Gérer les contrats d'une entreprise de construction

Mardi, en visite de chantier, le représentant du maître d'ouvrage demande à un sous-traitant en génie climatique de dévier une gaine autour d'une nouvelle poutre. Le chef de chantier accepte sur-le-champ. Personne ne l'écrit. Trois semaines plus tard, le sous-traitant facture les heures supplémentaires, et l'entreprise générale n'a aucun ordre de modification signé à transmettre au maître d'ouvrage. Le travail était réel. La trace écrite manquait.

Gérer les contrats d'une entreprise de construction, c'est un seul système pour tous les projets. Tenez contrats principaux, sous-traitances, commandes de fournitures et ordres de modification dans un registre unique. Saisissez les mêmes champs partout. Laissez les délais de notification piloter les rappels, et nommez un responsable par contrat. Ce guide couvre la construction aux États-Unis, avec le Miller Act fédéral et la Federal Acquisition Regulation (FAR) comme exemples juridiques détaillés. C'est une information générale, pas un conseil juridique.

Objectif et calendrier

Le travail contractuel fait partie du cœur du métier de responsable de travaux. L'Occupational Information Network (O*NET) est la base de données des métiers des États-Unis. Elle cite la préparation des contrats comme tâche essentielle des responsables de travaux, avec la négociation de modifications avec les architectes, consultants, clients, fournisseurs ou sous-traitants [1]. Elle cite aussi l'interprétation et l'explication des plans et des conditions contractuelles aux représentants du maître d'ouvrage, aux ouvriers et aux clients [1].

Ce travail se multiplie à chaque chantier. Un seul projet peut comporter un contrat principal, une dizaine de contrats de sous-traitance, des contrats de fourniture et de location de matériel, et des cautions. Chaque document peut fixer ses propres dates. Demandes de paiement, demandes de modification, notifications et périodes de garantie peuvent toutes suivre des horloges différentes. Pour revoir comment ces contrats sont tarifés et structurés, lisez ce qu'est un contrat de construction (en anglais).

Le calendrier compte surtout à trois moments :

• À l'attribution. C'est le moment de créer la fiche, avant que les travaux commencent et que les conditions soient oubliées.
• Quand le périmètre change. Vérifiez si votre clause de modification exige une notification écrite et fixe un délai. Si c'est le cas, notez ce délai et respectez-le.
• À la clôture. Vérifiez quels paiements et quelles périodes vos contrats rattachent à l'achèvement, comme la libération de la retenue de garantie ou le début de la garantie. Notez ces dates dès qu'elles surviennent.

Lancez le processus à l'attribution. Remettre un registre en ordre au milieu d'un litige est bien plus difficile.

Les informations à saisir avant de commencer

Avant de construire quoi que ce soit, mettez-vous d'accord sur ce qu'est une fiche contrat complète. Utilisez les mêmes champs pour chaque contrat de chaque projet. C'est ce qui permet de trier, filtrer et répondre aux questions à l'échelle de toute l'entreprise.

Champ	Pourquoi il compte
Projet et type de contrat	Contrat principal, sous-traitance, commande de fournitures, location ou caution
Cocontractant et adresse de notification	Le contrat peut préciser où et comment envoyer les notifications
Valeur du contrat et base de prix	Prix forfaitaire, prix unitaire ou coût plus honoraires change la façon de suivre les coûts
Conditions de paiement et retenue de garantie	Dates de dépôt des demandes de paiement, délais de paiement et conditions de libération
Procédure d'ordre de modification	Qui peut ordonner une modification, sous quelle forme, et le délai de notification
Dates clés	Démarrage, jalons, achèvement substantiel et achèvement définitif
Dates d'assurance et de caution	Les dates à confronter à toute couverture exigée par le contrat
Clauses à répercuter	Obligations du contrat principal à transmettre à chaque sous-traitant
Responsable interne	La personne chargée de la prochaine décision sur ce contrat

Rassemblez ensuite la chaîne documentaire complète. Vérifiez quels plans, cahiers des charges et calendriers chaque contrat intègre, et ajoutez chaque ordre de modification signé. Un registre construit uniquement à partir du contrat de base signé passe à côté de toutes les modifications ultérieures.

Définissez aussi les rôles à ce stade. Une personne au bureau est responsable du registre. Le chef de projet décide pour chaque contrat. Le personnel de chantier a besoin d'un moyen clair de signaler les instructions qui pourraient modifier le périmètre.

Méthode étape par étape

Suivez la même séquence sur chaque projet.

1. Rassemblez chaque document signé à l'attribution, y compris annexes, calendriers et cautions.
2. Classez chaque document par projet et par type de contrat.
3. Reportez les champs ci-dessus dans le registre, avec un lien vers le fichier source.
4. Attribuez à chaque contrat un responsable nommé et un suppléant.
5. Consignez chaque instruction de périmètre et chaque ordre de modification le jour même.
6. Passez en revue les échéances à venir à un rythme fixe, et consignez chaque décision.

Commencez par un projet. Rodez le processus sur ce projet, puis étendez-le au chantier suivant.

Sous-traitance et clauses répercutées

Pour chaque contrat de sous-traitance, notez le périmètre, le prix, les conditions de paiement et le taux de retenue de garantie. Vérifiez ensuite quelles obligations le contrat principal vous impose de répercuter au sous-traitant. Regardez d'abord les délais de notification, les niveaux d'assurance et les obligations de planning.

Des délais de notification mal alignés créent de vrais trous. Supposons que le maître d'ouvrage vous accorde un nombre de jours précis pour réclamer une modification. Si votre contrat de sous-traitance laisse au sous-traitant plus de temps pour vous notifier la modification, sa réclamation peut arriver après l'expiration de votre propre délai. Notez les deux délais côte à côte.

Ordres de modification et notifications de périmètre

Suivez chaque ordre de modification comme une fiche distincte, liée au contrat d'origine. Notez qui l'a ordonné, quand, sous quelle forme et quand la notification a été faite.

Les contrats de construction fédéraux des États-Unis montrent à quel point une clause de modification peut être stricte. Selon la FAR 43.205(d), les contracting officers, c'est-à-dire les agents chargés des achats de l'administration fédérale américaine, insèrent la clause Changes de la FAR 52.243-4 dans les contrats de construction à prix fixe dont le montant devrait dépasser le seuil d'achat simplifié (simplified acquisition threshold) [4]. Selon la FAR 52.243-4, tout ordre n'arrive pas sous forme d'ordre de modification écrit formel [4]. Selon cette clause de la FAR, un ordre écrit ou oral du contracting officer qui entraîne une modification ne compte comme ordre de modification que si l'entrepreneur adresse une notification écrite au contracting officer [4]. Selon la FAR 52.243-4, cette notification doit indiquer la date, les circonstances et la source de l'ordre. La clause de la FAR exige aussi que la notification précise que l'entrepreneur considère l'ordre comme un ordre de modification [4].

La FAR 52.243-4 fixe d'autres limites. Selon la FAR 52.243-4, les coûts d'une telle modification engagés plus de 20 jours avant la notification écrite ne sont pas récupérables, sauf en cas de spécifications défectueuses [4]. Selon la FAR 52.243-4, l'entrepreneur doit aussi faire valoir son droit à un ajustement dans un délai de 30 jours, sauf si l'administration prolonge ce délai [4]. Selon la clause de la FAR, ce délai court à compter de la réception d'un ordre de modification écrit, ou de la propre notification écrite de l'entrepreneur [4]. La FAR 52.243-4 exige que cette demande prenne la forme d'une déclaration écrite au contracting officer, décrivant la nature générale et le montant de la proposition [4]. La prescription de la FAR pour cette clause permet aux agences d'adapter le délai de 30 jours selon leurs propres procédures [4]. Selon la FAR 52.243-4, aucune proposition d'ajustement n'est admise si elle est présentée après le paiement final [4].

D'autres contrats fixent leurs propres procédures de modification. Lisez la clause de modification de chaque contrat et reportez ses délais dans le registre. L'outil gratuit d'analyse de contrat de construction analyse un contrat téléversé, y compris sa procédure d'ordre de modification, son échéancier de paiement et sa retenue de garantie, ainsi que ses clauses de retard [6].

Conditions de paiement, retenue de garantie et cautions

Notez la date limite de dépôt de chaque demande de paiement, le délai dont dispose le payeur pour payer et ce qui déclenche la libération de la retenue de garantie. Ces dates pilotent la trésorerie, alors donnez-leur des responsables et des rappels.

Les cautions demandent la même attention. Le Miller Act fédéral s'applique aux contrats fédéraux américains de plus de 100 000 dollars portant sur la construction, la transformation ou la réparation d'un bâtiment public ou d'un ouvrage public [2]. Selon le Miller Act, l'entrepreneur doit fournir une garantie de bonne exécution (performance bond) et une garantie de paiement (payment bond) avant l'attribution d'un tel contrat [2]. Selon le Miller Act, un contracting officer peut renoncer aux deux garanties pour des travaux réalisés à l'étranger, si leur fourniture est irréalisable [2].

Le Miller Act fixe aussi des délais pour les parties impayées sur les chantiers fédéraux couverts par une garantie. Prenons une personne qui a fourni de la main-d'œuvre ou des matériaux sur un tel chantier et n'a pas été payée intégralement. Selon le Miller Act, elle peut agir en justice sur la garantie de paiement une fois écoulés 90 jours depuis sa dernière prestation de main-d'œuvre ou livraison de matériaux [3]. Certains demandeurs n'ont contracté qu'avec un sous-traitant, pas avec l'entrepreneur principal. Selon le Miller Act, ils ne peuvent agir qu'après avoir adressé une notification écrite à l'entrepreneur principal dans les 90 jours suivant leur dernière prestation de main-d'œuvre ou livraison de matériaux [3]. Selon le Miller Act, la réclamation doit indiquer, avec une exactitude substantielle, le montant réclamé et le nom de la partie fournie ou pour laquelle le travail a été effectué [3]. Selon le Miller Act, cette notification doit être signifiée de l'une des deux manières suivantes [3] :

• par tout moyen qui fournit une vérification écrite par un tiers de la remise à l'entrepreneur principal, en tout lieu où il a un bureau ou exerce son activité, ou à son domicile
• de toute manière dont le US marshal du district où se situe le projet peut signifier une assignation

Selon le Miller Act, toute action de ce type doit être intentée dans un délai d'un an après la dernière prestation de main-d'œuvre ou livraison de matériaux du demandeur [3].

Le Miller Act s'applique aux travaux fédéraux. Pour les projets des États fédérés et les projets privés, vérifiez les règles applicables, là où se situe chaque projet, aux cautions, aux sûretés légales des intervenants impayés sur l'ouvrage (construction liens) et aux paiements.

Renouvellements et contrats récurrents

Tous les contrats de construction ne prennent pas fin avec le projet. Vérifiez les clauses de reconduction tacite des locations de matériel, des baux d'aires de stockage, des abonnements logiciels et des contrats-cadres fournisseurs. Suivez leurs délais de préavis comme vous le feriez pour n'importe quel fournisseur. Les guides sur la gestion des contrats fournisseurs et la gestion des renouvellements de contrats traitent cet aspect en détail.

Les erreurs fréquentes

Des instructions orales sans suite écrite. Un accord sur le chantier qui ne devient jamais une notification écrite ne laisse aucune trace de la modification. Sur les chantiers fédéraux américains soumis à la FAR 52.243-4, le remboursement d'un ordre qui n'est pas un ordre de modification formel dépend d'une notification écrite [4].

Des délais de notification qui ne concordent pas. Si le délai de réclamation d'un sous-traitant est plus long que le vôtre, sa réclamation peut vous parvenir après votre propre échéance. Comparez les deux délais avant le début des travaux.

Des rappels calés sur la date de fin. Si un contrat exige une notification avant sa date de fin, l'alerte à la date de fin arrive trop tard. Programmez l'alerte sur la date de notification.

Une seule personne connaît toutes les dates. Un coordinateur unique qui suit tous les projets est un point de défaillance. Attribuez à chaque contrat un responsable et un suppléant.

Les copies de chantier s'écartent du dossier maître. Un ordre de modification signé sur le chantier peut ne jamais arriver au bureau. Faites converger chaque document signé vers un seul endroit.

Les dates d'assurance et de caution ne sont pas vérifiées. Notez les dates de police et d'expiration figurant sur chaque attestation d'assurance et chaque caution. Avant l'échéance, vérifiez que toute couverture exigée par le contrat est toujours en place, et demandez un justificatif à jour.

Les dates de clôture ne sont pas consignées. Si vos contrats rattachent la libération de la retenue de garantie ou les périodes de garantie à l'achèvement, ces dates déterminent quand l'argent et les droits changent de mains. Notez-les dès qu'elles surviennent.

Ce sont des formes de risque contractuel. L'entrée de glossaire sur la gestion des risques contractuels explique la discipline dans son ensemble.

Liste de contrôle pratique

Utilisez cette liste comme définition permanente d'un projet dont les contrats sont maîtrisés.

• Chaque contrat principal, sous-traitance, commande de fournitures, location et caution figure dans un registre unique, étiqueté par projet
• Chaque fiche repose sur la chaîne documentaire complète, y compris les ordres de modification signés
• Les dates de dépôt des demandes de paiement, les délais de paiement et les conditions de libération de la retenue de garantie sont consignés
• La procédure d'ordre de modification et le délai de notification sont consignés pour chaque contrat
• Les délais de notification du contrat principal sont comparés à ceux de chaque contrat de sous-traitance
• Chaque instruction de périmètre venant du chantier est consignée par écrit le jour même
• Les dates d'expiration des attestations d'assurance et des cautions sont suivies
• Chaque contrat a un responsable nommé et un suppléant
• Les délais de préavis de renouvellement des contrats récurrents sont inscrits à l'agenda
• Les dates d'achèvement substantiel et d'achèvement définitif sont consignées dès qu'elles surviennent
• Le registre est passé en revue à un rythme fixe, par exemple chaque semaine pendant les travaux

Ce que le logiciel apporte

Un tableur peut contenir un registre. Confrontez-le aux tâches ci-dessus. Chaque délai de notification parvient-il à temps à une personne nommée ? Un chef de projet peut-il trouver depuis le chantier la version signée en vigueur d'un contrat de sous-traitance ? Voyez-vous chaque ordre de modification en cours sur l'ensemble des projets ? Là où la réponse est non, un outil dédié aide.

Recherchez quelques fonctions simples. Il vous faut un espace de stockage consultable pour les contrats et les fichiers associés. Il vous faut une extraction qui transforme le texte des contrats en champs, et des rappels rattachés aux dates de notification qui atteignent des personnes nommées. Les rapports à l'échelle de l'entreprise comptent aussi. Les guides sur les logiciels de gestion des contrats pour le bâtiment et le guide d'achat des logiciels de gestion des contrats de construction comparent les options plus en détail.

Contracko couvre ce travail. Son référentiel de contrats stocke les contrats et les fichiers associés, y compris les fichiers au format Portable Document Format (PDF) et les numérisations, avec types de contrats, métadonnées et recherche [5]. L'extraction des données contractuelles utilise l'intelligence artificielle (IA) pour extraire dates, parties, montants, délais de préavis et champs personnalisés des documents téléversés [5]. Les rappels d'échéance suivent les dates de renouvellement, les dates de fin, les dates de préavis et des événements personnalisés comme les jalons, et peuvent être attribués à des collègues [5]. L'intégration calendrier synchronise ces dates avec les agendas Google, Apple et Outlook [5]. Avec la réception des contrats, les équipes de chantier transfèrent les contrats signés vers une adresse e-mail dédiée [5]. Les documents signés sur le chantier rejoignent ainsi la fiche centrale. La page des tarifs indique ce que comprend chaque formule.

Prochaine étape

Commencez par un projet en cours, pas par toute l'entreprise. Rassemblez son contrat principal, chaque contrat de sous-traitance et chaque ordre de modification signé. Saisissez les champs ci-dessus, et inscrivez chaque délai de notification dans un agenda avec une vraie marge d'anticipation. Nommez un responsable pour chaque contrat. Comparez ensuite la façon dont vos autres projets traitent les mêmes champs.

Pour un contrat isolé, essayez l'outil gratuit de rappel pour contrat de construction. Il extrait les dates de jalons, les conditions de libération de la retenue de garantie et les dates d'achèvement d'un contrat téléversé, puis propose des dates de rappel [6]. Le calculateur de contrat de construction calcule une date de fin et le temps restant à partir d'une date de début et d'une durée [6]. Gérez-vous aussi des bâtiments après leur livraison ? Le guide sur la gestion des contrats en gestion immobilière applique la même approche à un portefeuille. Quand vous êtes prêt à suivre chaque projet au même endroit, démarrez un essai gratuit et téléversez les contrats d'un projet.

Sources

[1] O*NET OnLine. Tâches des responsables de travaux (11-9021.00), dont la préparation et la révision des contrats. onetonline.org/link/details/11-9021.00

[2] US Code, 40 U.S.C. § 3131 (garanties de bonne exécution et de paiement du Miller Act pour les contrats de construction fédéraux de plus de 100 000 dollars), édition 2023. govinfo.gov/content/pkg/USCODE-2023-title40/html/USCODE-2023-title40-subtitleII-partA-chap31-subchapIII-sec3131.htm

[3] US Code, 40 U.S.C. § 3133 (réclamations sur la garantie de paiement du Miller Act, la notification à 90 jours et sa signification, et le délai d'un an), édition 2023. govinfo.gov/content/pkg/USCODE-2023-title40/html/USCODE-2023-title40-subtitleII-partA-chap31-subchapIII-sec3133.htm

[4] Federal Acquisition Regulation, FAR 52.243-4 Changes (notification écrite, limite de coûts à 20 jours et délai de 30 jours pour faire valoir ses droits) et sa prescription à la FAR 43.205(d). acquisition.gov/far/52.243-4, acquisition.gov/far/43.205

[5] Contracko. Pages des fonctionnalités de référentiel de contrats, d'extraction des données, de rappels d'échéance, d'intégration calendrier et de réception des contrats. contracko.com/features

[6] Contracko. Outils gratuits d'analyse, de rappel et de calcul pour les contrats de construction. contracko.com/tools/construction-contract-review, contracko.com/contract-reminder-tools/construction-contract-reminder, contracko.com/contract-calculators/construction-contract-calculator

Les images de cet article ont été générées à l'aide de l'IA.