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title: "¿Qué es una banquet event order (BEO)?"
description: "Una banquet event order (BEO) es la orden de trabajo de un recinto para un evento. Partes, cláusulas, plazos y normas sobre alérgenos."
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# ¿Qué es una banquet event order (BEO)?

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[¿Qué es una banquet event order (BEO)?](https://contracko.com/es/blog/que-es-una-banquet-event-order)

# ¿Qué es una banquet event order (BEO)?

Lou Van Reemst 04 nov 2026

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Una empresa de software reserva el salón de baile de un hotel en Madrid para una entrega de premios con cena para 120 invitados. Dos semanas antes, el departamento de banquetes del hotel envía una banquet event order. En ella figuran el salón, un cóctel a las 18:00, una cena servida a las 19:00, mesas redondas de diez personas, un micrófono en el atril y cargos por servicio sobre comida y bebida. La organizadora de eventos de la empresa firma y confirma 120 invitados antes de la fecha límite. Esa noche llegan 104. El hotel factura 120, porque esa era la cifra garantizada.

Una banquet event order (BEO) es la orden de trabajo escrita del recinto para un evento con comida y bebida o para un montaje de sala. Esta guía trata las BEO de hoteles y recintos para eventos en España, incluidas las normas sobre alérgenos del Reglamento (UE) n.º 1169/2011 y del Real Decreto 126/2015. Tiene carácter informativo general y no constituye asesoramiento jurídico.

## Banquet event order: finalidad y uso

El Events Industry Council (EIC) describe la BEO como un formulario que utilizan sobre todo los hoteles para dar al personal los detalles de un evento concreto con comida y bebida o de un montaje de sala [1] (traducido del inglés). En resumen, la BEO convierte una reserva en una instrucción de trabajo. La cocina lee en ella el menú y el número de comensales. El jefe de sala lee los horarios y el servicio. Mantenimiento y el equipo audiovisual (AV) leen qué se necesita en electricidad, escenario y micrófonos.

Cada evento suele tener su propia BEO. Un congreso de tres días genera fácilmente una docena: desayunos, pausas, almuerzos, un cóctel y una cena de gala.

Los nombres varían según el establecimiento, y algunos términos parecidos designan otros documentos.

| Término | ¿Igual que una BEO? | Qué es |
| --- | --- | --- |
| Event Order (EO) | Sí | El nombre que Marriott da a la BEO [2] |
| Function Set-up Order | Muy próximo | Citado por el EIC como término relacionado con la BEO [1] |
| Schedule of Events (SEO) | No | En Marriott, un documento solo de montaje y logística, sin comida ni bebida [2] |
| Event Specifications Guide (ESG) | No | El documento principal del organizador para todos los proveedores, a veces llamado résumé [1] |
| Change Order | No | Un formulario del recinto que informa a los departamentos de los cambios [1] |

La BEO y el contrato del evento cumplen funciones distintas. El contrato, a menudo un contrato de grupo, regula la parte comercial: fechas, salas, consumos mínimos, cancelación y responsabilidad. La BEO establece cómo se desarrolla un evento concreto.

Aun así, una BEO firmada puede contener obligaciones. La firma es lo que hace vinculante la orden, y la BEO suele fijar la cifra garantizada y los precios [5]. Que una BEO forme parte del contrato depende de la redacción del acuerdo. Compruebe si el contrato menciona las BEO y qué documento prevalece en caso de contradicción. Una cláusula de [orden de prelación](https://contracko.com/es/glosario/orden-de-prelacion) responde a esta segunda pregunta. Lo que debe regular el contrato principal se explica en esta guía sobre la [plantilla de contrato de evento](https://contracko.com/es/blog/plantilla-contrato-evento).

Una BEO cumple tres funciones prácticas:

- Instrucciones. Todos los departamentos trabajan con el mismo documento.
- Base de la factura. La factura final debe coincidir con las BEO firmadas y las change orders posteriores.
- Control de cambios. Una nueva versión o una change order muestra qué cambió y cuándo.

Siguiente paso: pida al recinto una BEO para cada evento y léala con la misma atención que el contrato.

## Banquet event order: partes implicadas

Una BEO se sitúa entre el recinto y el cliente. En ambos lados trabajan con ella varias personas.

| Parte | Función | Qué revisa |
| --- | --- | --- |
| Responsable comercial o de banquetes del recinto | Redacta y envía la BEO | Que la BEO coincida con el contrato firmado |
| Responsable de convention services o de eventos | Contacto logístico del recinto tras la firma del contrato [2] | Horarios, montaje de la sala y acceso de proveedores |
| Jefe de banquetes y jefe de sala de banquetes | Responsables del servicio de comida y bebida [1] | Tipo de servicio, personal y número de comensales |
| Cocina, mantenimiento y equipo AV | Ejecutan su parte | Menú, electricidad, escenario y técnica |
| Firmante autorizado del cliente | Aprueba y firma en nombre del grupo | Precios, comensales, cargos y plazos |
| Organizador (interno o externo) | Facilita los requisitos, a menudo en un ESG [1] | Que cada requisito figure en la BEO |

Según el EIC, el jefe de banquetes tiene la responsabilidad global de la prestación de comida y bebida [1]. El jefe de sala de banquetes dirige el servicio en los eventos con comida [1] (ambos traducidos del inglés).

Las funciones están claramente repartidas. El recinto presta lo que figura en la BEO, al precio indicado. El cliente revisa los detalles, comunica la cifra definitiva de comensales antes de la fecha límite y paga. Los proveedores externos, como una empresa AV o una floristería, suelen necesitar también las secciones que les afectan.

Siguiente paso: determine quién puede firmar BEO y change orders por su parte. La firma de su organizadora puede obligar a su empresa.

## Banquet event order: cláusulas principales

Los formatos varían, pero la mayoría de las BEO tienen las mismas secciones.

| Sección | Qué contiene | Qué comprueba usted |
| --- | --- | --- |
| Encabezado | Nombre del grupo, nombre en la señalización del hotel, contacto, fecha, sala | La sala y la fecha coinciden con el contrato |
| Horario | Montaje, entrada, servicio y fin | Tiempo suficiente para montaje y discursos |
| Montaje de la sala | Tipo de mesas, disposición de asientos, escenario, pista de baile | Las plazas corresponden al número de comensales |
| Comida y bebida | Platos, tipo de barra, cantidades | Las comidas especiales están descritas con precisión |
| Comensales y garantía | Cifra prevista, garantizada y de cubiertos montados | La fecha límite de la garantía está indicada |
| AV y técnica | Micrófonos, pantallas, electricidad | Quién aporta qué y a qué precio |
| Facturación | Precios, cargos por servicio, impuestos, recargos | Cómo se calcula cada partida |
| Firma | Firmante autorizado y fecha | La persona correcta firma la versión vigente |

El montaje de la sala se revisa más fácilmente si conoce el mobiliario. Según el EIC, una mesa redonda para 10 personas suele medir 72 pulgadas (unos 183 cm) de diámetro, y una mesa redonda para 8 personas, 60 pulgadas (unos 152 cm) [1].

### Garantía y número de comensales

El EIC describe una garantía como el compromiso de adquirir una cantidad mínima de habitaciones de hotel, comida y bebida u otros servicios [1] (traducido del inglés). Según el EIC, suele existir una responsabilidad económica si no se cumple el compromiso [1]. En la BEO es la cifra definitiva que usted comunica al recinto. La facturación se hace normalmente según la garantía, aunque acudan menos invitados [5]. Por eso la fecha límite de la garantía es tan importante.

### Attrition y consumo mínimo

La attrition es la diferencia entre lo que usted se comprometió a consumir en el contrato y lo que realmente utilizó. El EIC la describe como la diferencia entre las habitaciones, la comida y bebida o el gasto realmente consumidos y la cantidad acordada en el contrato [1]. A menudo se aplica un margen antes de que se deba una indemnización [1]. Las reglas de attrition suelen figurar en el contrato principal. La BEO muestra qué servicios de comida y bebida cuentan para ese cálculo. Compruebe también si se aplica un consumo mínimo [5].

### Cargo por servicio, propina e impuestos

El EIC describe el cargo por servicio como un importe obligatorio que se añade automáticamente al coste de la comida y la bebida [1] (traducido del inglés). Suele cubrir el personal y el equipo de servicio [1]. Una propina es un pago al personal de servicio por un buen servicio. Según la costumbre, la legislación local y la práctica comercial, puede figurar automáticamente en la factura [1].

Si los cargos por servicio aparecen en una BEO, y cómo, varía de un establecimiento a otro. Por eso, compruebe que la BEO muestre con claridad cómo se forman los precios:

- si los precios se indican con o sin impuesto sobre el valor añadido (IVA)
- si se aplican cargos por servicio o recargos y sobre qué base se calculan
- si una línea de propina es voluntaria

En caso de duda, pida al recinto un desglose por partida. Si lo necesita, consulte a su propio asesor el tratamiento fiscal de estas partidas.

### Comidas especiales y alérgenos

Las indicaciones vagas como «algunos vegetarianos» complican el trabajo de una cocina a plena carga. Indique el plato, el número y la mesa o la marca en la tarjeta de identificación.

En la Unión Europea (UE), el Reglamento (UE) n.º 1169/2011 establece qué alérgenos debe indicar una empresa [3]. El anexo II enumera 14 grupos de sustancias o productos: cereales que contengan gluten, crustáceos, huevos, pescado, cacahuetes, soja, leche, frutos de cáscara, apio, mostaza, granos de sésamo, dióxido de azufre y sulfitos (en concentraciones superiores a 10 mg/kg o 10 mg/litro en términos de SO2 total, para los productos listos para el consumo o reconstituidos conforme a las instrucciones del fabricante), altramuces y moluscos [3]. Algunos grupos tienen excepciones, como el aceite y la grasa de semilla de soja totalmente refinados [3].

El reglamento cita restaurantes, comedores y empresas de suministro de comidas preparadas entre los ejemplos de colectividades [3]. Según el artículo 44, apartado 1, letra a), la indicación de los alérgenos es obligatoria para los alimentos que se presenten sin envasar para la venta al consumidor final y a las colectividades [3]. Lo mismo ocurre con los alimentos envasados en los lugares de venta a petición del comprador o envasados para su venta inmediata [3].

En España, el Real Decreto 126/2015 desarrolla estas normas [4]. La información sobre alérgenos se mantiene también para los alimentos sin envasar que entregan las colectividades [4]. Por regla general, se presenta por escrito en etiquetas adheridas al alimento o en carteles colocados donde se presenta el alimento para su venta, sobre el alimento o próximos a él [4]. Se admiten otros medios apropiados, siempre que sean accesibles para el consumidor antes de que finalice el acto de compra y no supongan un coste adicional [4]. La información puede darse de forma oral si el personal la facilita fácilmente cuando se solicita, antes de finalizar el acto de compra, y si está registrada por escrito o en formato electrónico en el establecimiento, fácilmente accesible para el personal, las autoridades de control y los consumidores que la soliciten [4]. En ese caso, un aviso fácilmente visible, claramente legible y accesible indica dónde está disponible la información o que los consumidores pueden dirigirse al personal [4]. Ese aviso no es necesario si la información figura en etiquetas o carteles junto a los alimentos, ni en los lugares que suministran comidas específicamente adaptadas a personas con alergias o intolerancias, aunque allí la información debe facilitarse siempre que la soliciten los consumidores o las autoridades de control [4].

Esta obligación corresponde al recinto que ofrece la comida, no a usted como cliente. Aun así, una BEO precisa ayuda a la cocina a dar a cada invitado la información correcta.

### Firma y cambios

La firma de una BEO es lo que hace vinculante la orden [5]. Tras la firma, los cambios deben hacerse mediante una BEO revisada o una [change order](https://contracko.com/es/glosario/ordenes-de-cambio). El EIC describe la change order como un formulario del recinto que informa a los departamentos de los cambios en reservas o eventos [1].

Siguiente paso: antes de firmar, lea cada [cláusula](https://contracko.com/es/glosario/clausula) junto al contrato, empezando por los comensales y la facturación.

## Fechas y ciclo de vida

Una BEO tiene una vida corta con plazos fijos. La mayor parte del riesgo se concentra en las últimas semanas antes del evento.

1. Contrato firmado. El contrato de grupo fija la fecha, las salas, los consumos mínimos y las condiciones de cancelación.
2. Requisitos enviados. El organizador envía sus requisitos, a menudo como ESG [1].
3. BEO redactadas. El recinto redacta una BEO por evento.
4. Revisión y firma. El cliente revisa cada BEO y firma la versión acordada.
5. Fecha límite de cambios. La BEO o el contrato fijan hasta cuándo pueden cambiar el menú y el montaje [5].
6. Fecha límite de la garantía. El cliente confirma la cifra definitiva de comensales. A partir de ahí la facturación suele hacerse según esa cifra, aunque acudan menos invitados [5].
7. Día del evento. Los equipos del recinto trabajan con las BEO firmadas y las posibles change orders.
8. Revisión de la factura. El cliente coteja la factura final con las BEO, las change orders y el número real de asistentes.

Los plazos exactos se derivan de su contrato y de la BEO del recinto. Anote cada plazo como una fecha de calendario. La guía sobre [fechas de contrato](https://contracko.com/es/docs/fechas-contrato) muestra cómo hacer el seguimiento de estas fechas. Para una visión más amplia, consulte el [ciclo de vida del contrato](https://contracko.com/es/glosario/ciclo-de-vida-del-contrato), desde la firma hasta el cierre.

Siguiente paso: el día de la firma, anote la fecha límite de cambios y la fecha límite de la garantía en un calendario compartido.

## Riesgos y errores frecuentes

La mayoría de los problemas con las BEO son organizativos, no jurídicos. Aun así, cuestan dinero.

- Pasar por alto las fechas límite de garantía o de cambios. Estas fechas son una fuente habitual de costes inesperados, porque normalmente se factura según la garantía [5].
- Comunicar cambios por teléfono. Un cambio verbal que nunca llega a una change order quizá nunca llegue a la cocina.
- Trabajar con una versión antigua. Esa noche el personal puede tener una BEO anterior. Numere cada versión y confirme cuál es la definitiva.
- Pagar dos veces el servicio. Si la BEO ya incluye cargos por servicio o recargos, compruebe si una línea adicional de propina es voluntaria antes de dar más.
- Pasar por alto contradicciones con el contrato. La BEO puede indicar otro precio u otra sala que el contrato. Resuélvalo antes de firmar y revise la cláusula de orden de prelación.
- Indicaciones vagas sobre comidas especiales. Indique cada comida especial y cómo localiza el personal de servicio al invitado.
- Facultad de firma poco clara. Firma alguien sin facultades, o nadie firma la versión definitiva.

Un [análisis gratuito de la banquet event order](https://contracko.com/es/tools/analisis-orden-evento-banquete) señala la fecha límite de la garantía y las fechas límite de cambios, y desglosa los cargos por servicio y la facturación [5]. Para el contrato principal, utilice el [análisis del contrato de eventos](https://contracko.com/es/tools/analisis-contrato-eventos). Si alquila la sala por separado, compárela con un [contrato de alquiler de espacio para eventos](https://contracko.com/es/plantillas-de-contrato/event-venue-rental-agreement).

## Lista de control para la gestión de contratos

Registrar para cada evento

- El contrato de grupo firmado, cada BEO firmada, todas las change orders y la factura final, archivados juntos
- Para cada evento: fecha, sala, horarios, cifra garantizada, precios por persona, cargos por servicio o recargos y un posible consumo mínimo
- El nombre y la facultad de cada persona que firmó

Anotar en el calendario

- Cada fecha límite de cambios de menú y montaje
- Cada fecha límite de garantía para la cifra definitiva de comensales
- Las fechas de anticipo y de pago del contrato
- Las fechas de cancelación y de attrition del contrato
- El día del evento y la fecha de revisión de la factura posterior

Revisar periódicamente

- Antes de cada plazo: comparar la BEO con sus requisitos o con el ESG
- Después de cada evento: cotejar la factura, partida por partida, con las BEO firmadas y las change orders
- Cada año, para eventos recurrentes: comparar las condiciones de distintos recintos y de BEO anteriores

Contracko puede archivar juntos el contrato, las BEO y las change orders. La [extracción de datos de contratos](https://contracko.com/es/funcionalidades/contract-data-extraction) obtiene fechas, partes, importes, plazos de preaviso y campos personalizados de los documentos subidos [5]. Los [recordatorios de vencimiento](https://contracko.com/es/funcionalidades/expiration-reminder) hacen el seguimiento de las fechas de preaviso y de eventos personalizados como obligaciones o hitos, y puede asignarlos a sus compañeros [5]. ¿Quiere tener cada contrato de evento y cada plazo en un solo lugar? [Empiece una prueba gratuita](https://contracko.com/es/precios).

## Fuentes

[1] Events Industry Council. Términos del Industry Glossary para banquet event order, banquet manager, banquet captain, banquet round, event specifications guide, guarantee, attrition, service charge, gratuity y change order (en inglés). insights.eventscouncil.org/Industry-glossary

[2] Marriott Bonvoy Events. Glosario de planificación de eventos (event order, schedule of events y convention services manager; en inglés). marriottbonvoyevents.com/news-and-highlights/article/780/what-does-beo-stand-for-and-other-meeting-planning-terms

[3] Oficina de Publicaciones de la UE, Reglamento (UE) n.º 1169/2011 sobre la información alimentaria facilitada al consumidor (artículos 2, 9, 21 y 44 y anexo II), versión consolidada de 1 de abril de 2025. publications.europa.eu/resource/celex/02011R1169-20250401.SPA

[4] Boletín Oficial del Estado, Real Decreto 126/2015, de 27 de febrero, por el que se aprueba la norma general relativa a la información alimentaria de los alimentos que se presenten sin envasar (artículos 1 a 7 de la Norma general), texto consolidado. boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-2293

[5] Contracko. Herramienta de análisis de banquet event orders y páginas de funcionalidades sobre extracción de datos y recordatorios de vencimiento. contracko.com/tools/banquet-event-order-review, contracko.com/features

Las imágenes de este artículo se han generado con ayuda de IA.

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