Cos'è un NDA (accordo di riservatezza)

L'accordo di riservatezza è uno dei contratti più diffusi nella vita d'impresa e, allo stesso tempo, uno di quelli che si firmano con maggiore leggerezza. Arriva prima di un colloquio di partnership, prima di un round di finanziamento, prima della valutazione di un fornitore o il primo giorno di una nuova risorsa, e di solito si esaurisce in una lettura rapida seguita da una firma. È un'abitudine da correggere, perché un NDA crea obblighi reali ed esigibili che possono sopravvivere a lungo all'operazione che avrebbe dovuto proteggere.

Questa guida spiega che cos'è un NDA, che effetti produce, chi lo firma, quali clausole contano davvero e come tenerlo sotto controllo dopo la firma. Se conosce già le basi e cerca soprattutto una lettura clausola per clausola prima di firmare, consulti invece che cosa verificare in un NDA.

Punti chiave

• Un accordo di riservatezza (non-disclosure agreement, NDA) è un contratto con cui le parti si impegnano a mantenere riservate determinate informazioni e a non comunicarle a soggetti che l'accordo non autorizza.¹
• Gli NDA si presentano in tre forme: unilaterale (una parte divulga), reciproco o bilaterale (divulgano entrambe) e multilaterale (tre o più parti).²
• Il cuore di ogni NDA sta in come definisce le informazioni riservate, che cosa esclude, quanto dura l'obbligo e che cosa accade in caso di violazione.
• Violare un NDA è un inadempimento contrattuale. Le conseguenze vanno dal risarcimento del danno all'inibitoria giudiziale e, quando sono coinvolti segreti commerciali, si aggiungono azioni civili proprie.¹³
• Non ogni NDA è opponibile. Un patto di riservatezza sottoscritto prima dell'insorgere della controversia non può mettere a tacere denunce di violenza sessuale o di molestie sessuali.⁴
• La maggior parte dei problemi emerge dopo la firma: scadenze che nessuno presidia, obblighi di restituzione o distruzione su cui nessuno interviene e vincoli di riservatezza che restano attivi per anni senza che nessuno se ne accorga.

Che cos'è un NDA

Un accordo di riservatezza è un contratto con cui le parti convengono che determinate informazioni resteranno segrete. Vincola giuridicamente chi lo sottoscrive e gli impedisce di comunicare le informazioni coperte a chiunque il contratto non autorizzi.¹ In italiano lo stesso patto compare sotto nomi diversi: accordo di riservatezza, patto di riservatezza, impegno di confidenzialità o semplicemente NDA. Si tratta sempre dello stesso strumento.

La sua funzione pratica è circoscritta e utile: consente a due o più parti di scambiarsi informazioni sensibili per una finalità precisa senza rinunciare al controllo su di esse. Una startup può mostrare i propri numeri a un investitore, un produttore può condividere un progetto con un fornitore e un datore di lavoro può dare a una nuova risorsa l'accesso ai sistemi interni, conservando in ogni caso un diritto sull'uso di quelle informazioni e su chi altro può vederle.

Un NDA non impedisce una fuga di notizie. Quello che fa è stabilire in anticipo che cosa è riservato, che cosa la parte ricevente può farne e che cosa la parte divulgante può pretendere se l'impegno viene meno.

Finalità e usi più comuni di un NDA

Un NDA protegge informazioni che hanno valore proprio perché non sono pubbliche: segreti commerciali, trattative in corso, elenchi clienti, politiche di prezzo, piani di prodotto, codice sorgente e dati finanziari.¹ Una volta divulgata senza protezione, quell'informazione non si recupera, quindi l'accordo fissa in anticipo le condizioni dello scambio.

Situazioni in cui l'NDA è consueto:

• Assunzione e inserimento. Dipendenti e collaboratori autonomi firmano spesso una clausola di riservatezza o un NDA separato prima di accedere a informazioni interne, sistemi o dati dei clienti.
• Rapporti con i fornitori. Condividere specifiche, roadmap o dati operativi con un soggetto esterno richiede di norma un impegno di riservatezza preventivo.
• Trattative e partnership. Due imprese che esplorano un'operazione si scambiano informazioni sensibili prima che sia firmato alcunché, e coprono quello scambio con un NDA reciproco.
• Colloqui con investitori. I fondatori condividono numeri e strategia con potenziali investitori, anche se molti di questi rifiutano di firmare nella fase più iniziale.
• Fusioni e acquisizioni. La due diligence espone l'intero funzionamento interno della società target, e un NDA disciplina quello scambio.

Se un'informazione ha valore commerciale e sta per consegnarla a qualcuno che sfugge al suo controllo, quello è esattamente il momento che un NDA serve a coprire.

Le parti di un NDA

Ogni NDA ruota attorno a due ruoli, e la struttura dell'accordo dipende da chi li ricopre.

• La parte divulgante condivide informazioni riservate e vuole vederle protette.
• La parte ricevente accede a quelle informazioni e assume l'obbligo di mantenerle riservate.

Da qui derivano i tre tipi standard:²

• NDA unilaterale. Una parte divulga, l'altra riceve. Tipico quando un'impresa condivide informazioni con un dipendente, un collaboratore o un fornitore che non ha nulla di riservato da trasmettere in cambio.
• NDA reciproco (bilaterale). Entrambe le parti divulgano e ricevono, quindi ciascuna è tenuta a proteggere le informazioni dell'altra. Tipico tra due imprese che negoziano una partnership o un'operazione.
• NDA multilaterale. Sono coinvolte tre o più parti e almeno una divulga alle altre. Un unico accordo multilaterale è spesso più semplice di più NDA bilaterali all'interno dello stesso gruppo.

Sapere quale ruolo ricopre cambia il modo in cui legge il documento. La parte ricevente guarderà anzitutto al peso degli obblighi e alla loro durata. La parte divulgante guarderà anzitutto se la definizione di informazione riservata è abbastanza ampia da coprire ciò che sta effettivamente condividendo.

Clausole essenziali di un NDA

Un NDA è breve rispetto alla maggior parte dei contratti, ma poche clausole ne sostengono quasi tutto il peso. Questa sezione ne offre una panoramica. Per una lettura dettagliata clausola per clausola prima della firma, veda che cosa verificare in un NDA.

• Definizione di informazione riservata. È il cuore dell'accordo e traccia il confine di ciò che è protetto. Troppo stretta, e i segreti veri restano fuori. Troppo ampia, e la clausola diventa difficile da far valere.
• Esclusioni dalla riservatezza. Le eccezioni consuete riguardano le informazioni già pubbliche, quelle già note alla parte ricevente, quelle sviluppate in modo indipendente e quelle ottenute lecitamente da terzi. La maggior parte degli NDA consente inoltre la comunicazione imposta dalla legge o da un provvedimento giudiziario.
• Obblighi della parte ricevente. Che cosa deve fare: mantenere l'informazione segreta, utilizzarla solo per la finalità concordata e limitarne l'accesso a chi ne ha effettivo bisogno.
• Durata. Per quanto tempo resta in vita l'obbligo di riservatezza. Può essere fissata in un numero determinato di anni oppure, per veri segreti commerciali, protrarsi finché l'informazione resta segreta.¹
• Restituzione o distruzione delle informazioni. L'obbligo di restituire o distruggere il materiale riservato alla cessazione dell'accordo o su richiesta.
• Rimedi in caso di violazione. Che cosa può far valere la parte divulgante se l'impegno viene meno. Poiché il denaro raramente cancella una divulgazione, gli NDA aprono spesso, oltre al risarcimento, la via a un provvedimento del giudice che vieti ulteriori divulgazioni.¹
• Legge applicabile e foro competente. Quale diritto governa l'accordo e dove si risolvono le controversie.

Date chiave e fasi del ciclo di vita

Un NDA sembra un documento una tantum, ma ha un ciclo di vita, e sono proprio le sue date a perdersi per prime dopo la firma.

• Data di efficacia. Quando iniziano gli obblighi. Non coincide sempre con la data della firma, quindi verifichi il testo. Gli NDA si firmano abitualmente in forma elettronica e valgono le stesse regole di qualsiasi altro contratto d'impresa. Veda se una firma elettronica è giuridicamente vincolante.
• Periodo di divulgazione. La finestra durante la quale le informazioni condivise sono trattate come riservate. Alcuni NDA proteggono soltanto ciò che è stato scambiato entro un periodo definito.
• Durata dell'accordo. Per quanto tempo l'accordo nel suo complesso resta in vigore.
• Periodo di sopravvivenza. L'obbligo di riservatezza sopravvive spesso all'accordo stesso. È comune che un NDA scada mentre il dovere di segretezza su determinate informazioni prosegue per un numero fisso di anni, o a tempo indeterminato per i segreti commerciali.
• Scadenza. Il momento in cui l'obbligo di riservatezza si estingue. Da lì in poi le parti sono in linea di principio libere, salvo che un'altra clausola prolunghi il vincolo.¹
• Termine per restituzione o distruzione. La data entro cui il materiale deve essere restituito o distrutto, di norma attivata dalla cessazione dell'accordo o da una richiesta scritta.

Il rischio ricorrente è semplice: obblighi che restano in vita molto dopo che tutti sono passati ad altro. Un NDA firmato per un'operazione mai realizzata può vincolarla ancora anni dopo, e l'unico modo per governarlo è registrarne le date chiave dove le rivedrà davvero.

Rischi ed errori più comuni

La maggior parte dei problemi legati agli NDA non sono violazioni clamorose. Sono cedimenti più silenziosi nella redazione e nel monitoraggio.

• Una definizione troppo ampia o troppo stretta. Una definizione smisurata di informazione riservata è più difficile da far valere, una troppo stretta lascia scoperti i segreti che contano davvero. Questa clausola merita più attenzione di ogni altra.
• Esclusioni mancanti. Senza eccezioni per le informazioni pubbliche, già note o sviluppate in modo indipendente, la parte ricevente può ritrovarsi vincolata al segreto su elementi che già conosceva o che avrebbe potuto apprendere liberamente.
• Riservatezza senza termine. Un obbligo a tempo indeterminato può essere appropriato per i segreti commerciali. Applicato a normali informazioni aziendali, produce un onere difficile da giustificare e difficile da presidiare.
• Dare per scontato che ogni NDA sia opponibile. Non lo è. Un patto di riservatezza sottoscritto prima dell'insorgere della controversia non può impedire a nessuno di parlare di una violenza sessuale o di una molestia sessuale.⁴ Gli accordi redatti in modo troppo ampio incontrano inoltre limiti quando comprimono diritti protetti dei lavoratori.¹ Nemmeno una comunicazione imposta dalla legge, da un giudice o da un'autorità di vigilanza si neutralizza per contratto. Un NDA non è un modo per aggirare la legge.
• Perdere le tracce dopo la firma. L'errore più frequente è amministrativo. L'accordo viene archiviato e dimenticato, le scadenze e gli obblighi di restituzione restano senza presidio e nessuno si accorge di quando un vincolo si estingue o di quando un termine di restituzione è passato.

I primi quattro errori sono questione di redazione e revisione. L'ultimo è questione di gestione contrattuale, ed è quello che dopo la firma dipende più di tutti da lei.

Contratti collegati

L'NDA convive con altri accordi, e conviene sapere dove passano i confini.

• Impegno di confidenzialità. In genere lo stesso strumento di un NDA sotto un nome diverso.¹
• Patti di non concorrenza e di non sollecitazione. Limitano ciò che una persona può fare (lavorare per un concorrente, contattare clienti o dipendenti) e non ciò che può divulgare. Vengono spesso confusi con l'NDA, ma perseguono una finalità diversa e incontrano limiti giuridici più stringenti.
• Accordo sul trattamento dei dati. Quando entrano in gioco dati personali, la riservatezza da sola non basta. Questo accordo disciplina come una parte tratta dati personali per conto di un'altra. Veda che cos'è un accordo sul trattamento dei dati per la distinzione.
• Contratto quadro, capitolato di lavoro e lettera d'incarico. In un rapporto di servizi la riservatezza è di solito una clausola all'interno di un contratto più ampio. Veda che cos'è un capitolato di lavoro e che cos'è una lettera d'incarico.
• Accordo sul livello di servizio. Un allegato affine che ritroverà spesso nello stesso rapporto con il fornitore. Veda che cos'è un accordo sul livello di servizio.

L'NDA compare più spesso come clausola di riservatezza inserita in questi contratti più ampi che come documento firmato a sé, quindi vale la pena verificare se l'operazione che ha davanti richieda davvero un accordo separato.

Checklist per la gestione contrattuale

Il valore di un NDA nasce dalla sua applicazione, e applicarlo presuppone sapere che cosa si è accettato. Una volta firmato, registri e monitori quanto segue.

Che cosa registrare	Di che cosa si tratta	Che cosa attiva
Parti e ruoli	Chi divulga e chi riceve	Determina di quali obblighi tenere traccia
Data di efficacia	Quando iniziano gli obblighi	Il punto di partenza di tutte le scadenze successive
Durata e scadenza	Quando l'accordo cessa	Una verifica prima di contare su una tutela forse già esaurita
Periodo di sopravvivenza	Per quanto la riservatezza sopravvive all'accordo	Obblighi che proseguono dopo la fine della durata
Termine per restituzione o distruzione	Quando il materiale va restituito o distrutto	Un'attività da svolgere alla cessazione o su richiesta
Finalità consentita	Per che cosa l'informazione può essere usata	Un controllo a ogni riutilizzo dell'informazione
Legge applicabile e foro	Quale diritto si applica e dove si discute	Dove e come si svolgerebbe una controversia

L'obiettivo pratico è che nessun obbligo sopravviva in silenzio all'attenzione che gli dedica. Una piattaforma di gestione contrattuale aiuta a ottenerlo: raccoglie gli NDA firmati in un unico posto, estrae automaticamente date e parti rilevanti e avvisa prima che scadano i periodi di sopravvivenza o i termini di restituzione, così gli obblighi restano visibili dopo la firma invece di finire in una cartella che nessuno apre. Se vuole centralizzare e monitorare gli NDA insieme al resto dei suoi contratti, può provare Contracko gratuitamente.

Fonti

Le immagini di questo articolo sono state generate con l'aiuto dell'IA.

Footnotes

1. Legal Information Institute, Cornell Law School, "Non-disclosure agreement (NDA)", dizionario giuridico Wex. Definisce l'NDA come un contratto per mantenere riservate determinate informazioni, descrive che cosa protegge (segreti commerciali, trattative commerciali, informazioni sui clienti), tratta durata e rimedi compresa l'inibitoria e segnala i limiti derivanti dallo Speak Out Act e dal National Labor Relations Act. law.cornell.edu/wex/non-disclosure_agreement_(nda) ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹

2. Icertis, "What is a Non-Disclosure Agreement (NDA)?" descrive le tre forme standard dell'NDA: unilaterale, bilaterale (reciproca) e multilaterale. icertis.com/contracting-basics/what-is-an-nda/ ↩ ↩²

3. Defend Trade Secrets Act of 2016, 18 U.S.C. 1836, istituisce un'azione civile federale con cui il titolare di un segreto commerciale può agire contro l'appropriazione illecita, con rimedi che comprendono l'inibitoria e il risarcimento del danno. law.cornell.edu/uscode/text/18/1836 ↩

4. Speak Out Act, Public Law 117-224, in vigore dal 7 dicembre 2022, rende inefficaci le clausole di riservatezza e di non denigrazione pattuite prima della controversia nelle vertenze su violenza sessuale o molestie sessuali. congress.gov/117/plaws/publ224/PLAW-117publ224.htm ↩ ↩²