Gestione contratti per operatori sanitari

Secondo la Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz), la legge olandese sulla qualità, i reclami e le controversie nell'assistenza sanitaria, un operatore sanitario è chiunque fornisca assistenza sanitaria o la faccia fornire. È una definizione ampia. Rientra una medicina generale, ma anche un fisioterapista con due dipendenti, un istituto di salute mentale con sessanta terapeuti, un ZBC per chirurgia diurna, una catena di studi dentistici, una clinica di primo livello, un'organizzazione di assistenza domiciliare. Hanno tutti una cosa in comune: la loro amministrazione contrattuale diventa più pesante di quella di una normale PMI di dimensioni simili, e le conseguenze di una scadenza mancata sono maggiori.

Questo articolo spiega come si presenta in pratica la gestione dei contratti per un operatore sanitario, quali obblighi non può ignorare, e quando un sistema centrale vale più di una cartella condivisa sul server. Per una panoramica più ampia della gestione dei contratti nel settore sanitario nel suo insieme abbiamo una guida separata; questo articolo si concentra in modo specifico sulla pratica quotidiana di un operatore sanitario.

Perché la gestione dei contratti per gli operatori sanitari funziona in modo diverso

Un'azienda commerciale di quindici FTE ha in genere una manciata di contratti con fornitori, alcuni abbonamenti SaaS e un contratto di locazione. Un operatore sanitario della stessa dimensione arriva facilmente al doppio. A questi si aggiungono contratti con assicuratori negoziati ogni anno, un accordo di trattamento dei dati per ogni fornitore IT che tratta dati personali, registrazioni BIG che deve poter dimostrare, accordi di sostituzione e una licenza Wtza con condizioni collegate.

Tre fattori lo rendono più complesso che altrove:

1. Le autorità di controllo osservano. L'Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) può presentarsi senza preavviso. L'Autoriteit Persoonsgegevens può richiedere un accordo di trattamento dei dati. Non basta avere i documenti, bisogna anche trovarli rapidamente.
2. Il ciclo è annuale e rigido. I contratti con gli assicuratori seguono l'anno solare. Chi manca la scadenza per consegnare lo statuto di qualità o il rendiconto annuale non ottiene il contratto.
3. Dati personali ovunque. Quasi ogni contratto con un fornitore tocca dati dei pazienti o dei dipendenti. Questo significa un accordo di trattamento dei dati per ogni relazione, e una registrazione aggiornata di chi tratta che cosa.

Quali contratti gestisce tipicamente un operatore sanitario

La combinazione varia in base al tipo di operatore sanitario, ma queste categorie ricorrono quasi ovunque:

Contratti con assicuratori sanitari. Con Zilveren Kruis, VGZ, CZ, Menzis e gli assicuratori più piccoli. Tariffe, accordi sui prodotti, indicatori di qualità. La fase negoziale spesso va da settembre a dicembre per l'anno solare successivo.

Contratti ICT e HIS/EPD. Il sistema informativo per medici di base o la cartella clinica elettronica è un fornitore che tratta dati dei pazienti. Serve sempre un accordo di trattamento dei dati ai sensi dell'articolo 28 AVG. Spesso anche uno SLA per uptime e ripristino.

Contratti del personale e accordi con lavoratori autonomi. Oltre ai contratti di lavoro standard, anche accordi di sostituzione, accordi di formazione e, dopo il dibattito sulla falsa autonomia, maggiore attenzione agli accordi modello per ZZP.

Immobili e attrezzature. Locazione degli spazi dello studio, leasing di apparecchiature diagnostiche, contratti di manutenzione per apparecchiature di sterilizzazione o di laboratorio.

Accordi di collaborazione. Con altri operatori sanitari, con un gruppo sanitario, con un partner di filiera. Nell'assistenza integrata spesso includono accordi su responsabilità, scambio di dati e ripartizione dei compensi.

Licenze e registrazioni. In senso stretto non sono contratti, ma sono documenti con date di scadenza che non vuole perdere: licenza Wtza, registrazioni BIG, certificazioni, accreditamenti.

AVG e accordo di trattamento dei dati

L'articolo 28 AVG La obbliga a stipulare un accordo di trattamento dei dati con ogni parte che tratta dati personali per Suo conto. In pratica significa che, per ogni fornitore che ha accesso a dati dei pazienti, dati dei dipendenti o dati di fatturazione, dovrebbe averne uno nella Sua amministrazione.

Cosa significa concretamente in uno studio sanitario:

• Fornitore HIS o EPD: sì
• Software contabile con amministrazione paghe: sì
• Gestore ICT esterno che può accedere al server: sì
• Impresa di pulizie senza accesso ai dossier: no
• Fornitore di materiali medici di consumo senza scambio di dati: no

L'Autoriteit Persoonsgegevens ha il potere di richiedere la Sua registrazione e i relativi accordi di trattamento dei dati. La mancanza di un accordo è già di per sé una violazione, anche se non è mai successo nulla ai dati.

Insidie pratiche:

• Gli accordi di trattamento dei dati vengono spesso firmati all'inizio di una relazione con un fornitore e poi dimenticati. Se il fornitore cambia i suoi sub-responsabili o aggiunge nuove funzionalità di prodotto che toccano altri dati, l'accordo dovrebbe essere aggiornato.
• Il periodo di conservazione della cartella clinica è di vent'anni (Wgbo). Gli accordi di trattamento dei dati con parti che hanno avuto copie dei dati del dossier devono in linea di principio rimanere rintracciabili per lo stesso periodo.

Wkkgz, Wtza e NZa: scadenze che non vuole perdere

Tre quadri determinano insieme gran parte del ritmo della gestione contrattuale nella sanità olandese:

Wkkgz. Richiede tra l'altro una procedura per i reclami, l'adesione a un organismo per le controversie e, in caso di calamità, una segnalazione all'IGJ. L'accordo di adesione con un organismo per le controversie è un contratto con una data di scadenza.

Wtza. Obbligatoria dal 2022 per la maggior parte degli operatori sanitari. Alcuni istituti devono avere un organo di controllo interno e presentare ogni anno un rendiconto annuale. Questo tocca la Sua struttura di governance e i regolamenti collegati, che devono essere gestiti come documenti.

Tariffe NZa e statuti di qualità. Per molti settori esiste un ciclo di consegna verso la NZa o l'assicuratore sanitario. Uno statuto di qualità mancato nella GGZ significa nessun contratto per l'anno successivo. Un rendiconto annuale Wtza presentato in ritardo può portare a multe o alla revoca della licenza.

Il modello è chiaro: molti obblighi hanno un ciclo annuale con scadenze rigide. Un calendario Outlook con promemoria manuali regge di solito per un anno e mezzo, poi qualcosa va storto. Di norma funziona meglio un sistema che inserisce le scadenze automaticamente nei calendari giusti e avvisa in tempo la persona responsabile.

Cosa fa un buon sistema di gestione dei contratti

Un sistema centrale per operatori sanitari deve saper fare tre cose, il resto è un bonus:

1. Un unico posto per tutti i contratti e le licenze, con la versione corretta in evidenza. Non quattro cartelle sul server dove nessuno sa quale sia l'ultima. Un repository contratti centrale tiene traccia delle versioni e, quando c'è un nuovo addendum, Lei sa quale versione del contratto principale è ora valida.

2. Promemoria automatici nei momenti giusti. Un contratto con assicuratore che scade il 1 gennaio richiede un promemoria a settembre. Un rendiconto annuale Wtza richiede un promemoria due mesi prima della scadenza. Un accordo di trattamento dei dati richiede una revisione al rinnovo del contratto. Abbiamo scritto una guida separata su come funzionano in pratica i promemoria di scadenza se vuole approfondire.

3. Un audit trail utile per un'ispezione. Chi ha caricato, modificato o firmato quale contratto e quando? Chi ha avuto accesso? Durante una visita IGJ o un controllo AVG, questa è la differenza tra dimostrare tutto in un'ora e cercare per mezza giornata. Una piattaforma che registra tutto automaticamente, con controllo degli accessi e logging completi, toglie molto lavoro.

Elementi utili, ma meno critici: estrazione AI dei dati contrattuali per evitare l'inserimento manuale di tutto, integrazione con il Suo software contabile, o una dashboard con le azioni aperte. Comodi da avere, ma non sono ciò che serve nel primo mese.

Compliance del fornitore stesso

Per ogni fornitore software attraverso cui passano dati dei pazienti o dei dipendenti, le tre cose più importanti da stabilire sono: dove si trovano i dati, come è regolato l'accesso e se esiste un accordo di trattamento dei dati firmato. Faccia attenzione ai fornitori che ospitano dati fuori dall'UE senza garanzie aggiuntive chiare.

Contracko è ospitato nell'UE, con crittografia in transito e a riposo, accesso basato sui ruoli con audit log e autenticazione a due fattori, e un accordo standard di trattamento dei dati per ogni cliente. Per uno studio di medicina generale, uno studio di fisioterapia, uno studio dentistico, uno studio GGZ o un ZBC più piccolo, questo copre in quasi tutti i casi ciò che il processo di acquisto richiede.

Avvio pratico

Molti operatori sanitari che passano per la prima volta da cartelle sparse a un sistema centrale procedono in questo ordine:

1. Inventari i contratti attivi. Non tutto in una volta. Inizi con assicuratori, IT, immobili e personale. Il resto seguirà. Se ha ancora dubbi sul fatto che Le serva un sistema di gestione dei contratti o che possa continuare ancora con fogli di calcolo, questo passaggio di solito aiuta a rendere concreta la domanda.
2. Inserisca le date di scadenza. Per ogni contratto: data finale, termine di disdetta, data in cui deve iniziare una trattativa. Questo è di solito il 70 percento del valore che ottiene dal sistema nel primo anno.
3. Accordi di trattamento dei dati come categoria separata. Non li nasconda sotto fornitori. Poter filtrare separatamente per "rilevante per AVG" evita ricerche successive.
4. Licenze e registrazioni come documenti con data di scadenza. Wtza, BIG, certificazioni. Un promemoria due mesi prima della scadenza.
5. Regoli l'accesso per chi ne ha davvero bisogno. Un responsabile di studio non deve necessariamente avere accesso al contratto di lavoro di un collega. Un operatore sanitario non deve necessariamente avere accesso ai contratti con fornitori. Ruoli e gruppi evitano che tutti i documenti sensibili siano visibili a tutti.

Cosa produce

L'effetto misurabile raramente sta in un risparmio spettacolare su un singolo contratto. Sta in cose che prima non faceva consapevolmente:

• Nessun contratto con assicuratore che si rinnova per errore a condizioni sfavorevoli perché il termine di disdetta è passato
• Nessuna domanda dell'IGJ per cui deve cercare per un giorno
• Nessun accordo di trattamento dei dati mancante nel momento in cui chiama l'Autoriteit Persoonsgegevens
• Nessuna scadenza Wtza persa perché la persona responsabile era in ferie

Per la maggior parte degli operatori sanitari con cui parliamo, il primo auto-rinnovo evitato o la prima volta in cui una domanda di un'autorità di controllo riceve risposta entro cinque minuti basta ampiamente a giustificare il costo annuale di un sistema come Contracko.

Inizi

Se vuole vedere com'è Contracko per il Suo studio o istituto, può avviare una prova gratuita senza carta di credito. Sette giorni di accesso all'intera piattaforma, inclusa l'importazione dei contratti esistenti, audit log, ruoli e gruppi, e promemoria automatici. Nessuna telefonata commerciale preliminare necessaria.