Gestire i contratti nella gestione immobiliare

Immagini una società di gestione immobiliare che amministra dodici edifici per cinque proprietari. Il contratto di manutenzione del verde di uno degli immobili si rinnova per un altro anno, a meno che qualcuno non lo disdica 60 giorni prima della scadenza. Il responsabile dell'immobile che lo ha firmato se n'è andato, nessun altro conosce la data e il proprietario paga un'altra stagione a un fornitore che il team aveva già deciso di sostituire. Il contratto in sé era ordinario. Mancava il processo intorno.

Questa guida riguarda la prassi della gestione immobiliare negli Stati Uniti (USA), con la General Obligations Law dello Stato di New York come esempio giuridico sviluppato. Si tratta di informazioni generali, non di consulenza legale. La soluzione è gestire i contratti di gestione immobiliare come un unico portafoglio, non come una pila di cartelle per immobile. Tenga un unico registro per tutti gli immobili. Registri gli stessi campi per ogni contratto. Lasci che siano i termini ultimi di disdetta, e non le date di scadenza, a guidare i promemoria. Assegni a ogni contratto un referente designato.

Perché il monitoraggio dei contratti si inceppa

Il lavoro sui contratti è parte integrante del mestiere, non un compito occasionale. L'Occupational Information Network (O*NET), la banca dati statunitense delle professioni, descrive il lavoro degli amministratori di immobili e di associazioni di proprietari. Comprende la preparazione e la gestione di contratti di pulizia, manutenzione e vigilanza. Comprende anche la negoziazione di contratti di gestione e di servizi con i clienti, la richiesta di preventivi alle imprese e il pagamento di premi assicurativi e spese di gestione [1].

Questo carico cresce con ogni immobile. Ogni edificio porta con sé i propri contratti di locazione, i propri fornitori e un proprietario con il proprio contratto di gestione. Senza un processo condiviso, un documento può restare dove è stato firmato: nella casella di posta di un responsabile, in una cartella condivisa con il nome dell'edificio, in un archivio dell'ufficio locazioni.

Tenga d'occhio questi punti in cui il monitoraggio si inceppa:

• La responsabilità segue le persone, non i contratti. Quando un responsabile dell'immobile se ne va, le date che aveva in mente se ne vanno con lui.
• Ogni immobile inventa un proprio sistema. Se un edificio usa un foglio di calcolo, un altro un calendario e un terzo nulla, nessuno può rispondere a una domanda sull'intero portafoglio.
• La data decisiva non è la scadenza. Quando un contratto si rinnova salvo disdetta, il termine ultimo di disdetta cade prima della fine del periodo.
• Lo stesso fornitore compare in più contratti. Un'impresa di coperture può avere contratti separati in quattro immobili, ciascuno con condizioni diverse.

Se il Suo team usa già un software di gestione degli immobili commerciali, verifichi che contenga l'insieme completo dei contratti con fornitori e proprietari, comprese le modifiche e le condizioni di disdetta. In caso contrario, questo processo colma la lacuna.

Cosa registrare prima di iniziare

Prima di costruire qualsiasi cosa, stabilisca come si presenta una scheda completa su tre aspetti: immobili, parti e date. Gli stessi campi per ogni contratto, in ogni immobile, trasformano una raccolta di cartelle in un portafoglio che può ordinare e analizzare.

Campo	Perché conta
Immobile e unità o spazio	Ogni contratto appartiene a un immobile, così ogni report può filtrare per edificio
Tipo di contratto	Locazione, contratto di fornitura o di servizio, oppure contratto di gestione con il proprietario
Controparte e indirizzo per le comunicazioni	Una comunicazione vale solo se raggiunge la persona giusta nel modo giusto
Date di inizio e di scadenza	La cornice della durata
Meccanismo di rinnovo	Rinnovo automatico, un'opzione da esercitare o una semplice scadenza
Termine ultimo di disdetta e modalità di invio	La data in cui agire e il modo in cui la comunicazione deve essere recapitata
Adeguamento di canone, compenso o prezzo	Aumenti fissi, indicizzazioni o listini che cambiano l'importo
Assicurazione e scadenza del certificato	La copertura di un fornitore può scadere senza che nessuno se ne accorga se nessuno la controlla
Referente interno	La persona designata responsabile della prossima decisione

Raccolga poi la catena documentale completa di ogni contratto. Una locazione può estendersi su più documenti, e modifiche, lettere di proroga o accordi integrativi possono ciascuno cambiare le date. Un registro basato solo sulle firme originali sarà sbagliato ovunque un documento successivo abbia cambiato una data.

Il processo contrattuale del portafoglio, passo per passo

Segua la stessa sequenza in ogni immobile:

1. Raccolga ogni documento firmato per l'immobile, comprese modifiche e lettere di proroga.
2. Classifichi ogni documento come locazione, contratto con un fornitore o contratto con il proprietario, e lo associ al suo immobile.
3. Estragga i campi sopra indicati nel registro, con un collegamento al documento originale.
4. Assegni a ogni contratto un referente designato e un sostituto.
5. Riveda i prossimi termini ultimi di disdetta con una cadenza fissa, e registri ogni decisione e il modo in cui è stata comunicata.

Inizi da un edificio, metta alla prova il processo, poi lo estenda. È proprio l'improvvisazione immobile per immobile che sostituisce. Le sezioni seguenti spiegano cosa estrarre e sorvegliare per ogni tipo di contratto e poi il lavoro di rinnovo comune a tutti.

Locazioni abitative e commerciali

Per ogni locazione registri la durata, il canone, la base di adeguamento, le opzioni di rinnovo e gli eventuali termini di preavviso per entrambe le parti.

Le clausole di rinnovo possono creare obblighi per il locatore, non solo per il conduttore. Nello Stato di New York, la General Obligations Law § 5-905 si applica a una locazione di beni immobili che si rinnova per un periodo determinato a meno che il conduttore non comunichi che lascerà l'immobile. Secondo il § 5-905 di New York, tale clausola di rinnovo produce effetti solo se il locatore invia al conduttore un avviso scritto che richiami la sua attenzione sulla clausola. A New York l'avviso deve essere consegnato a mano o per posta raccomandata (registered o certified mail), almeno 15 e non più di 30 giorni prima del termine entro cui il conduttore stesso deve dare disdetta [2]. Un amministratore che agisce per il locatore a New York ha quindi bisogno di due date nel registro per queste locazioni: il termine ultimo del conduttore e la finestra di avviso del locatore che lo precede. Gli altri Stati hanno regole proprie, quindi verifichi la legge del luogo in cui si trova ciascun immobile.

Una locazione commerciale può riconoscere al conduttore un'opzione di rinnovo da esercitare in una forma precisa entro una data precisa. Registri sia la forma sia la data. La guida sulla gestione dei contratti immobiliari commerciali approfondisce opzioni, adeguamenti e date critiche.

Contratti con fornitori e di manutenzione

I contratti con i fornitori possono rinnovarsi senza che nessuno abbia deciso di rinnovarli. Per ogni contratto di manutenzione del verde, pulizia, manutenzione degli ascensori, disinfestazione, vigilanza o raccolta dei rifiuti, verifichi se si rinnova automaticamente e annoti come interromperlo. Ogni immobile può firmare una propria versione.

New York mostra di nuovo perché conta il termine ultimo di disdetta. La General Obligations Law § 5-903 dello Stato di New York si applica ai contratti di servizio, manutenzione o riparazione su beni immobili o mobili che si rinnovano automaticamente per un periodo determinato salvo disdetta del cliente. Secondo il § 5-903 di New York, la clausola di rinnovo non è opponibile al cliente a meno che il fornitore non gli invii un avviso scritto che richiami la sua attenzione sulla clausola. A New York l'avviso deve essere consegnato a mano o per posta raccomandata (certified mail), almeno 15 e non più di 30 giorni prima del termine entro cui il cliente deve dare disdetta [3]. Il § 5-903 di New York non si applica quando il periodo di rinnovo automatico è di un mese o meno [3]. È una regola ristretta, valida in un solo Stato. Tenga traccia delle Sue scadenze invece di aspettare che sia un fornitore a ricordargliele.

Registri la data di scadenza del certificato assicurativo del fornitore insieme alle date del contratto. Raggruppi i contratti per fornitore su tutti gli immobili per vedere la spesa complessiva e negoziare come un unico cliente. La guida how to manage vendor contracts (in inglese) tratta in dettaglio il lato fornitori.

Contratti di gestione con i proprietari

Il contratto di gestione con ciascun proprietario stabilisce i Suoi poteri, i compensi, gli obblighi di rendicontazione e le condizioni per porre fine al rapporto. La guida sul contratto di gestione immobiliare spiega che cosa contengono questi contratti.

Per il monitoraggio del portafoglio registri la durata e il meccanismo di rinnovo, i termini di preavviso per il recesso, i limiti di spesa che richiedono l'approvazione del proprietario e le scadenze di rendicontazione. I limiti di spesa contano ogni giorno. Se un contratto di gestione richiede l'approvazione del proprietario oltre una certa soglia, firmare senza approvazione un contratto con un fornitore oltre quella soglia può violare il contratto di gestione, per quanto bene lavori il fornitore. Prima di rinnovare o rinegoziare, lo strumento gratuito di analisi dei contratti di gestione analizza un contratto caricato, inclusi compensi, poteri di spesa e soglie di approvazione, e condizioni di recesso [4].

Rinnovi, finestre di disdetta e adeguamenti

Per ogni contratto annoti il termine ultimo di disdetta e poi lavori a ritroso. Aggiunga il tempo che il Suo team impiega per valutare il servizio, chiedere preventivi, confermare il budget e ottenere l'approvazione del proprietario quando il contratto di gestione la richiede.

Gli adeguamenti meritano la stessa attenzione. Un aumento annuo fisso o un canone indicizzato cambiano l'importo senza che nessuno lo approvi. Se la base dell'adeguamento è nel registro, la variazione diventa una decisione invece di una sorpresa in una fattura o in un elenco dei canoni.

Errori frequenti in un portafoglio

Promemoria legati alla data di scadenza. Quando un contratto richiede una disdetta prima della fine del periodo, alla data di scadenza quella finestra è già chiusa. Imposti l'avviso sul termine ultimo di disdetta.

Una sola persona custodisce tutte le date. Un unico coordinatore che segue centinaia di contratti è un punto debole, non un processo. Assegni a ogni contratto un referente e un sostituto.

Le copie dell'immobile si discostano dall'originale. Se una modifica firmata nell'immobile non arriva mai al fascicolo centrale, il registro è sbagliato. Faccia in modo che ogni documento firmato arrivi in un unico posto, chiunque lo abbia firmato.

Rinnovi dei fornitori che nessuno esamina. I rinnovi automatici proseguono, che il fornitore abbia lavorato bene o no. Preveda una verifica del servizio prima di ogni termine ultimo di disdetta.

Comunicazioni inviate nel modo sbagliato. Una clausola può prescrivere la raccomandata o un destinatario preciso. In tal caso, un'e-mail a un account manager potrebbe non valere. Conservi la prova della consegna insieme al contratto.

Avvisi del locatore dimenticati. Quando la legge di uno Stato, come il § 5-905 di New York, impone al locatore un obbligo di avviso, ometterlo può incidere sul rinnovo stesso [2].

Una checklist pratica per il portafoglio

Usi questo elenco come definizione stabile di un portafoglio sotto controllo.

• Ogni locazione, contratto con un fornitore e contratto di gestione è in un unico registro, associato al suo immobile
• Ogni scheda si basa sulla catena documentale completa, comprese modifiche e lettere di proroga
• Il meccanismo di rinnovo è registrato per ogni contratto
• Il termine ultimo di disdetta e la modalità di invio sono registrati, e i promemoria scattano in quella data
• Gli obblighi di avviso del locatore previsti dalla legge locale sono annotati dove si applicano
• Ogni contratto ha un referente designato e un sostituto
• Gli adeguamenti di canoni, compensi e prezzi sono registrati
• Le date di scadenza dei certificati assicurativi dei fornitori sono monitorate
• Le soglie di approvazione di ciascun contratto di gestione sono registrate
• I fornitori sono raggruppati su tutti gli immobili, così la spesa è visibile
• La prova della consegna delle comunicazioni è archiviata con il contratto
• Il registro viene rivisto con una cadenza fissa, per esempio ogni mese per i due trimestri successivi

Dove aiuta un software per i contratti

Un foglio di calcolo può contenere un registro. Lo metta alla prova con i compiti sopra. Ogni termine ultimo di disdetta raggiunge in tempo una persona designata? Può rispondere alla domanda di un proprietario su tutti gli immobili? Sa quale copia di un contratto è quella in vigore? Dove la risposta è no, uno strumento dedicato aiuta. La guida al repository dei contratti spiega come strutturare questo archivio centrale.

Cerchi poche funzioni essenziali e concrete. Le serve un archivio consultabile per documenti e file collegati, un'estrazione che trasformi il testo dei contratti in campi, e promemoria legati ai termini ultimi di disdetta che raggiungano persone designate. Conta anche la reportistica sull'intero portafoglio. La guida al software di gestione dei contratti per il settore immobiliare illustra ciò che serve ai team immobiliari.

Contracko copre questo lavoro. Il suo repository dei contratti archivia contratti e file collegati, compresi file in formato di documento portatile (PDF) e scansioni, con tipi di contratto, metadati e ricerca [4]. L'estrazione dei dati contrattuali usa l'intelligenza artificiale (IA) per ricavare dai documenti caricati date, parti, importi, termini di preavviso e campi personalizzati [4]. I promemoria di scadenza seguono date di rinnovo, date di scadenza, date di disdetta ed eventi personalizzati, e possono essere assegnati ai colleghi [4]. L'integrazione con il calendario sincronizza queste date con i calendari di Google, Apple e Outlook [4]. La reportistica offre una vista aggiornata del numero totale di contratti, del valore annuo, dei prossimi rinnovi e dei principali fornitori per spesa [4]. I team degli immobili possono inoltrare i contratti firmati a un indirizzo e-mail dedicato tramite l'acquisizione dei contratti, così anche i documenti firmati in un immobile arrivano al fascicolo centrale [4]. La pagina dei prezzi mostra cosa include ogni piano.

Prossimo passo

Inizi da un immobile, non dall'intero portafoglio. Raccolga ogni locazione, ogni contratto con i fornitori e il contratto di gestione del proprietario per quell'edificio. Registri i campi sopra indicati, inserisca ogni termine ultimo di disdetta in un calendario con un margine adeguato e nomini un referente per ogni contratto. Poi confronti come gli altri immobili trattano gli stessi campi.

Per una singola locazione commerciale, lo strumento gratuito di promemoria per i contratti immobiliari estrae da un contratto caricato i periodi di opzione e altre date chiave e propone le date dei promemoria [4]. Quando vorrà gestire l'intero portafoglio in un unico posto, inizi una prova gratuita e carichi i contratti di un edificio per vedere date e condizioni estratte in un'unica vista.

Fonti

[1] O*NET OnLine. Compiti degli amministratori di immobili e di associazioni di proprietari (11-9141.00), inclusa la gestione dei contratti. onetonline.org/link/details/11-9141.00

[2] New York State Senate, General Obligations Law § 5-905 (avviso del locatore necessario perché produca effetti una clausola di rinnovo automatico in una locazione). nysenate.gov/legislation/laws/GOB/5-905

[3] New York State Senate, General Obligations Law § 5-903 (avviso necessario perché sia opponibile un rinnovo automatico in un contratto di servizio, manutenzione o riparazione, e l'esclusione di un mese). nysenate.gov/legislation/laws/GOB/5-903

[4] Contracko. Pagine delle funzionalità e degli strumenti gratuiti su repository, estrazione, promemoria, calendario, reportistica, acquisizione via e-mail e strumenti per contratti e promemoria. contracko.com/features

Le immagini di questo articolo sono state generate con l'aiuto dell'IA.