---
title: "Zgłoszenie wady"
description: "Zgłoszenie wady informuje sprzedawcę, że świadczenie jest niezgodne z umową. Nie zwlekaj ze zgłoszeniem, bo po terminie możesz stracić uprawnienia z rękojmi."
canonical: "https://contracko.com/pl/glosariusz/reklamacja-wady"
---
# Zgłoszenie wady

Source: https://contracko.com/pl/glosariusz/reklamacja-wady

# Zgłoszenie wady

Reklamacja kupującego złożona w terminie, że dostarczone towary lub usługi nie są zgodne z umową albo są wadliwe.

## Definicja

Zgłoszenie wady to formalne powiadomienie kupującego o tym, że uważa świadczenie za niezgodne z umową. Przy sprzedaży rzeczy ruchomych, do której stosuje się przepisy o rękojmi, kupujący będący przedsiębiorcą powinien zgodnie z art. 563 § 1 KC zbadać rzecz w czasie i w sposób przyjęty dla rzeczy tego rodzaju oraz niezwłocznie zawiadomić sprzedawcę o wadzie, a gdy wada ujawniła się później – niezwłocznie po jej stwierdzeniu; inaczej może utracić uprawnienia z tytułu rękojmi. Obowiązują też terminy przedawnienia z art. 568 KC oraz wyjątki, na przykład gdy sprzedawca zataił wadę. To, co obowiązuje, zależy od umowy, rodzaju świadczenia i właściwych przepisów. W przypadku usług odpowiednio stosuje się przepisy o rękojmi za wady dzieła (art. 638 KC), a przy robotach budowlanych – art. 656 § 1 KC; inne zasady mogą obowiązywać konsumentów i transakcje międzynarodowe.

## Przykład

> Kupujący, który wykryje wadę ukrytą, powinien zgodnie z art. 563 § 1 KC niezwłocznie zawiadomić o niej sprzedawcę, aby nie ryzykować utraty możliwości żądania usunięcia wady lub obniżenia ceny. Należy też uwzględnić terminy przedawnienia z art. 568 KC i wyjątki; samo zgłoszenie nie daje jeszcze prawa do tych środków.

## Dlaczego to ryzyko biznesowe

Pominięcie obowiązującego terminu na zgłoszenie wady może pozbawić cię ważnego roszczenia. Późne zgłoszenie wady – nawet poważnej – może prowadzić do utraty niektórych uprawnień, zależnie od właściwych przepisów i okoliczności. Ryzyko jest szczególnie duże, gdy personel operacyjny wykryje wadę, ale nie przekaże jej szybko wewnętrznie osobie odpowiedzialnej za umowę i nie dopilnuje zgłoszenia sprzedawcy.

## Jak tym zarządzać

- Badaj dostawy tak szybko, jak pozwalają na to okoliczności po ich otrzymaniu, i wyznacz konkretną osobę, która zgodnie z wewnętrzną procedurą zgłosi ewentualne wady osobie odpowiedzialnej za umowę tego samego dnia, w którym je wykryto. Dopilnuj też niezwłocznie, aby do sprzedawcy trafiło zgłoszenie spełniające obowiązujące wymagania; zgłoszenie wewnętrzne nie wystarcza.
- Wyślij zgłoszenie wady w trwałym i opatrzonym datą formacie, na przykład pocztą elektroniczną z potwierdzeniem odbioru lub listem poleconym. Zachowaj dokumentację przebiegu obejmującą treść, odbiorcę i wysyłkę, a gdy to istotne – także doręczenie. Zawsze przestrzegaj wymogów umowy i właściwych przepisów co do formy i kanału.
- W miarę możliwości i w zgodny z prawem sposób zachowaj dowody wady, na przykład zdjęcia, logi testów i próbki, zanim naprawa lub inne działanie utrudni albo zniszczy dowody. W razie potrzeby podejmij jednak rozsądne, pilne działania w zakresie bezpieczeństwa i ograniczenia szkody.
- Monitoruj terminy zgłaszania wad jako zobowiązanie umowne razem z kamieniami milowymi płatności i dostaw. Rejestruj istotne daty otrzymania oraz wykrycia lub możliwości wykrycia wady, a także umowne i ustawowe terminy.
- Wynegocjuj w umowie jasny i praktyczny wymóg pisemnego zgłoszenia wady, ze wskazaniem formy, kanału, adresu odbiorcy i podziału odpowiedzialności, aby proces był jednoznaczny dla obu stron. Sprawdź jednocześnie, czy postanowienie jest ważne i nie narusza przepisów bezwzględnie obowiązujących.

### Jak pomaga Contracko

Contracko może uwidaczniać udokumentowane terminy zgłaszania wad wydobyte z umów i pomagać w konfigurowaniu przypomnień po ręcznej weryfikacji. Istotne informacje o wykryciu i otrzymaniu oraz terminy ustawowe trzeba sprawdzić osobno. Przechowywanie wiadomości i zgłoszeń razem z umową może wspierać chronologię zdarzeń, ale samo nie dowodzi, że zgłoszenie wysłano w terminie, do właściwego odbiorcy i z właściwym skutkiem prawnym.

## Podstawy prawne

- [art. 563–564 i art. 568 Kodeksu cywilnego Kodeks cywilny: rękojmia za wady i obowiązek zawiadomienia Prawo polskie](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19640160093)
- [art. 560–561 i art. 488 § 2 Kodeksu cywilnego Kodeks cywilny: uprawnienia kupującego i wstrzymanie świadczenia Prawo polskie](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19640160093)

Sprawdź, jakiego prawa dotyczy każda referencja. To informacja ogólna, a nie porada prawna. Te pojęcia są różnie traktowane w różnych systemach prawnych. Zweryfikuj aktualne brzmienie przepisów i ich zastosowanie do Twojej sytuacji z kwalifikowanym prawnikiem.

## Przydatne w branżach

[Produkcja](https://contracko.com/pl/branze/produkcja)[Logistyka i dystrybucja](https://contracko.com/pl/branze/logistyka)[Handel detaliczny i hurtowy](https://contracko.com/pl/branze/handel-detaliczny-i-hurtowy)

## Powiązane klauzule

- [Klauzula gwarancji](https://contracko.com/pl/biblioteka-klauzul/gwarancje)

## Powiązane terminy

- [Klauzula zgłaszania wad](https://contracko.com/pl/glosariusz/klauzula-zglaszania-wad)
- [Okres gwarancji](https://contracko.com/pl/glosariusz/okres-gwarancji)
- [Gwarancja](https://contracko.com/pl/glosariusz/gwarancja-umowna)
- [Naruszenie umowy](https://contracko.com/pl/glosariusz/naruszenie-umowy)

### Już nigdy nie przegap terminu umowy

- AI znajduje daty odnowień i terminy wypowiedzenia
- Ryzyka i zobowiązania są wyłapywane automatycznie
- Przypomnienia pomagają zareagować, zanim terminy przeminą

Upuść umowę, aby zacząć

PDF, DOCX, PNG lub JPG

[Rozpocznij 7-dniowy okres próbny](https://app.contracko.com/register?appLanguage=pl&utm_source=glossary_sidebar&utm_medium=lead_magnet&utm_campaign=glossary_sidebar_contract_upload&content_slug=notice-of-defect&content_title=Zg%C5%82oszenie+wady&cta_placement=glossary_sidebar_cta&source_tool=glossary_sidebar_notice-of-defect)

Zgodne z RODO. Szyfrowane. Nigdy nie wykorzystywane do trenowania AI.

## Najczęściej zadawane pytania

Najczęstsze pytania o ten termin.

- **Q:** Co oznacza „niezwłocznie” przy zgłaszaniu wady w obrocie profesjonalnym?
  **A:** Przepisy o rękojmi przy sprzedaży między przedsiębiorcami nie określają sztywnej liczby dni. Zgodnie z art. 563 § 1 KC kupujący powinien zawiadomić sprzedawcę niezwłocznie po wykryciu wady, a ocena zależy od okoliczności konkretnej sprawy. Dotyczy to również wad ukrytych. Sprawdź też umowę oraz terminy przedawnienia z art. 568 KC i wyjątki z art. 564 KC. W obrocie konsumenckim obowiązują inne zasady – przepisy o prawach konsumenta nie uzależniają uprawnień od niezwłocznego zgłoszenia wady.

- **Q:** Czy zgłoszenie wady daje automatycznie prawo do wstrzymania zapłaty?
  **A:** Nie automatycznie. Skuteczne zgłoszenie wady może zachować możliwość powoływania się na wadę, ale wstrzymanie zapłaty zależy od umowy i właściwych przepisów. Jeżeli świadczenia mają być spełnione jednocześnie, art. 488 § 2 KC pozwala wstrzymać się ze świadczeniem do czasu zaofiarowania świadczenia wzajemnego; w praktyce wstrzymanie powinno ograniczać się do części odpowiadającej roszczeniu i być oceniane w kontekście konkretnej sprawy. Sprawdź umowę i oceń kwotę oraz ryzyka.

- **Q:** Czy sprzedawca może umówić krótszy termin na zgłoszenie wady?
  **A:** Strony mogą w pewnych przypadkach rozszerzyć, ograniczyć lub wyłączyć odpowiedzialność z tytułu rękojmi (art. 558 § 1 KC). W obrocie profesjonalnym takie postanowienie może być skuteczne, o ile nie narusza przepisów bezwzględnie obowiązujących i nie dotyczy sytuacji, gdy sprzedawca zataił wadę (art. 558 § 2 KC). Wobec konsumenta ograniczenie lub wyłączenie rękojmi jest dopuszczalne tylko w przypadkach przewidzianych w przepisach szczególnych. Sam zapis w umowie nie czyni warunku automatycznie wiążącym.

- **Q:** Jaką formę musi mieć zgłoszenie wady?
  **A:** Przepisy KC o rękojmi nie wymagają szczególnej formy, ale umowa może określać wymogi co do formy lub kanału. Zawiadomienie do sprzedawcy powinno jasno wskazywać wadę i wolę kupującego. Dokumentuj istotne okoliczności i sprawdź treść, odbiorcę, kanał oraz termin. Żądanie usunięcia wady lub wymiany, a także oświadczenie o odstąpieniu od umowy, mogą podlegać odrębnym wymogom i terminom. Zgodnie z art. 563 § 2 KC do zachowania terminu wystarczy wysłanie zawiadomienia o wadzie przed jego upływem, nawet jeśli dotrze ono później.

- **Q:** Czy mogę zgłosić wadę po upływie okresu gwarancji?
  **A:** Upływ okresu gwarancji nie oznacza automatycznie wygaśnięcia wszystkich uprawnień, ale nie daje też automatycznie prawa do świadczenia gwarancyjnego. Decydują warunki gwarancji, terminowe jej zgłoszenie i właściwe przepisy. Przy rękojmi wady ocenia się co do zasady według stanu w chwili przejścia niebezpieczeństwa, nawet jeśli ujawnią się później; późniejsze pogorszenie może być objęte odpowiedzialnością sprzedawcy albo gwarancją. Zgodnie z art. 568 § 1 KC sprzedawca odpowiada z tytułu rękojmi, jeżeli wada fizyczna zostanie stwierdzona przed upływem dwóch lat, a w przypadku nieruchomości – pięciu lat od wydania rzeczy; roszczenie o usunięcie wady lub wymianę przedawnia się z upływem roku od stwierdzenia wady (art. 568 § 2 KC). Utrata uprawnień z tytułu rękojmi nie następuje, jeżeli sprzedawca wiedział o wadzie albo zapewnił, że wady nie istnieją (art. 564 KC). Konsumenci, usługi i transakcje międzynarodowe mogą podlegać innym zasadom. Rozróżniaj gwarancję, niezwłoczne zgłoszenie wady, terminy przedawnienia z art. 568 KC, odrębne zawiadomienia wymagane dla niektórych środków oraz ogólne terminy przedawnienia. Ujawnienie wady ukrytej nie ożywia automatycznie terminu, który już upłynął.

## Zobacz te terminy we własnych umowach

Wgraj umowę, a Contracko wyodrębni kluczowe terminy, daty i zobowiązania, a potem przypomni Ci o każdym, zanim stanie się ważny.

[Zacznij 7-dniowy bezpłatny okres próbny](https://app.contracko.com/register?appLanguage=pl)

Umów demo