Come gestire i contratti di un'impresa edile

Martedì, durante un sopralluogo, il rappresentante del committente chiede a un subappaltatore di impianti meccanici di deviare una condotta attorno a una nuova trave. Il capocantiere accetta sul momento. Nessuno lo annota. Tre settimane dopo il subappaltatore fattura la manodopera aggiuntiva, e l'impresa generale non ha alcun ordine di variante firmato da girare al committente. Il lavoro era reale. Mancava la traccia scritta.

Gestire i contratti di un'impresa edile significa usare un solo sistema per tutti i progetti. Tenga contratti principali, subappalti, ordini di fornitura e ordini di variante in un unico registro. Raccolga gli stessi campi per tutti. Lasci che i termini di comunicazione guidino i promemoria e nomini un responsabile per contratto. Questa guida riguarda l'edilizia negli Stati Uniti, con il Miller Act federale e il regolamento federale sugli appalti, la Federal Acquisition Regulation (FAR), come esempi giuridici. È un'informazione generale, non una consulenza legale.

Scopo e tempistica

Il lavoro sui contratti fa parte del nucleo del ruolo del responsabile di cantiere. L'Occupational Information Network (O*NET), la rete informativa sulle professioni, è la banca dati delle professioni degli Stati Uniti. Indica la preparazione dei contratti come compito centrale dei responsabili di cantiere, insieme alla negoziazione di revisioni con architetti, consulenti, clienti, fornitori o subappaltatori [1]. Indica anche l'interpretazione e la spiegazione di disegni e condizioni contrattuali ai rappresentanti del committente, ai lavoratori e ai clienti [1].

Questo lavoro si moltiplica con ogni commessa. Un solo progetto può comprendere un contratto principale, una dozzina di subappalti, contratti di fornitura e di noleggio di attrezzature, e garanzie fideiussorie. Ogni documento può fissare le proprie date. Richieste di pagamento, richieste di variante, comunicazioni e periodi di garanzia possono seguire orologi diversi. Se vuole ripassare come questi contratti vengono prezzati e strutturati, legga che cos'è un contratto di costruzione (in inglese).

La tempistica conta soprattutto in tre momenti:

• All'aggiudicazione. È il momento di creare la scheda, prima che i lavori inizino e le condizioni vengano dimenticate.
• Quando cambia l'ambito dei lavori. Verifichi se la Sua clausola sulle varianti richiede una comunicazione scritta e fissa un termine. In tal caso, registri quel termine e lo rispetti.
• Alla chiusura. Verifichi quali pagamenti e periodi i Suoi contratti collegano all'ultimazione, come lo svincolo della ritenuta a garanzia o l'inizio della garanzia. Registri queste date quando si verificano.

Avvii il processo all'aggiudicazione. Sistemare un registro nel mezzo di una controversia è molto più difficile.

Quali informazioni raccogliere prima di iniziare

Prima di costruire qualsiasi cosa, definisca come deve essere una scheda contratto completa. Usi gli stessi campi per ogni contratto di ogni progetto. È questo che permette di ordinare, filtrare e rispondere alle domande per tutta l'azienda.

Campo	Perché conta
Progetto e tipo di contratto	Contratto principale, subappalto, ordine di fornitura, noleggio o garanzia fideiussoria
Controparte e indirizzo per le comunicazioni	Il contratto può indicare dove e come vanno inviate le comunicazioni
Valore del contratto e base di prezzo	Prezzo a corpo, prezzo unitario o costo più compenso cambia il modo di seguire i costi
Condizioni di pagamento e ritenuta a garanzia	Date di presentazione delle richieste di pagamento, termini di pagamento e condizioni di svincolo
Procedura per gli ordini di variante	Chi può ordinare una variante, in quale forma e il termine di comunicazione
Date chiave	Inizio, milestone, ultimazione sostanziale e ultimazione definitiva
Date di assicurazioni e garanzie	Le date da confrontare con l'eventuale copertura richiesta dal contratto
Clausole da trasferire	Obblighi del contratto principale che devono passare a ogni subappaltatore
Responsabile interno	La persona responsabile della prossima decisione su questo contratto

Poi raccolga la catena documentale completa. Verifichi quali disegni, capitolati e cronoprogrammi ogni contratto incorpora, e aggiunga ogni ordine di variante firmato. Un registro costruito solo sul contratto base firmato perde ogni modifica successiva.

In questa fase definisca anche i ruoli. Una persona in ufficio è responsabile del registro. Il project manager decide su ogni contratto. Il personale di cantiere ha bisogno di un canale chiaro per segnalare le istruzioni che potrebbero cambiare l'ambito dei lavori.

Il flusso di lavoro passo per passo

Segua la stessa sequenza in ogni progetto.

1. Raccolga ogni documento firmato all'aggiudicazione, inclusi allegati, cronoprogrammi e garanzie fideiussorie.
2. Classifichi ogni documento per progetto e tipo di contratto.
3. Trascriva i campi sopra nel registro, con un link al file di origine.
4. Assegni a ogni contratto un responsabile nominativo e un sostituto.
5. Registri ogni istruzione sull'ambito dei lavori e ogni ordine di variante il giorno stesso.
6. Controlli le scadenze imminenti con una cadenza fissa, e registri ogni decisione.

Inizi con un progetto. Collaudi il processo lì, poi lo estenda alla commessa successiva.

Subappalti e clausole trasferite

Per ogni subappalto, registri l'ambito, il prezzo, le condizioni di pagamento e la percentuale di ritenuta a garanzia. Poi verifichi quali obblighi il contratto principale Le impone di trasferire al subappaltatore. Guardi per primi i termini di comunicazione, i livelli assicurativi e gli obblighi di programma.

Termini di comunicazione non allineati creano lacune reali. Supponga che il committente Le conceda un certo numero di giorni per richiedere una variante. Se il Suo subappalto concede al subappaltatore più tempo per comunicarLe la variante, la sua richiesta può arrivare quando il Suo termine è già scaduto. Registri i due termini uno accanto all'altro.

Ordini di variante e comunicazioni sull'ambito dei lavori

Segua ogni ordine di variante come una scheda a sé, collegata al contratto di riferimento. Registri chi l'ha ordinato, quando, in quale forma e quando è stata fatta la comunicazione.

I contratti federali di costruzione degli Stati Uniti mostrano quanto possa essere rigida una clausola sulle varianti. Secondo la FAR 43.205(d), i contracting officer, cioè i funzionari incaricati degli acquisti dell'amministrazione federale statunitense, inseriscono la clausola Changes della FAR 52.243-4 nei contratti di costruzione a prezzo fisso il cui valore dovrebbe superare la soglia per gli acquisti semplificati (simplified acquisition threshold) [4]. Secondo la FAR 52.243-4, non ogni ordine arriva come ordine di variante scritto formale [4]. Secondo quella clausola della FAR, un ordine scritto o orale del contracting officer che causa una variante conta come ordine di variante solo se l'appaltatore dà comunicazione scritta al contracting officer [4]. Secondo la FAR 52.243-4, tale comunicazione deve indicare la data, le circostanze e la fonte dell'ordine. La clausola della FAR richiede anche che la comunicazione dichiari che l'appaltatore considera l'ordine come un ordine di variante [4].

La FAR 52.243-4 fissa altri limiti. Secondo la FAR 52.243-4, i costi di tale variante sostenuti più di 20 giorni prima della comunicazione scritta non sono recuperabili, salvo in caso di specifiche difettose [4]. Secondo la FAR 52.243-4, l'appaltatore deve inoltre far valere il proprio diritto a un adeguamento entro 30 giorni, a meno che l'amministrazione non proroghi tale termine [4]. Secondo la clausola della FAR, il termine decorre dal ricevimento di un ordine di variante scritto, oppure dalla comunicazione scritta dell'appaltatore stesso [4]. La FAR 52.243-4 richiede che ciò avvenga con una dichiarazione scritta al contracting officer che descriva la natura generale e l'importo della proposta [4]. La prescrizione della FAR per tale clausola consente alle agenzie di modificare il termine di 30 giorni secondo le proprie procedure [4]. Secondo la FAR 52.243-4, non è ammessa alcuna proposta di adeguamento presentata dopo il pagamento finale [4].

Altri contratti fissano le proprie procedure di variante. Legga la clausola sulle varianti di ogni contratto e riporti i suoi termini nel registro. Lo strumento gratuito di analisi dei contratti di costruzione analizza un contratto caricato, inclusi la procedura per gli ordini di variante, il piano dei pagamenti e la ritenuta a garanzia, e le clausole sui ritardi [6].

Pagamenti, ritenuta a garanzia e fideiussioni

Registri entro quando va presentata ogni richiesta di pagamento, quanto tempo ha il pagatore per pagare e che cosa fa scattare lo svincolo della ritenuta a garanzia. Queste date guidano la liquidità, quindi assegni loro responsabili e promemoria.

Le garanzie fideiussorie richiedono la stessa attenzione. Il Miller Act federale si applica ai contratti federali degli Stati Uniti di oltre 100.000 dollari per la costruzione, la modifica o la riparazione di un edificio pubblico o di un'opera pubblica [2]. Secondo il Miller Act, l'appaltatore deve fornire una garanzia di buona esecuzione (performance bond) e una garanzia di pagamento (payment bond) prima che un tale contratto venga aggiudicato [2]. Secondo il Miller Act, un contracting officer può rinunciare a entrambe le garanzie per lavori eseguiti all'estero, se fornirle non è praticabile [2].

Il Miller Act fissa anche termini per le parti non pagate nei lavori federali coperti da garanzia. Prenda una persona che ha fornito manodopera o materiali in un tale lavoro e non è stata pagata per intero. Secondo il Miller Act, può agire in giudizio sulla garanzia di pagamento una volta trascorsi 90 giorni dalla sua ultima fornitura di manodopera o materiali [3]. Alcuni richiedenti hanno un contratto solo con un subappaltatore, non con l'appaltatore principale. Secondo il Miller Act, possono agire solo dopo aver dato comunicazione scritta all'appaltatore principale entro 90 giorni dalla loro ultima fornitura di manodopera o materiali [3]. Secondo il Miller Act, la richiesta deve indicare, con sostanziale accuratezza, l'importo richiesto e il nome della parte a cui è stata fatta la fornitura o per cui si è lavorato [3]. Secondo il Miller Act, tale comunicazione deve essere notificata in uno dei due modi seguenti [3]:

• con qualsiasi mezzo che fornisca una verifica scritta da parte di terzi della consegna all'appaltatore principale, in qualsiasi luogo in cui abbia un ufficio o svolga la propria attività, o presso la sua residenza
• in qualsiasi modo in cui lo US marshal del distretto in cui si trova il progetto può notificare un atto di citazione

Secondo il Miller Act, ogni azione di questo tipo deve essere promossa entro un anno dall'ultima fornitura di manodopera o materiali del richiedente [3].

Il Miller Act si applica ai lavori federali. Per i progetti statali e privati, verifichi quali regole valgono, nel luogo di ogni progetto, per le garanzie fideiussorie, per i diritti di garanzia previsti dalla legge a favore di chi non è stato pagato sull'opera (construction liens) e per i pagamenti.

Rinnovi e contratti ricorrenti

Non tutti i contratti di costruzione finiscono con il progetto. Controlli noleggi di attrezzature, locazioni di aree di deposito, abbonamenti software e accordi quadro con i fornitori alla ricerca di clausole di rinnovo automatico. Segua i loro termini di disdetta come farebbe per qualsiasi fornitore. Le guide su come gestire i contratti con i fornitori e come gestire i rinnovi dei contratti approfondiscono questo aspetto.

Errori frequenti

Istruzioni verbali senza seguito scritto. Un accordo in cantiere che non diventa mai una comunicazione scritta non lascia traccia della variante. Nei lavori federali degli Stati Uniti soggetti alla FAR 52.243-4, il recupero dei costi per un ordine che non è un ordine di variante formale dipende da una comunicazione scritta [4].

Termini di comunicazione che non coincidono. Se il termine per le richieste di un subappaltatore è più lungo del Suo, la sua richiesta può raggiungerLa dopo la Sua scadenza. Confronti i due termini prima dell'inizio dei lavori.

Promemoria legati alla data di scadenza. Se un contratto richiede una comunicazione prima della sua data di scadenza, l'avviso alla data di scadenza arriva troppo tardi. Imposti l'avviso sulla data di comunicazione.

Una sola persona conosce tutte le date. Un unico coordinatore che segue ogni progetto è un punto di vulnerabilità. Assegni a ogni contratto un responsabile e un sostituto.

Le copie di cantiere si discostano dall'archivio principale. Un ordine di variante firmato in cantiere può non arrivare mai in ufficio. Faccia confluire ogni documento firmato in un unico posto.

Le date di assicurazioni e garanzie non vengono controllate. Registri le date di polizza e di scadenza riportate su ogni certificato assicurativo e su ogni garanzia. Prima di una scadenza, verifichi che l'eventuale copertura richiesta dal contratto sia ancora in essere, e chieda una prova aggiornata.

Le date di chiusura non vengono registrate. Se i Suoi contratti collegano lo svincolo della ritenuta a garanzia o i periodi di garanzia all'ultimazione, queste date determinano quando si muovono denaro e diritti. Le registri quando si verificano.

Sono forme di rischio contrattuale. La voce di glossario sulla gestione dei rischi contrattuali spiega la disciplina nel suo complesso.

Checklist pratica

Usi questo elenco come definizione permanente di un progetto con i contratti sotto controllo.

• Ogni contratto principale, subappalto, ordine di fornitura, noleggio e garanzia fideiussoria si trova in un unico registro, etichettato per progetto
• Ogni scheda si basa sulla catena documentale completa, inclusi gli ordini di variante firmati
• Le date di presentazione delle richieste di pagamento, i termini di pagamento e le condizioni di svincolo della ritenuta a garanzia sono registrati
• La procedura per gli ordini di variante e il termine di comunicazione sono registrati per ogni contratto
• I termini di comunicazione del contratto principale sono confrontati con quelli di ogni subappalto
• Ogni istruzione sull'ambito dei lavori proveniente dal cantiere viene registrata per iscritto il giorno stesso
• Le date di scadenza dei certificati assicurativi e delle garanzie fideiussorie sono monitorate
• Ogni contratto ha un responsabile nominativo e un sostituto
• I termini di disdetta per il rinnovo dei contratti ricorrenti sono segnati in agenda
• Le date di ultimazione sostanziale e di ultimazione definitiva vengono registrate quando si verificano
• Il registro viene controllato con una cadenza fissa, per esempio ogni settimana durante i lavori

Dove aiuta il software

Un foglio di calcolo può contenere un registro. Lo metta alla prova con i compiti sopra. Ogni termine di comunicazione raggiunge in tempo una persona nominata? Un project manager riesce a trovare dal cantiere la versione firmata in vigore di un subappalto? Vede ogni ordine di variante aperto su tutti i progetti? Dove la risposta è no, uno strumento dedicato aiuta.

Cerchi alcune funzioni essenziali. Le serve un archivio consultabile per i contratti e i file collegati. Le serve un'estrazione che trasformi il testo dei contratti in campi, e promemoria legati alle date di comunicazione che raggiungano persone nominate. Contano anche i report a livello di tutta l'azienda. Le guide sul software di gestione dei contratti per l'edilizia e la guida all'acquisto del software di gestione dei contratti di costruzione confrontano le opzioni in modo più approfondito.

Contracko copre questo lavoro. Il suo archivio contratti conserva contratti e file collegati, inclusi file in formato PDF (Portable Document Format) e scansioni, con tipi di contratto, metadati e ricerca [5]. L'estrazione dei dati contrattuali usa l'intelligenza artificiale (IA) per estrarre date, parti, valori, termini di comunicazione e campi personalizzati dai documenti caricati [5]. I promemoria di scadenza seguono date di rinnovo, date di fine, date di comunicazione ed eventi personalizzati come le milestone, e possono essere assegnati ai colleghi [5]. L'integrazione con il calendario sincronizza queste date con i calendari Google, Apple e Outlook [5]. Con l'acquisizione dei contratti, le squadre di cantiere inoltrano i contratti firmati a un indirizzo email dedicato [5]. Così anche i documenti firmati in cantiere arrivano alla scheda centrale. La pagina dei prezzi mostra che cosa include ogni piano.

Prossimo passo

Inizi da un progetto in corso, non da tutta l'azienda. Raccolga il suo contratto principale, ogni subappalto e ogni ordine di variante firmato. Registri i campi sopra, e segni ogni termine di comunicazione in un calendario con un reale anticipo. Nomini un responsabile per ogni contratto. Poi confronti come gli altri Suoi progetti gestiscono gli stessi campi.

Per un singolo contratto, provi lo strumento gratuito di promemoria per contratti di costruzione. Estrae da un contratto caricato le date delle milestone, le condizioni di svincolo della ritenuta a garanzia e le date di ultimazione, poi suggerisce le date dei promemoria [6]. Il calcolatore per contratti di costruzione calcola una data di fine e il tempo residuo a partire da una data di inizio e da una durata [6]. Gestisce anche edifici dopo la consegna? La guida su come gestire i contratti nella gestione immobiliare applica lo stesso approccio a un portafoglio. Quando è pronto a seguire ogni progetto in un unico posto, inizi una prova gratuita e carichi i contratti di un progetto.

Fonti

[1] O*NET OnLine. Compiti dei responsabili di cantiere (11-9021.00), inclusa la preparazione e revisione dei contratti. onetonline.org/link/details/11-9021.00

[2] US Code, 40 U.S.C. § 3131 (garanzie di buona esecuzione e di pagamento del Miller Act per i contratti federali di costruzione oltre 100.000 dollari), edizione 2023. govinfo.gov/content/pkg/USCODE-2023-title40/html/USCODE-2023-title40-subtitleII-partA-chap31-subchapIII-sec3131.htm

[3] US Code, 40 U.S.C. § 3133 (richieste sulla garanzia di pagamento del Miller Act, la comunicazione entro 90 giorni e la sua notifica, e il termine di un anno), edizione 2023. govinfo.gov/content/pkg/USCODE-2023-title40/html/USCODE-2023-title40-subtitleII-partA-chap31-subchapIII-sec3133.htm

[4] Federal Acquisition Regulation, FAR 52.243-4 Changes (comunicazione scritta, limite di costo di 20 giorni e termine di 30 giorni per far valere il diritto) e la sua prescrizione alla FAR 43.205(d). acquisition.gov/far/52.243-4, acquisition.gov/far/43.205

[5] Contracko. Pagine delle funzionalità di archivio contratti, estrazione dei dati, promemoria di scadenza, integrazione con il calendario e acquisizione dei contratti. contracko.com/features

[6] Contracko. Strumenti gratuiti di analisi, promemoria e calcolo per i contratti di costruzione. contracko.com/tools/construction-contract-review, contracko.com/contract-reminder-tools/construction-contract-reminder, contracko.com/contract-calculators/construction-contract-calculator

Le immagini di questo articolo sono state generate con l'aiuto dell'IA.