas, partes, importes, preavisos y campos personalizados de PDF, archivos de Word y documentos escaneados [3]. Los campos personalizados pueden recoger datos propios del despacho, como el socio responsable o la versión de tarifas. [Extracción de datos de contratos](https://contracko.com/es/docs/extraccion-de-datos-de-contratos) explica el proceso.

Mantener las fechas a la vista de los responsables. Los [recordatorios](https://contracko.com/es/funcionalidades/expiration-reminder) cubren fechas de fin, de preaviso, de renovación y eventos personalizados, como los plazos de presentación. Un contrato puede tener varios recordatorios que se repiten en cada renovación [3]. Las fechas también pueden sincronizarse con Google Calendar, Apple Calendar u Outlook [3].

### Clara: preguntas sobre todos sus encargos

[Clara](https://contracko.com/es/funcionalidades/clara-legal-ai-assistant) es la asistente de IA de Contracko. Trabaja sobre toda la cartera o desde un contrato, un cliente o una categoría. También busca en el texto real de los contratos y en sus cláusulas, no solo en los metadatos [3]. Para un despacho importa, porque los detalles suelen estar escritos en la carta y no en un campo.

Preguntas que un responsable de despacho puede hacer a Clara:

- "¿Qué clientes tienen un encargo que revisar este trimestre?"
- "¿Qué encargos de contabilidad siguen con la cuota mensual antigua?"
- "¿Qué encargos fiscales excluyen la planificación fiscal?"
- "¿Qué encargos de asesoramiento no tienen fecha de fin?"

Clara también ofrece resúmenes diarios de los próximos eventos, avisa de renovaciones y preavisos, y puede actualizar contratos, partes, eventos y recordatorios. Los cambios masivos o destructivos quedan visibles y controlados [3]. La ventaja: respuestas más rápidas sobre toda la cartera y menos renovaciones detectadas tarde.

### Conecte el asistente que ya utiliza

Si su equipo ya usa un asistente de IA general, el servidor de Contracko para el Model Context Protocol (MCP) puede conectarlo al espacio de trabajo del despacho. MCP es un estándar abierto para conectar asistentes de IA con herramientas externas. El [servidor MCP de Contracko](https://contracko.com/es/mcp) usa un único inicio de sesión mediante Open Authorization (OAuth) [4]. Entre los clientes compatibles están Claude, ChatGPT, Codex, Cursor, Visual Studio Code (VS Code) y otros agentes de programación. Microsoft 365 Copilot se conecta mediante un conector de solo lectura que activa un administrador de Microsoft 365 [4].

La misma conexión ofrece dos configuraciones [4]:

- MCP de gestión de contratos. El equipo pregunta desde el asistente por renovaciones, vencimientos y preavisos de toda la cartera, revisa riesgos, compara acuerdos y crea recordatorios. El asistente también puede importar un lote de encargos y archivar cada uno bajo el cliente y el tipo de contrato correctos.
- MCP de extracción. Esta configuración realiza la extracción masiva en pasos explícitos. El asistente consulta los créditos de extracción, valida un lote antes de empezar, sube los archivos mediante un enlace seguro, pone los trabajos en cola y recupera resultados estructurados. Encaja con un despacho que carga un archivo grande de encargos existentes.

La conexión actúa como la persona que ha iniciado sesión. Solo ve lo que esa persona puede ver en Contracko. El acceso de lectura o escritura se elige al conectar, las acciones de escritura pasan por el paso de aprobación del propio asistente y los cambios aparecen en el historial de actividad marcados como procedentes de MCP [4]. Contracko no entrena modelos de IA con los contratos de sus clientes. El asistente es un proveedor independiente, así que revise allí su ajuste de entrenamiento de modelos antes de conectar encargos de clientes [4].

Ni Clara ni el servidor MCP redactan sus cartas de encargo ni realizan trabajos de auditoría. Mantienen los encargos firmados localizables y las fechas visibles. El criterio sobre alcance, independencia y normas profesionales sigue siendo del despacho.

### Un ejemplo práctico

Piense en una asesoría ficticia con 240 clientes de fiscal, contabilidad y auditoría. En septiembre, el responsable de operaciones carga los encargos firmados desde tres unidades compartidas. La IA rellena partes, fechas y honorarios, y el equipo revisa el resultado. En octubre, el responsable del despacho pregunta a Clara qué encargos usan aún la tarifa antigua de contabilidad y obtiene una lista para enviar adendas. En diciembre, un socio pregunta a Claude, conectado por MCP, qué contratos de auditoría terminan su periodo con las cuentas del próximo año. La respuesta sale de los datos del despacho, no de un archivo que alguien pegó.

## Siguiente paso

Empiece por el registro, no por el software. Elija los campos anteriores, nombre a los responsables y cargue primero un servicio, por ejemplo la auditoría, donde los plazos legales en España están más claros [1]. Después añada los demás servicios y haga el primer ciclo de renovación desde el registro.

Si quiere probar esta rutina con sus propios encargos, inicie una prueba gratuita de [Contracko](https://contracko.com/es/funcionalidades) y conecte su asistente desde la [página de configuración de MCP](https://contracko.com/es/mcp). La entrada del glosario sobre el [ciclo de vida del contrato](https://contracko.com/es/glosario/ciclo-de-vida-del-contrato) es una referencia útil para las fases que recorre cada encargo.

## Fuentes

[1] Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas, artículo 22, Régimen de contratación (periodo inicial de tres a nueve años, prórroga tácita, justa causa, comunicación al ICAC, auditorías no obligatorias). boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-8147

[2] Código Civil, artículo 1544 (arrendamiento de servicios por precio cierto). boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1889-4763

[3] Contracko, Funcionalidades (búsqueda en documentos y resúmenes de Clara, recordatorios periódicos, sincronización de calendario, extracción por lotes). contracko.com/features

[4] Contracko, Servidor MCP para gestión y extracción de contratos (asistentes compatibles, OAuth, permisos, historial de actividad, entrenamiento de modelos). contracko.com/mcp

Las imágenes de este artículo se han generado con ayuda de IA.

## Empiece con Contracko

Quítese de encima las complicaciones de la gestión de contratos. Contracko le permite mantenerse organizado, puntual y al mando. Empiece a simplificar hoy mismo.

[Iniciar la prueba gratuita de 7 días](https://app.contracko.com/register?appLanguage=es)

Reservar demo