Så hanterar förvaltningsbolag sina avtal

Tänk dig ett förvaltningsbolag som sköter tolv byggnader åt fem ägare. Avtalet om grönyteskötsel på en av fastigheterna förlängs med ytterligare ett år om ingen säger upp det 60 dagar före avtalstidens slut. Fastighetschefen som skrev under har slutat, ingen annan känner till datumet och ägaren betalar ytterligare en säsong till en leverantör som teamet redan hade bestämt sig för att byta ut. Själva avtalet var vanligt. Det som saknades var processen runt det.

Den här guiden handlar om praxis inom fastighetsförvaltning i USA, med delstaten New Yorks General Obligations Law som genomarbetat juridiskt exempel. Den är allmän information och inte juridisk rådgivning. Lösningen är att hantera avtal inom fastighetsförvaltning som en samlad portfölj, inte som en hög mappar per fastighet. För ett enda register över alla fastigheter. Registrera samma fält för varje avtal. Låt sista dag för uppsägning, inte slutdatum, styra påminnelserna. Ge varje avtal en utsedd ansvarig.

Varför avtalsuppföljningen i portföljen fallerar

Avtalsarbete är en fast del av yrket, inte en sällsynt uppgift. Occupational Information Network (O*NET), den amerikanska yrkesdatabasen, beskriver arbetet för förvaltare av fastigheter och ägarföreningar. Det omfattar att förbereda och administrera avtal om städning, underhåll och bevakning. Det omfattar också att förhandla förvaltnings- och serviceavtal med kunder, begära in anbud från entreprenörer och betala försäkringspremier och driftskostnader [1].

Arbetsbördan växer med varje fastighet. Varje byggnad har egna hyresavtal, egna leverantörer och en ägare med ett eget förvaltningsavtal. Utan en gemensam process kan ett dokument bli kvar där det skrevs under: i en fastighetschefs inkorg, i en delad mapp med byggnadens namn, i ett arkivskåp på uthyrningskontoret.

Håll utkik efter de här punkterna där uppföljningen fallerar:

• Ansvaret följer personer, inte avtal. När en fastighetschef slutar försvinner datumen i hens huvud också.
• Varje fastighet uppfinner ett eget system. Om en byggnad använder ett kalkylark, en annan en kalender och en tredje ingenting, kan ingen svara på en fråga om hela portföljen.
• Det avgörande datumet är inte slutdatumet. När ett avtal förlängs om ingen säger upp det, infaller sista dag för uppsägning före avtalstidens slut.
• Samma leverantör finns i flera avtal. Ett takföretag kan ha separata avtal på fyra fastigheter, vart och ett med olika villkor.

Om ditt team redan använder programvara för kommersiell fastighetsförvaltning, kontrollera att den innehåller samtliga leverantörs- och ägaravtal, inklusive tillägg och uppsägningsvillkor. Om den inte gör det fyller den här processen luckan.

Vad du registrerar innan du börjar

Innan du bygger något, kom överens om hur en fullständig post ser ut för tre saker: fastigheter, parter och datum. Samma fält för varje avtal, på varje fastighet, gör en samling mappar till en portfölj som du kan sortera och följa upp.

Fält	Varför det spelar roll
Fastighet och enhet eller lokal	Varje avtal hör till en fastighet, så varje rapport kan filtrera per byggnad
Avtalstyp	Hyresavtal, leverantörs- eller serviceavtal, eller förvaltningsavtal med ägaren
Motpart och adress för meddelanden	Ett meddelande räknas bara om det når rätt person på rätt sätt
Start- och slutdatum	Ramen för avtalstiden
Förlängningsmekanism	Automatisk förlängning, en option som måste utnyttjas eller ett enkelt avtalsslut
Sista dag för uppsägning och sätt att meddela	Datumet då du agerar och hur meddelandet måste lämnas
Justering av hyra, arvode eller pris	Fasta höjningar, indexkopplingar eller prislistor som ändrar beloppet
Försäkring och intygets giltighet	En leverantörs försäkringsskydd kan upphöra obemärkt om ingen följer upp det
Intern ansvarig	Den utsedda person som ansvarar för nästa beslut

Samla sedan hela dokumentkedjan för varje avtal. Ett hyresavtal kan bestå av flera dokument, och tillägg, förlängningsbrev eller sidoavtal kan vart och ett ändra datumen. Ett register som bara bygger på de ursprungliga underskrifterna blir fel överallt där ett senare dokument har ändrat ett datum.

Avtalsprocessen för portföljen, steg för steg

Följ samma ordning på varje fastighet:

1. Samla in varje underskrivet dokument för fastigheten, inklusive tillägg och förlängningsbrev.
2. Klassificera varje dokument som hyresavtal, leverantörsavtal eller ägaravtal och koppla det till fastigheten.
3. För över fälten ovan till registret, med en länk till originaldokumentet.
4. Utse en ansvarig och en ersättare för varje avtal.
5. Gå igenom kommande sista dagar för uppsägning med fast intervall och dokumentera varje beslut och hur det meddelades.

Börja med en byggnad, pröva processen och rulla sedan ut den. Det är just improvisation fastighet för fastighet som den ersätter. Avsnitten nedan beskriver vad du ska registrera och bevaka för varje avtalstyp och därefter förlängningsarbetet som gäller alla avtal.

Hyresavtal för bostäder och lokaler

Registrera för varje hyresavtal avtalstiden, hyran, grunden för hyresjustering, förlängningsoptioner och eventuella uppsägningstider för båda parter.

Förlängningsklausuler kan skapa skyldigheter för hyresvärden, inte bara för hyresgästen. I delstaten New York gäller General Obligations Law § 5-905 för ett hyresavtal om fast egendom som förlängs med en viss period om inte hyresgästen meddelar att hen flyttar. Enligt New Yorks § 5-905 får en sådan förlängningsklausul verkan bara om hyresvärden skriftligen uppmärksammar hyresgästen på den. I New York måste det meddelandet lämnas personligen eller med rekommenderat brev (registered eller certified mail), minst 15 och högst 30 dagar före den sista dag då hyresgästen själv måste säga upp avtalet [2]. En förvaltare som agerar för hyresvärden i New York behöver därför två datum i registret för de här hyresavtalen: hyresgästens sista dag för uppsägning och hyresvärdens meddelandefönster före den. Andra delstater har egna regler, så kontrollera lagen där varje fastighet ligger.

Ett lokalhyresavtal kan ge hyresgästen en förlängningsoption som måste utnyttjas på ett visst sätt senast ett visst datum. Registrera både formen och datumet. Guiden om avtalshantering för kommersiella fastigheter går djupare in på optioner, justeringar och kritiska datum.

Leverantörs- och underhållsavtal

Leverantörsavtal kan förlängas utan att någon har beslutat att förlänga dem. Kontrollera för varje avtal om grönyteskötsel, städning, hissunderhåll, skadedjursbekämpning, bevakning eller avfallshantering om det förlängs automatiskt, och notera hur du avslutar det. Varje fastighet kan skriva under sin egen version.

New York visar återigen varför sista dag för uppsägning spelar roll. Delstaten New Yorks General Obligations Law § 5-903 gäller avtal om tjänster, underhåll eller reparation av fast eller lös egendom som förlängs automatiskt med en viss period om inte kunden säger upp dem. Enligt New Yorks § 5-903 kan förlängningsklausulen inte göras gällande mot kunden om inte leverantören skriftligen uppmärksammar kunden på den. I New York måste det meddelandet lämnas personligen eller med rekommenderat brev (certified mail), minst 15 och högst 30 dagar före den sista dag då kunden måste säga upp avtalet [3]. New Yorks § 5-903 gäller inte när den automatiska förlängningsperioden är en månad eller kortare [3]. Det är en snäv regel i en enda delstat. Följ dina egna datum i stället för att vänta på att en leverantör påminner dig.

Registrera när leverantörens försäkringsintyg löper ut tillsammans med avtalsdatumen. Gruppera avtal per leverantör över alla fastigheter så att du ser den totala kostnaden och kan förhandla som en kund. Guiden how to manage vendor contracts (på engelska) går igenom leverantörssidan i detalj.

Förvaltningsavtal med ägare

Förvaltningsavtalet med varje ägare anger dina befogenheter, arvoden, rapporteringsskyldigheter och villkoren för att avsluta samarbetet. Guiden om fastighetsförvaltningsavtal förklarar vad sådana avtal innehåller.

För uppföljningen av portföljen, registrera avtalstiden och förlängningsmekanismen, uppsägningstiderna, beloppsgränser som kräver ägarens godkännande och rapporteringsdatum. Beloppsgränser spelar roll i det dagliga arbetet. Om ett förvaltningsavtal kräver ägarens godkännande över en viss gräns, kan ett leverantörsavtal som skrivs under över gränsen utan godkännande bryta mot förvaltningsavtalet, hur bra leverantören än presterar. Innan du förlänger eller omförhandlar analyserar det kostnadsfria verktyget för granskning av förvaltningsavtal ett uppladdat avtal, inklusive arvoden, utgiftsbefogenheter och godkännandegränser samt uppsägningsvillkor [4].

Förlängningar, uppsägningsfönster och justeringar

Notera sista dag för uppsägning för varje avtal och räkna sedan baklänges. Lägg till den tid teamet behöver för att utvärdera leveransen, ta in offerter, bekräfta budgeten och få ägarens godkännande där förvaltningsavtalet kräver det.

Justeringar förtjänar samma uppmärksamhet. En fast årlig höjning eller en indexerad hyra ändrar beloppet utan att någon godkänner det. Om grunden för justeringen finns i registret blir ändringen ett beslut i stället för en överraskning på en faktura eller en hyreslista.

Vanliga fel i en portfölj

Påminnelser knutna till slutdatumet. När ett avtal kräver uppsägning före avtalstidens slut har det fönstret redan stängt på slutdatumet. Lägg påminnelsen på sista dag för uppsägning.

En person håller alla datum. En enda samordnare som följer hundratals avtal är en svag punkt, inte en process. Utse en ansvarig per avtal och en ersättare.

Kopior på fastigheten skiljer sig från originalet. Om ett tillägg som skrivits under på fastigheten aldrig når det centrala arkivet blir registret fel. Se till att varje underskrivet dokument hamnar på ett ställe, oavsett vem som skrev under.

Leverantörsförlängningar som ingen granskar. Automatiska förlängningar fortsätter oavsett om leverantören har presterat eller inte. Lägg in en uppföljning av leveransen före varje sista dag för uppsägning.

Meddelanden som lämnas på fel sätt. En klausul kan kräva rekommenderat brev eller en viss mottagare. I så fall räknas ett mejl till en kundansvarig kanske inte. Spara beviset på att meddelandet lämnats tillsammans med avtalet.

Missade meddelanden från hyresvärden. Där en delstats lag, till exempel New Yorks § 5-905, ålägger hyresvärden en skyldighet att meddela, kan en miss påverka själva förlängningen [2].

En praktisk checklista för portföljen

Använd listan som en fast definition av en portfölj under kontroll.

• Varje hyresavtal, leverantörsavtal och förvaltningsavtal finns i ett register, kopplat till sin fastighet
• Varje post bygger på hela dokumentkedjan, inklusive tillägg och förlängningsbrev
• Förlängningsmekanismen är registrerad för varje avtal
• Sista dag för uppsägning och sätt att meddela är registrerade, och påminnelserna går ut det datumet
• Hyresvärdens skyldigheter att meddela enligt lokal lag är noterade där de gäller
• Varje avtal har en utsedd ansvarig och en ersättare
• Justeringar av hyror, arvoden och priser är registrerade
• Utgångsdatum för leverantörernas försäkringsintyg följs upp
• Godkännandegränser från varje förvaltningsavtal är registrerade
• Leverantörer är grupperade över alla fastigheter så att kostnaden syns
• Bevis på lämnade meddelanden arkiveras med avtalet
• Registret gås igenom med fast intervall, till exempel varje månad för de kommande två kvartalen

Där avtalsprogramvara för förvaltning hjälper

Ett kalkylark kan rymma ett register. Pröva det mot uppgifterna ovan. Når varje sista dag för uppsägning en utsedd person i tid? Kan du svara på en ägares fråga om alla fastigheter? Vet du vilken kopia av ett avtal som gäller? Där svaret är nej hjälper ett särskilt verktyg. Guiden till avtalsarkiv beskriver hur du bygger upp det centrala arkivet.

Leta efter några enkla och praktiska funktioner. Du behöver ett sökbart arkiv för dokument och tillhörande filer, en extrahering som gör avtalstext till fält, och påminnelser som är kopplade till sista dag för uppsägning och når utsedda personer. Rapporter över hela portföljen spelar också roll. Guiden om avtalshanteringsprogram för fastighetsbolag går igenom vad fastighetsteam behöver.

Contracko täcker det arbetet. Dess avtalsarkiv lagrar avtal och tillhörande filer, inklusive filer i Portable Document Format (PDF) och skannade dokument, med avtalstyper, metadata och sökning [4]. Extrahering av avtalsdata använder artificiell intelligens (AI) för att hämta datum, parter, belopp, uppsägningstider och egna fält ur uppladdade dokument [4]. Påminnelser om avtalsslut följer förlängningsdatum, slutdatum, uppsägningsdatum och egna händelser och kan tilldelas kollegor [4]. Kalenderintegrationen synkar datumen till kalendrar i Google, Apple och Outlook [4]. Rapporteringen ger en aktuell vy över det totala antalet avtal, årsvärdet, kommande förlängningar och de största leverantörerna efter kostnad [4]. Team på fastigheterna kan vidarebefordra underskrivna avtal till en egen e-postadress via avtalsmottagningen, så att dokument som skrivs under på en fastighet ändå når det centrala arkivet [4]. Prissidan visar vad varje abonnemang innehåller.

Nästa steg

Börja med en fastighet, inte hela portföljen. Samla in varje hyresavtal, varje leverantörsavtal och ägarens förvaltningsavtal för byggnaden. Registrera fälten ovan, lägg in varje sista dag för uppsägning i en kalender med god framförhållning och utse en ansvarig för varje avtal. Jämför sedan hur de andra fastigheterna hanterar samma fält.

För ett enskilt lokalhyresavtal hämtar det kostnadsfria verktyget för påminnelser om fastighetsavtal optionsperioder och andra viktiga datum ur ett uppladdat avtal och föreslår påminnelsedatum [4]. När du vill hantera hela portföljen på ett ställe kan du starta en kostnadsfri provperiod och ladda upp en byggnads avtal för att se datum och villkor extraherade i en enda vy.

Källor

[1] O*NET OnLine. Arbetsuppgifter för förvaltare av fastigheter och ägarföreningar (11-9141.00), inklusive avtalsadministration. onetonline.org/link/details/11-9141.00

[2] New York State Senate, General Obligations Law § 5-905 (hyresvärdens meddelande krävs för att en automatisk förlängningsklausul i ett hyresavtal ska få verkan). nysenate.gov/legislation/laws/GOB/5-905

[3] New York State Senate, General Obligations Law § 5-903 (meddelande krävs för att en automatisk förlängning i ett avtal om tjänster, underhåll eller reparation ska kunna göras gällande, och undantaget för en månad). nysenate.gov/legislation/laws/GOB/5-903

[4] Contracko. Funktions- och verktygssidor om avtalsarkiv, extrahering, påminnelser, kalender, rapportering, mottagning via e-post samt verktygen för avtal och påminnelser. contracko.com/features

Bilderna i den här artikeln har genererats med hjälp av AI.