Gestión de contratos en la administración de inmuebles

Imagine una empresa de administración de inmuebles que gestiona doce edificios para cinco propietarios. El contrato de jardinería de uno de los inmuebles se renueva por otro año salvo que alguien lo cancele 60 días antes de su vencimiento. El responsable del inmueble que lo firmó se ha ido, nadie más conoce la fecha y el propietario paga otra temporada a un proveedor que el equipo ya había decidido sustituir. El contrato en sí era corriente. Lo que faltaba era el proceso.

Esta guía trata la práctica de la administración de inmuebles en los Estados Unidos (EE. UU.), con la General Obligations Law del estado de Nueva York como ejemplo jurídico desarrollado. Es información general, no asesoramiento jurídico. La solución es gestionar los contratos de administración de inmuebles como una sola cartera, no como un montón de carpetas por inmueble. Lleve un único registro para todos los inmuebles. Recoja los mismos campos para cada contrato. Haga que las fechas límite de preaviso, y no las fechas de vencimiento, guíen los recordatorios. Asigne a cada contrato un responsable designado.

Por qué falla el seguimiento contractual por cartera

El trabajo con contratos forma parte esencial del oficio, no es una tarea ocasional. La Occupational Information Network (O*NET), la base de datos estadounidense de ocupaciones, describe el trabajo de los administradores de inmuebles y de comunidades de propietarios. Incluye preparar y gestionar contratos de limpieza, mantenimiento y seguridad. También incluye negociar contratos de administración y de servicios con los clientes, solicitar presupuestos a contratistas y pagar primas de seguro y gastos de explotación [1].

Esa carga crece con cada inmueble. Cada edificio trae sus propios arrendamientos, sus propios proveedores y un propietario con su propio contrato de administración. Sin un proceso común, un documento puede quedarse donde se firmó: en el correo de un responsable de inmueble, en una carpeta compartida con el nombre del edificio, en un archivador de la oficina de alquiler.

Preste atención a estos puntos en los que el seguimiento falla:

• La responsabilidad sigue a las personas, no a los contratos. Cuando un responsable de inmueble se va, las fechas que tenía en la cabeza se van con él.
• Cada inmueble inventa su propio sistema. Si un edificio usa una hoja de cálculo, otro un calendario y un tercero nada, nadie puede responder a una pregunta sobre toda la cartera.
• La fecha decisiva no es la de vencimiento. Cuando un contrato se renueva salvo preaviso, la fecha límite de preaviso llega antes de que termine el plazo.
• El mismo proveedor aparece en varios contratos. Una empresa de cubiertas puede tener contratos distintos en cuatro inmuebles, cada uno con condiciones diferentes.

Si su equipo ya utiliza un software de gestión de inmuebles comerciales, compruebe si contiene el conjunto completo de contratos de proveedores y de propietarios, con las modificaciones y las condiciones de preaviso. Si no es así, este proceso cubre ese hueco.

Qué registrar antes de empezar

Antes de construir nada, acuerde cómo es un expediente completo en tres aspectos: inmuebles, partes y fechas. Los mismos campos para cada contrato, en cada inmueble, convierten una colección de carpetas en una cartera que puede ordenar y analizar.

Campo	Por qué importa
Inmueble y unidad o local	Cada contrato pertenece a un inmueble, así que cada informe puede filtrar por edificio
Tipo de contrato	Arrendamiento, contrato de proveedor o de servicios, o contrato de administración con el propietario
Contraparte y dirección para notificaciones	Una notificación solo cuenta si llega a la persona correcta de la forma correcta
Fechas de inicio y de vencimiento	El marco del plazo
Mecanismo de renovación	Renovación automática, una opción que debe ejercerse o un vencimiento sin más
Fecha límite de preaviso y forma de notificación	La fecha en la que usted actúa y cómo debe entregarse la notificación
Actualización de renta, honorarios o precio	Subidas fijas, indexaciones o tarifas que cambian el importe
Seguro y caducidad del certificado	La cobertura de un proveedor puede caducar sin que nadie lo note si nadie la controla
Responsable interno	La persona concreta que se encarga de la siguiente decisión

Después, reúna la cadena documental completa de cada contrato. Un arrendamiento puede abarcar varios documentos, y las modificaciones, cartas de prórroga o acuerdos complementarios pueden cambiar las fechas. Un registro basado solo en las firmas originales estará equivocado allí donde un documento posterior haya cambiado una fecha.

Proceso contractual de la cartera, paso a paso

Siga la misma secuencia en cada inmueble:

1. Reúna cada documento firmado del inmueble, incluidas las modificaciones y las cartas de prórroga.
2. Clasifique cada documento como arrendamiento, contrato de proveedor o contrato con el propietario, y asócielo a su inmueble.
3. Extraiga los campos anteriores al registro, con un enlace al documento original.
4. Asigne a cada contrato un responsable designado y un suplente.
5. Revise las próximas fechas límite de preaviso con una periodicidad fija, y deje constancia de cada decisión y de cómo se notificó.

Empiece con un edificio, pruebe el proceso y después extiéndalo. Sustituye precisamente la improvisación inmueble por inmueble. Los apartados siguientes explican qué extraer y vigilar en cada tipo de contrato y, después, el trabajo de renovación común a todos.

Arrendamientos de viviendas y locales

En cada arrendamiento, registre el plazo, la renta, la base de actualización, las opciones de renovación y cualquier plazo de preaviso para cualquiera de las partes.

Las cláusulas de renovación pueden crear obligaciones para el arrendador, no solo para el arrendatario. En el estado de Nueva York, la General Obligations Law § 5-905 se aplica a un arrendamiento de bienes inmuebles que se renueva por un periodo determinado salvo que el arrendatario comunique que se va. Según el § 5-905 de Nueva York, esa cláusula de renovación solo surte efecto si el arrendador envía al arrendatario un aviso por escrito que llame su atención sobre ella. En Nueva York, ese aviso debe entregarse en mano o por correo certificado (registered o certified mail), con al menos 15 días y no más de 30 días de antelación a la fecha límite en la que el propio arrendatario debe dar su preaviso [2]. Por tanto, un administrador que actúa por cuenta del arrendador en Nueva York necesita dos fechas en el registro para estos arrendamientos: la fecha límite del arrendatario y la ventana de aviso del arrendador anterior a ella. Otros estados tienen sus propias normas, así que compruebe la ley del lugar donde se encuentra cada inmueble.

Un arrendamiento de local puede conceder al arrendatario una opción de renovación que debe ejercerse de una forma concreta antes de una fecha concreta. Registre tanto la forma como la fecha. La guía de gestión de contratos inmobiliarios comerciales profundiza en opciones, actualizaciones y fechas críticas.

Contratos de proveedores y de mantenimiento

Los contratos de proveedores pueden renovarse sin que nadie decida renovarlos. En cada contrato de jardinería, limpieza, mantenimiento de ascensores, control de plagas, seguridad o recogida de residuos, compruebe si se renueva automáticamente y anote cómo darlo por terminado. Cada inmueble puede firmar su propia versión.

Nueva York vuelve a mostrar por qué importa la fecha límite de preaviso. La General Obligations Law § 5-903 del estado de Nueva York se aplica a los contratos de servicio, mantenimiento o reparación de bienes inmuebles o muebles que se renuevan automáticamente por un periodo determinado salvo preaviso del cliente. Según el § 5-903 de Nueva York, la cláusula de renovación no puede exigirse al cliente salvo que el proveedor le envíe un aviso por escrito que llame su atención sobre ella. En Nueva York, ese aviso debe entregarse en mano o por correo certificado (certified mail), con al menos 15 días y no más de 30 días de antelación a la fecha límite en la que el cliente debe dar su preaviso [3]. El § 5-903 de Nueva York no se aplica cuando el periodo de renovación automática es de un mes o menos [3]. Es una norma estrecha de un solo estado. Controle sus propias fechas en lugar de esperar a que un proveedor se las recuerde.

Registre la fecha de caducidad del certificado de seguro del proveedor junto a las fechas del contrato. Agrupe los contratos por proveedor en todos los inmuebles para ver el gasto total y negociar como un solo cliente. La guía how to manage vendor contracts (en inglés) trata en detalle el lado del proveedor.

Contratos de administración con propietarios

El contrato de administración con cada propietario fija sus facultades, honorarios, obligaciones de información y las condiciones para terminar la relación. La guía sobre el contrato de administración de inmuebles explica lo que contienen estos contratos.

Para el seguimiento de la cartera, registre el plazo y el mecanismo de renovación, los plazos de preaviso para la resolución, los límites de gasto que requieren la aprobación del propietario y los plazos de información. Los límites de gasto importan a diario. Si un contrato de administración exige la aprobación del propietario por encima de un umbral, firmar sin aprobación un contrato de proveedor por encima de ese umbral puede incumplir ese contrato, por bien que trabaje el proveedor. Antes de renovar o renegociar, la herramienta gratuita de análisis de contratos de administración analiza un contrato subido, incluidos los honorarios, las facultades de gasto y los umbrales de aprobación, y las condiciones de resolución [4].

Renovaciones, plazos de preaviso y actualizaciones

Anote en cada contrato la fecha límite de preaviso y después calcule hacia atrás. Sume el tiempo que su equipo necesita para evaluar el servicio, pedir presupuestos, confirmar el presupuesto interno y obtener la aprobación del propietario cuando el contrato de administración la exija.

Las actualizaciones merecen la misma atención. Una subida anual fija o una renta indexada cambian el importe sin que nadie lo apruebe. Si la base de actualización está en el registro, el cambio se convierte en una decisión en lugar de una sorpresa en una factura o en un listado de rentas.

Errores habituales en una cartera

Recordatorios fijados en la fecha de vencimiento. Cuando un contrato exige preaviso antes de que termine el plazo, ese margen ya se ha cerrado en la fecha de vencimiento. Configure la alerta en la fecha límite de preaviso.

Una sola persona guarda todas las fechas. Un único coordinador que sigue cientos de contratos es un punto débil, no un proceso. Asigne un responsable a cada contrato, y un suplente.

Las copias del inmueble se apartan del original. Si una modificación firmada en el inmueble nunca llega al expediente central, el registro es erróneo. Haga que cada documento firmado llegue a un solo lugar, lo firme quien lo firme.

Renovaciones de proveedores que nadie revisa. Las renovaciones automáticas continúan tanto si el proveedor cumplió como si no. Programe una evaluación del servicio antes de cada fecha límite de preaviso.

Notificaciones entregadas de forma incorrecta. Una cláusula puede exigir correo certificado o un destinatario concreto. En ese caso, un correo electrónico a un gestor de cuenta puede no contar. Guarde la prueba de entrega con el contrato.

Avisos del arrendador olvidados. Cuando la ley de un estado, como el § 5-905 de Nueva York, impone al arrendador una obligación de aviso, omitirlo puede afectar a la propia renovación [2].

Una lista de control práctica para la cartera

Use esta lista como definición permanente de una cartera bajo control.

• Cada arrendamiento, contrato de proveedor y contrato de administración figura en un único registro, asociado a su inmueble
• Cada ficha se basa en la cadena documental completa, incluidas modificaciones y cartas de prórroga
• El mecanismo de renovación está registrado en cada contrato
• La fecha límite de preaviso y la forma de notificación están registradas, y los recordatorios saltan en esa fecha
• Las obligaciones de aviso del arrendador según la ley local están anotadas donde se aplican
• Cada contrato tiene un responsable designado y un suplente
• Las actualizaciones de renta, honorarios y precios están registradas
• Las fechas de caducidad de los certificados de seguro de los proveedores se controlan
• Los umbrales de aprobación de cada contrato de administración están registrados
• Los proveedores están agrupados en todos los inmuebles para que el gasto sea visible
• La prueba de entrega de las notificaciones se archiva con el contrato
• El registro se revisa con una periodicidad fija, por ejemplo cada mes para los dos trimestres siguientes

Dónde ayuda el software de gestión de contratos

Una hoja de cálculo puede contener un registro. Póngala a prueba con las tareas anteriores. ¿Llega cada fecha límite de preaviso a tiempo a una persona concreta? ¿Puede responder a la pregunta de un propietario sobre todos los inmuebles? ¿Sabe qué copia de un contrato es la vigente? Donde la respuesta sea no, una herramienta específica ayuda. La guía del repositorio de contratos explica cómo estructurar ese almacén central.

Busque unas pocas funciones básicas y prácticas. Necesita un almacén con búsqueda para documentos y archivos relacionados, una extracción que convierta el texto del contrato en campos, y recordatorios vinculados a las fechas límite de preaviso que lleguen a responsables designados. Los informes de toda la cartera también importan. La guía sobre software de gestión de contratos para inmobiliarias repasa lo que necesitan los equipos inmobiliarios.

Contracko cubre ese trabajo. Su repositorio de contratos almacena contratos y archivos relacionados, incluidos archivos en formato de documento portátil (PDF) y documentos escaneados, con tipos de contrato, metadatos y búsqueda [4]. La extracción de datos de contratos usa inteligencia artificial (IA) para obtener de los documentos subidos fechas, partes, importes, plazos de preaviso y campos personalizados [4]. Los recordatorios de vencimiento siguen fechas de renovación, fechas de vencimiento, fechas de preaviso y eventos personalizados, y pueden asignarse a compañeros [4]. La integración con el calendario sincroniza esas fechas con los calendarios de Google, Apple y Outlook [4]. Los informes ofrecen una vista en directo del total de contratos, el valor anual, las próximas renovaciones y los principales proveedores por gasto [4]. Los equipos de cada inmueble pueden reenviar los contratos firmados a una dirección de correo única mediante la entrada de contratos, de modo que los documentos firmados en un inmueble también lleguen al expediente central [4]. La página de precios muestra qué incluye cada plan.

Siguiente paso

Empiece con un inmueble, no con toda la cartera. Reúna cada arrendamiento, cada contrato de proveedor y el contrato de administración del propietario de ese edificio. Registre los campos anteriores, ponga cada fecha límite de preaviso en un calendario con margen suficiente y nombre un responsable para cada contrato. Después, compare cómo tratan los demás inmuebles esos mismos campos.

Para un solo arrendamiento de local, la herramienta gratuita de recordatorios de contratos inmobiliarios extrae de un contrato subido los periodos de opción y otras fechas clave, y propone fechas de recordatorio [4]. Cuando quiera gestionar toda la cartera en un solo lugar, inicie una prueba gratuita y suba los contratos de un edificio para ver las fechas y condiciones extraídas en una sola vista.

Fuentes

[1] O*NET OnLine. Tareas de los administradores de inmuebles y de comunidades de propietarios (11-9141.00), incluida la administración de contratos. onetonline.org/link/details/11-9141.00

[2] New York State Senate, General Obligations Law § 5-905 (aviso del arrendador necesario para que surta efecto una cláusula de renovación automática de un arrendamiento). nysenate.gov/legislation/laws/GOB/5-905

[3] New York State Senate, General Obligations Law § 5-903 (aviso necesario para que sea exigible una renovación automática en un contrato de servicio, mantenimiento o reparación, y la exclusión de un mes). nysenate.gov/legislation/laws/GOB/5-903

[4] Contracko. Páginas de funcionalidades y herramientas gratuitas sobre repositorio, extracción, recordatorios, calendario, informes, entrada por correo y las herramientas de contratos y recordatorios. contracko.com/features

Las imágenes de este artículo se han generado con ayuda de IA.