O que é a síntese de contratos de arrendamento?

A abstração de contratos de arrendamento consiste em ler um contrato e extrair os termos comerciais, jurídicos e temporais mais importantes para um resumo curto e estruturado. Em vez de reler um contrato de arrendamento comercial com 60 páginas sempre que alguém precisa de confirmar a atualização da renda ou o prazo para exercer uma opção de renovação, a equipa consulta esse resumo, onde os dados ficam organizados num formato consistente, pesquisável e fácil de acompanhar.

O resumo estruturado é o resultado, enquanto a abstração é o trabalho de o produzir. O resumo não substitui o contrato assinado. Funciona como um índice fiável do que consta no documento, que só precisa de ser aberto quando é necessário ler uma cláusula na íntegra.

Porque é importante abstrair contratos de arrendamento

Grande parte do risco de um contrato de arrendamento está em datas e valores que se perdem facilmente depois de o documento ser assinado e arquivado. Uma opção de renovação com prazo de comunicação, uma atualização de renda ligada a um índice, a repartição de encargos comuns ou uma indemnização por permanência indevida podem ter um custo significativo se forem ignoradas ou mal interpretadas. A abstração reúne esses termos para que sejam acompanhados, em vez de redescobertos quando já existe um conflito.

O tratamento contabilístico também torna a qualidade dos dados relevante. Para as entidades que aplicam as normas internacionais adotadas pela União Europeia, a IFRS 16 exige, em regra, que o locatário reconheça um ativo sob direito de uso e um passivo da locação na data de entrada em vigor, com exceções previstas para locações de curto prazo e ativos de baixo valor [1]. Em Portugal, as entidades abrangidas pelo Sistema de Normalização Contabilística aplicam a NCRF 9, que distingue locações financeiras de locações operacionais [2]. Em ambos os casos, as equipas financeiras precisam de datas de início, calendários de pagamento, critérios de atualização e opções de renovação corretos. É precisamente esse tipo de informação que um resumo estruturado deve conter.

A abstração é utilizada por equipas imobiliárias, financeiras e jurídicas. Apoia processos de due diligence em aquisições, nos quais é necessário rever rapidamente dezenas de contratos, a gestão de carteiras por senhorios e arrendatários e o trabalho contabilístico associado às locações.

O que inclui um resumo estruturado do arrendamento

O resumo regista os termos consultados com maior frequência. Os campos variam consoante o imóvel e o objetivo da análise, mas um contrato de arrendamento comercial costuma exigir os seguintes dados.

Categoria	Campos habituais
Partes	Senhorio, arrendatário e eventuais fiadores ou garantes
Espaço arrendado	Morada, fração ou unidade e área locável
Prazo	Data de início, data de termo e eventual período de carência de renda
Renda	Renda base e regras de atualização, incluindo escalões fixos ou indexação
Encargos	Condomínio, despesas comuns, serviços e outras despesas de exploração
Opções	Renovação, prorrogação e denúncia, com os respetivos prazos de comunicação
Outros termos	Caução, utilização permitida, cessão da posição contratual, subarrendamento e permanência após o termo

As datas são os elementos que mais exigem acompanhamento. Uma opção de renovação só tem valor se o respetivo prazo de comunicação for controlado. Uma renovação automática não identificada pode prolongar o vínculo sem que a renda e as restantes condições tenham sido revistas. Um bom resumo torna explícitas todas as datas e opções para que possam entrar num calendário ou sistema de acompanhamento.

Com que frequência os acordos se renovam por defeito, e quanto pré-aviso exigem, está reunido nas nossas estatísticas de renovação de contratos.

Abstração de contratos de arrendamento e conceitos relacionados

Há vários conceitos próximos que convém distinguir.

• Resumo do arrendamento e abstração do contrato. O resumo é o documento produzido. A abstração é o processo de identificar e estruturar a informação relevante do contrato.

• Abstração e administração de arrendamentos. A abstração cria uma fotografia estruturada de um contrato num determinado momento. A administração é o trabalho contínuo de acompanhar renovações, rendas, encargos, comunicações e alterações. Uma administração eficaz depende de bons resumos para saber o que deve ser controlado.

• Abstração e software de gestão de arrendamentos. A abstração produz os dados. O software de gestão de arrendamentos é onde esses dados permanecem atualizados, com lembretes, responsáveis e relatórios sobre toda a carteira.

• Resumo do arrendamento e contrato de arrendamento. O contrato é o acordo juridicamente vinculativo entre senhorio e arrendatário. O resumo é apenas uma síntese e não tem força jurídica autónoma. Para conhecer os componentes e tipos do documento subjacente, consulte o que é um contrato de arrendamento.

Como se enquadra a Contracko

A Contracko disponibiliza uma ferramenta de abstração de contratos de arrendamento. Carregue um contrato de arrendamento comercial para extrair um resumo estruturado com as partes, o espaço, a renda e respetivas atualizações, as opções, os encargos e as datas críticas. O resultado pode depois ser exportado para Excel.

A abstração é uma fotografia. Manter os termos atualizados em toda a carteira é um trabalho contínuo. Na plataforma Contracko, os contratos extraídos podem ficar num repositório pesquisável, com lembretes de renovação em vários momentos, sincronização de calendário e acesso baseado em funções. Assim, as datas identificadas chegam à pessoa certa em tempo útil. A plataforma acompanha a carteira ao longo do tempo, enquanto a página de abstração trata da extração de um documento individual.

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Fontes

1. União Europeia, Regulamento (UE) 2017/1986 da Comissão, relativo à IFRS 16 Locações. eur-lex.europa.eu
2. Diário da República, Aviso n.º 8256/2015, NCRF 9 Locações. diariodarepublica.pt

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