Software per la gestione dei contratti medici per gli studi

Se gestisce uno studio medico piccolo o medio, ha gli stessi obblighi previsti dallo Stark Law e dall'Anti-Kickback Statute di un grande sistema ospedaliero, con una frazione delle risorse per rispettarli. Non dispone di un consulente legale interno, né di un reparto acquisti, né di un budget per un rollout di una piattaforma enterprise di contract lifecycle management (CLM). Ha anche un portafoglio contratti più ampio della sola retribuzione dei medici: accordi con i pagatori, BAA con ogni fornitore che gestisce dati sanitari protetti (PHI), contratti con i fornitori di EHR e di gestione dello studio, accordi per medici sostituti e PRN, contratti di leasing per attrezzature e contratto di locazione dell'immobile.

Ognuno di questi ha una modalità di fallimento diversa, e perdere anche una sola scadenza può costare denaro reale o portare davanti a un revisore.

Questo articolo tratta cosa deve fare davvero un software per la gestione dei contratti medici in questa situazione, e cosa si frappone quando si cerca di utilizzare un software costruito per un ospedale da 500 posti letto.

Il portafoglio contratti di uno studio piccolo

I contratti di retribuzione dei medici fanno notizia perché il regime di conformità che li circonda è rumoroso. Non sono l'intero portafoglio, e il resto tende a passare inosservato.

Lavoro dipendente e retribuzione dei medici. Stipendio base, soglie RVU, bonus di firma o di fidelizzazione, compenso per la reperibilità. Lo Stark Law e l'Anti-Kickback Statute richiedono che la retribuzione sia coerente con il valore equo di mercato, che sia documentata in un accordo scritto firmato da entrambe le parti e che qualsiasi modifica faccia parte del registro. Quando arriva un audit, la domanda raramente è "ha il contratto". È "ha l'originale, ogni modifica e la documentazione che mostra come ha determinato il FMV".

Accordi con i pagatori. Di solito hanno finestre di preavviso da 60 a 120 giorni per modifiche tariffarie, cessazioni e rinegoziazioni. Perdere la finestra significa essere vincolati allo stesso tariffario per il prossimo anno contrattuale. Per uno studio di qualsiasi dimensione, si tratta di un problema a cinque cifre su un singolo contratto.

Business Associate Agreement. L'HIPAA richiede un BAA con ogni terza parte che crea, riceve, conserva o trasmette PHI per conto dello studio. Il fornitore dell'EHR, il servizio di fatturazione, lo strumento di trascrizione, il backup remoto. Un BAA scaduto non è una sbavatura amministrativa. È ciò su cui un audit dell'OCR chiede per primo.

Contratti con i fornitori di EHR e di gestione dello studio. Clausole di rinnovo automatico, incrementi delle tariffe, impegni di uptime, condizioni di portabilità dei dati. Le modalità di fallimento sono più silenziose: un aumento della tariffa che nessuno ha notato perché il rinnovo è avvenuto automaticamente, o una clausola di risoluzione che richiede 180 giorni di preavviso che non sono stati dati.

Accordi per medici sostituti e PRN. Ambito di lavoro, responsabilità per malasanità, tariffe di pagamento, durata. Le inadempienze portano a pagamenti in eccesso o a carenze di personale immediatamente visibili.

Leasing di attrezzature e immobili. Preavviso minimo per la risoluzione, clausole di adeguamento al CPI, responsabilità di manutenzione. Questi sono i contratti più propensi al rinnovo automatico perché nessuno ha guardato il file per tre anni.

Il 71% delle organizzazioni non riesce a individuare almeno il 10% dei propri contratti [1]. In uno studio piccolo, il 10% mancante è di solito una delle categorie sopra indicate.

Perché la gestione dei contratti medici è trattata come una categoria software a sé

Il livello di conformità è ciò che separa i contratti medici da un generico accordo con un fornitore. Lo Stark Law (la legge sulle auto-referenze dei medici) vieta le referenze per servizi sanitari designati a entità con cui un medico ha un rapporto finanziario, salvo che si applichi un'eccezione. L'eccezione per il lavoro dipendente in buona fede richiede una retribuzione al valore equo di mercato, un accordo scritto e servizi effettivamente svolti. L'Anti-Kickback Statute vieta la remunerazione per referenze rimborsabili dai programmi sanitari federali, con safe harbor che hanno requisiti FMV simili.

Ciò che un revisore chiede, in pratica:

• Il contratto firmato originale e ogni modifica in ordine
• La documentazione di come è stato determinato il FMV (indagini salariali, memo di valutazione, benchmark interno)
• Prova che i periodi di preavviso sui rinnovi automatici o sulle clausole di modifica siano stati rispettati
• BAA e registri di rischio dei fornitori per tutto ciò che tocca i PHI
• Cronologia delle versioni che mostra cosa è cambiato tra le modifiche

Se uno di questi si trova in una cartella chiamata contracts_2019 sul laptop di qualcuno, la risposta a "può produrlo" è "mi dia una settimana". Questo è il divario che il software deve colmare.

Per cosa le piattaforme enterprise sono sovradimensionate

I fornitori che si classificano per "software per la gestione dei contratti medici" sono per lo più costruiti per sistemi ospedalieri e grandi gruppi medici. Lo schema è coerente:

• Tempi di implementazione da tre a sei mesi, a volte un anno
• Flussi di approvazione che presuppongono team legali, acquisti e conformità separati
• Integrazioni con ERP e sistemi finanziari
• Centinaia di licenze, librerie di clausole personalizzate, tariffe annuali a sei cifre

Se si gestisce uno studio da 5 a 15 professionisti, nulla di tutto questo corrisponde alla propria situazione. Non si dispone di un reparto conformità attraverso cui instradare le approvazioni. Non si ha la capacità IT per supportare una profonda integrazione ERP. Non si può aspettare sei mesi per iniziare a monitorare le finestre di preavviso con i pagatori, perché la prossima è probabilmente già all'interno della sua finestra.

La sovraingegnerizzazione crea anche un problema più sottile: le basi vengono sepolte. Ciò che serve sapere davvero un martedì mattina è "quali contratti scadono nei prossimi 90 giorni e chi ne è responsabile". Una piattaforma con dodici fasi di approvazione e librerie di clausole regionali non porterà alla luce quell'informazione in modo più affidabile di una piattaforma con tre ruoli e un calendario.

Cosa serve davvero a uno studio piccolo

Un elenco sintetico delle capacità, nell'ordine in cui diventano rilevanti.

Estrazione AI per tutti i tipi di contratto. Quando si carica un batch di PDF (contratti di lavoro, accordi con i pagatori, BAA, contratti di leasing), il sistema estrae le date di entrata in vigore, le date di rinnovo e scadenza, i periodi di preavviso, la struttura retributiva, le formule RVU e gli adeguamenti tariffari. Si correggono le poche cose che sbaglia, invece di digitare tutto da zero. Questa è la differenza tra "ci arriverò il prossimo trimestre" e "ho caricato quindici contratti martedì". L'analisi AI dei contratti è la parte che rende fattibile il resto.

Un repository centralizzato e ricercabile. Ogni contratto in un unico posto, filtrabile per controparte, tipo di contratto, intervallo di date e campi personalizzati. Quando la domanda è "abbiamo un BAA attuale con il servizio di trascrizione", la risposta è nel repository, non nell'email di tre persone. Il repository centralizzato dei contratti di Contracko fa questo senza costringere a una struttura di cartelle particolare.

Avvisi sulle scadenze che costano davvero denaro. Promemoria configurabili a 90, 60 e 30 giorni prima delle finestre di preavviso e delle date di rinnovo, indirizzati alla persona che può agire. Il responsabile amministrativo riceve il preavviso del pagatore; il medico titolare riceve i rinnovi dei contratti di lavoro; il responsabile operativo riceve i contratti di leasing per le attrezzature. I promemoria di scadenza indirizzati alla persona giusta sono ciò che rende l'intero sistema affidabile. Senza l'instradamento, gli avvisi vanno a qualcuno che li archivia.

Accesso basato sui ruoli. Uno studio piccolo non ha bisogno di quattordici livelli di autorizzazione. Servono visualizzatore, commentatore, editor e manager, applicati per contratto quando necessario. Le risorse umane vedono i contratti dei medici. La fatturazione vede gli accordi con i pagatori. La conformità vede tutto.

Cronologia delle versioni su ogni documento. Quando viene firmata una modifica, servono la versione precedente, la nuova versione e la differenza tra loro. Senza questo, "abbiamo aggiornato il contratto" è un'affermazione, non un registro.

Un inizio che non richiede un piano di progetto. Nessun reparto acquisti, nessun rollout di sei mesi, nessuna libreria di clausole da popolare prima di poter usare il prodotto. Si caricano i contratti, si impostano i destinatari degli avvisi, si lavora con il calendario.

Come Contracko gestisce questo

Contracko è costruito per studi piccoli e del mercato medio che gestiscono contratti senza un team legale o di acquisti dedicato. Le capacità sopra indicate si collegano direttamente al prodotto:

• Estrazione AI in batch per tutti i tipi di contratto, eseguita al caricamento
• Un repository centrale con visualizzazioni basate sui ruoli e autorizzazioni per contratto
• Promemoria a 90/60/30 giorni indirizzati al responsabile del contratto o a qualsiasi destinatario assegnato
• Commenti e monitoraggio delle attività su ogni registro contrattuale
• Cronologia delle versioni su ogni documento, comprese le modifiche
• Integrazione calendario in modo che le scadenze appaiano dove si lavora già

Sulla sicurezza: conforme al GDPR, infrastruttura ospitata nell'UE, crittografia a riposo e in transito, autenticazione a due fattori. Contracko non è certificato SOC 2, e non lo affermeremo.

Per una visione verticale di come si presenta questo quadro negli ospedali e in altri ambienti sanitari, si veda il software per la gestione dei contratti ospedalieri e il software per la gestione dei contratti sanitari, che trattano i tipi di acquirenti adiacenti.

Cosa fare concretamente questa settimana

La maggior parte dei rollout fallisce per l'ambito, non per le capacità. La versione che funziona per uno studio piccolo è molto più ridotta di quella che un fornitore presenterà.

Settimana 1. Si carichino i contratti di lavoro dei medici e i principali accordi con i pagatori. Questi sono i documenti con le poste più alte nel portafoglio. Si lasci che l'AI estragga le date di rinnovo, i periodi di preavviso e le condizioni retributive. Si verifichi spot-check l'estrazione. Si imposti il destinatario degli avvisi per ogni contratto: il responsabile amministrativo per i pagatori, il medico titolare per i contratti di lavoro, il responsabile operativo per tutto il resto.

Mese 1. Si aggiungano i BAA per ogni fornitore che gestisce PHI. Si aggiungano i contratti con i fornitori di EHR e di gestione dello studio. Si aggiungano i principali contratti di leasing per attrezzature. Si etichettino i contratti per tipo e controparte. Si confermi che esista un BAA per ogni fornitore che gestisce PHI, o si annoti dove manca.

Mese 2. Si completino gli altri contratti: accordi per medici sostituti e PRN, immobili, contratti con fornitori minori. Entro la fine del mese, ogni contratto attivo si trova nel repository con i metadati estratti e gli avvisi si attivano secondo una pianificazione nota.

Dopo di ciò, il lavoro è manutenzione, non rollout: revisione mensile dei contratti all'interno delle finestre di preavviso, verifica trimestrale dello stato dei BAA, controllo delle versioni sulle modifiche man mano che avvengono.

Si inizi con i contratti a più alto rischio

Se si desidera verificare se questa soluzione si adatta allo studio prima di impegnarsi, si provi Contracko con una prova gratuita di 7 giorni, senza carta di credito. Si carichino i contratti di lavoro dei medici e il principale accordo con il pagatore. Si osservi l'AI estrarre le date e le finestre di preavviso. Si impostino gli avvisi su quei due contratti. Questo è sufficiente per sapere se il flusso di lavoro funziona.

La maggior parte dei clienti risparmia più sul primo rinnovo automatico annullato di quanto spenda per Contracko in un anno. Per uno studio piccolo, i conti tornano di solito su una singola finestra di preavviso con il pagatore che altrimenti sarebbe stata persa.

Fonti

1. World Commerce & Contracting -- Industry findings on contract visibility -- worldcc.com