--- title: "Avtalsarkivering" description: "Säker och kontrollerad lagring av avtal som löpt ut eller undertecknats, så att de kan hämtas fram vid behov och stödja bevisning, historik och efterlevnad." canonical: "https://contracko.com/sv/ordlista/avtalsarkivering" --- # Avtalsarkivering Source: https://contracko.com/sv/ordlista/avtalsarkivering # Avtalsarkivering Säker och kontrollerad lagring av avtal som löpt ut eller undertecknats, så att de kan hämtas fram vid behov och stödja bevisning, historik och efterlevnad. ## Definition Avtalsarkivering är kontrollerad och hållbar lagring av undertecknade och upphörda avtal tillsammans med ändringar och bevis på undertecknandet. Korrekt arkivering stödjer efterlevnad av tillämpliga lagstadgade bevarandekrav, revisioner och tvister samt underlättar återskapandet av historiska avtalsvillkor långt efter att ett avtal har upphört. ## Exempel > Som ett hypotetiskt exempel kan företaget vid en skatterevision hämta fram ett tio år gammalt leveransavtal och dess tillägg från arkivet på några minuter, om de fortfarande måste eller får bevaras. ## Varför detta är en affärsrisk Avtal som bara lagras i anställdas inkorgar eller på lokala enheter innebär risk för förlust eller åtkomstluckor när medarbetare slutar. Om en skattemyndighet, tillsynsmyndighet eller motpart begär dokumentation av ett tidigare avtal och du inte kan ta fram den, riskerar du att förlora trovärdighet och utsättas för juridiska risker, oavsett om det underliggande åtagandet har uppfyllts. Bristande bevarande kan också leda till anmärkningar vid tillsyn. ## Så hanterar du det - Fastställ en bevarandeplan per avtalstyp genom att klassificera dokument och personuppgifter samt identifiera tillämpliga lagkrav, motiverade ändamål och eventuella bevarandespärrar för rättsliga anspråk. Räkenskapsinformation måste sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. För övriga kategorier krävs en särskild bedömning. - Förvara undertecknade versioner tillsammans med underlag som styrker undertecknandet i ett system som inte är beroende av enskilda användares åtkomst. - Koppla alla ändringar och tillägg till den ursprungliga avtalsposten så att hela historiken kan hämtas som en sammanhållen enhet. - Begränsa raderingsbehörigheten så att arkiverade avtal inte tas bort innan den tillämpliga bevarandetiden har löpt ut, om inte radering är lagligen tillåten och uttryckligen godkänd. - Granska arkivet årligen för att identifiera avtal vars tillämpliga bevarandetid har löpt ut och personuppgifter som inte längre behövs. Kontrollera alla tillämpliga grunder för fortsatt bevarande, inklusive motiverade ändamål, lagkrav och pågående anspråk eller bevarandespärrar. Radera avtal och radera eller avidentifiera personuppgifter först när det varken finns ett fortsatt behov av dem eller krav på att bevara dem, i linje med din policy för dataminimering. ### Så hjälper Contracko Varje avtal som laddas upp till Contracko lagras säkert i arkivet, med versionshistorik och ändringsposter bevarade tillsammans med det undertecknade dokumentet. Det sökbara arkivet stödjer hämtning av historiska avtal och tillhörande versioner och poster utan manuell sökning i filsystem. Datasäkerhet är en grundläggande designprincip: kunddata används aldrig för att träna AI. ## Relevant för [Myndigheter och offentlig sektor](https://contracko.com/sv/branscher/myndigheter)[Finansiella tjänster](https://contracko.com/sv/branscher/finansiella-tjanster)[Högre utbildning](https://contracko.com/sv/branscher/hogre-utbildning)[Juridiska tjänster](https://contracko.com/sv/branscher/juridiska-tjanster) ## Relaterade klausuler - [Klausul om formella meddelanden](https://contracko.com/sv/klausulbibliotek/meddelanden) - [Klausul om fullständig avtalsreglering](https://contracko.com/sv/klausulbibliotek/fullstandigt-avtal) - [Klausul om granskningsrätt](https://contracko.com/sv/klausulbibliotek/revision) ## Relaterade termer - [Avtalsregister](https://contracko.com/sv/ordlista/avtalsregister) - [Avtalshantering](https://contracko.com/sv/ordlista/avtalshantering) - [Versionshantering](https://contracko.com/sv/ordlista/versionshantering) - [Digital signatur](https://contracko.com/sv/ordlista/digital-signatur) ### Missa aldrig en avtalsdeadline igen - AI hittar datum för förnyelse och uppsägning - Risker och åtaganden synliggörs automatiskt - Påminnelser hjälper dig att agera innan datumen passerar Släpp ett avtal för att komma igång PDF, DOCX, PNG eller JPG [Starta en provperiod på 7 dagar](https://app.contracko.com/register?appLanguage=sv&utm_source=glossary_sidebar&utm_medium=lead_magnet&utm_campaign=glossary_sidebar_contract_upload&content_slug=contract-archiving&content_title=Avtalsarkivering&cta_placement=glossary_sidebar_cta&source_tool=glossary_sidebar_contract-archiving) GDPR-kompatibelt. Krypterat. Används aldrig för AI-träning. ## Vanliga frågor Vanliga frågor om denna term. - **Q:** Hur länge måste avtal bevaras enligt svensk rätt? **A:** Det finns ingen generell bevarandetid för alla avtal. Räkenskapsinformation måste sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. För andra avtal och personuppgifter behöver du bedöma tillämpliga lagkrav, ändamål och eventuella rättsliga anspråk. - **Q:** Är en skannad PDF av ett undertecknat avtal juridiskt tillräcklig? **A:** Det beror på. Bedöm skanningen utifrån fullständighet, läsbarhet och integritet samt bevisning om ursprung och undertecknande. Även tillämpliga form- och bevarandekrav och behovet vid en tvist spelar roll. För räkenskapsinformation får en pappershandling förstöras efter överföring endast om överföringen, med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter, inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Om avtalet har signerats digitalt bör det digitalt signerade originalet och relevant valideringsmaterial bevaras. - **Q:** Behöver arkiveringen ske i ett separat system från det aktiva avtalsregistret? **A:** Inte nödvändigtvis. Ett gemensamt system kan hantera båda ändamålen om det skiljer mellan aktiva och arkiverade avtal och har lämplig åtkomstkontroll, historik, integritet, bevarandestyrning och möjlighet att hitta dokumenten. Kraven innebär kontrollerad bevaring, fullständig versionshistorik och säker åtkomst, inte att radering alltid måste vara tekniskt omöjlig. - **Q:** Vilka konsekvenser får GDPR för avtalsarkivering? **A:** Avtal som innehåller personuppgifter får bevaras så länge uppgifterna behövs för ändamålet med behandlingen eller måste bevaras enligt annan skyldighet. När personuppgifterna inte längre behövs ska de raderas eller avidentifieras, efter kontroll av eventuella rättsliga anspråk och bevarandespärrar. Bevarandetider får därför inte sättas till ett godtyckligt slutdatum. Åtkomst till arkiverade avtal bör begränsas till personer med ett faktiskt behov, och åtkomstloggar bör vara proportionerliga och hanteras med hänsyn till skyddet för personuppgifter. - **Q:** Vem bör ha åtkomst till arkiverade avtal? **A:** Åtkomst bör styras av arbetsuppgift och faktiskt behov. Juridik- och compliancefunktioner kan behöva bred åtkomst för revisioner och tvister, medan operativa team bör få åtkomst till avtal inom sina områden. Övrig personal bör inte ha åtkomst om de inte har ett särskilt behov. Åtkomstloggar som kan granskas är viktiga, men ska hanteras proportionerligt och med skydd för personuppgifter. ## Se de här termerna i dina egna avtal Ladda upp ett avtal så plockar Contracko ut de viktigaste termerna, datumen och åtagandena och påminner dig innan varje punkt blir aktuell. [Starta en kostnadsfri provperiod på 7 dagar](https://app.contracko.com/register?appLanguage=sv) Boka demo