Cos'è un contratto di gestione immobiliare

Un contratto di gestione immobiliare è un contratto scritto di prestazione di servizi con cui un proprietario incarica un gestore di amministrare un immobile per conto del proprietario, e che stabilisce che cosa il gestore è autorizzato a fare, come viene compensato e in che modo rende conto delle somme che incassa. È un mandato tra proprietario e gestore. Non è un contratto di locazione.

Questa sola distinzione risolve gran parte della confusione intorno al documento. La locazione è il contratto con cui una parte si obbliga a far godere all'altra una cosa mobile o immobile per un dato tempo, verso un determinato corrispettivo (articolo 1571 del Codice civile). Un contratto di gestione non trasferisce alcun godimento. Il gestore non ottiene mai il diritto di occupare l'immobile. Ottiene il potere di agire in nome del proprietario: pubblicare annunci, valutare i candidati, firmare contratti di locazione, incassare i canoni, incaricare imprese e notificare disdette. La locazione resta giuridicamente in capo al proprietario, e il gestore la sottoscrive di norma come rappresentante, non come parte.

Lo strumento porta più nomi che indicano la stessa cosa: contratto di gestione immobiliare, contratto di amministrazione immobiliare, mandato di gestione e, nel linguaggio corrente, incarico di gestione locativa. Le varianti che contano nella pratica sono la gestione locativa residenziale (unità singola o intero stabile), la gestione di immobili commerciali e direzionali, l'amministrazione di condominio e la gestione di locazioni brevi e turistiche. Due documenti vicini sono in realtà strumenti diversi e sono trattati più avanti: l'incarico di sola intermediazione, che si esaurisce quando il conduttore è collocato, e l'incarico di vendita, che riguarda l'alienazione dell'immobile.

Questa guida è informazione generale e non consulenza legale. Dove il diritto italiano è particolarmente esplicito la norma viene citata; quelle regole valgono per l'Italia.

Perché i proprietari firmano questo contratto

La ragione quotidiana è la capacità operativa. Un proprietario che vive altrove, che detiene l'immobile tramite una società o che gestisce più unità di quante una persona possa seguire ha bisogno di qualcuno sul posto che risponda al telefono alle due di notte e sia presente quando arriva l'impresa.

La ragione normativa in Italia funziona in modo diverso da quanto molti si aspettano, e vale la pena capirla prima di firmare. Amministrare immobili per conto del proprietario è un mandato, non mediazione: la legge 39/1989 e l'obbligo di iscrizione presso il registro delle imprese riguardano chi svolge attività di mediazione, cioè chi mette in relazione due parti per la conclusione di un affare senza essere legato ad alcuna di esse. Chi gestisce un immobile per conto del proprietario agisce invece su incarico di quel proprietario, e a quella attività non si applica un regime autorizzatorio generale paragonabile alla licenza di intermediario richiesta in altri mercati. Molti operatori svolgono entrambe le attività, e in quel caso l'iscrizione riguarda la parte di mediazione.

Per l'amministrazione di condominio, al contrario, il legislatore è intervenuto in modo puntuale. L'articolo 71-bis delle disposizioni di attuazione del Codice civile richiede all'amministratore il godimento dei diritti civili, l'assenza di condanne per determinati reati, l'assenza di protesti, il diploma di scuola secondaria di secondo grado, un corso di formazione iniziale e un aggiornamento periodico. La nomina è obbligatoria quando i condomini sono più di otto. E l'assemblea può subordinare la nomina alla presentazione di una polizza individuale di responsabilità civile professionale.

La conseguenza pratica per la gestione locativa è che il controllo di qualità che altrove deriva da una licenza qui deve uscire dal Suo contratto. Ciò che altri ordinamenti impongono per via amministrativa, qui lo scrive Lei: l'ampiezza dei poteri, il limite di spesa, il conto su cui stanno i depositi cauzionali, la periodicità del rendiconto e la consegna alla cessazione dell'incarico.

Gli usi si assomigliano tra i diversi tipi di immobile: un proprietario non residente che delega un intero portafoglio, un proprietario di immobili commerciali che acquista insieme commercializzazione e manutenzione, un'assemblea condominiale che acquista amministrazione e coordinamento fornitori perché non ha personale proprio, e un investitore il cui finanziatore si attende una gestione professionale dell'immobile.

Le parti del contratto di gestione

Le parti sono due, e conviene essere precisi su chi non lo è.

Il proprietario è il mandante. Può essere una persona fisica, una società di persone o di capitali, un investitore istituzionale oppure, nel condominio, l'assemblea che delibera per la compagine condominiale. Il proprietario resta proprietario, resta giuridicamente locatore nei confronti del conduttore e sopporta la maggior parte del rischio economico.

Il gestore è il mandatario. Di regola è uno studio di amministrazione immobiliare o un'agenzia, che opera attraverso persone indicate per nome. Il suo obbligo centrale è esercitare i poteri delegati nell'interesse del proprietario e rendere conto del denaro di quest'ultimo.

Conduttori e fornitori non sono parti. I diritti di un conduttore nascono dal contratto di locazione, non da questo documento. I fornitori concludono contratti di appalto o di servizio, e se quel contratto vincoli il proprietario o il gestore è esattamente la questione che il contratto di gestione deve risolvere in modo espresso.

Il rapporto di mandato porta con sé una conseguenza che i proprietari trascurano con regolarità. Il contratto concluso dal rappresentante in nome e nell'interesse del rappresentato, nei limiti delle facoltà conferitegli, produce effetto direttamente nei confronti del rappresentato (articolo 1388 del Codice civile). Delegare il lavoro non delega l'esposizione. È precisamente per questo che la clausola sui poteri e la clausola di manleva meritano più attenzione della clausola sul compenso.

Clausole e termini essenziali

Incarico e ampiezza dei poteri

L'incarico individua gli immobili o le unità coperte, precisa se il gestore opera in esclusiva ed elenca ciò che può fare senza consultazione. Il dettaglio portante è il limite di spesa: l'importo oltre il quale una riparazione richiede l'approvazione scritta del proprietario, insieme all'eccezione di urgenza che consente di superarlo quando cede una tubazione. Stabilisca inoltre chi può firmare una locazione, chi determina il canone, chi sceglie i fornitori e chi è autorizzato ad avviare una procedura di sfratto.

Inserisca una clausola che vieti la cessione dell'incarico a un altro operatore senza il Suo consenso scritto espresso. La legge non lo impone, e gli studi di amministrazione vengono ceduti e accorpati.

Compensi, provvigioni e ricarichi

Il compenso di gestione è di solito una percentuale del canone oppure un importo fisso per unità e per mese. La parola che cambia l'economia del contratto è la base di calcolo: canone incassato oppure canone maturato. Accanto compaiono di norma voci separate: un compenso di commercializzazione o di collocamento del conduttore, una provvigione di rinnovo, un diritto di avvio pratica, spese di sopralluogo o di verbale di consegna e un ricarico sui lavori di manutenzione. Raccolga ogni voce in un unico punto del contratto, perché le previsioni sui compensi sparse sono esattamente il modo in cui un 8 per cento di gestione diventa un costo effettivo molto più alto.

Due elementi italiani vanno aggiunti qui. Il compenso di gestione è soggetto a IVA al 22 per cento mentre la locazione abitativa è in regime di esenzione, per cui quell'IVA resta un costo effettivo per un proprietario privato di immobili abitativi e non una partita detraibile. E nell'amministrazione di condominio l'articolo 1129 del Codice civile impone all'amministratore di specificare analiticamente l'importo dovuto a titolo di compenso all'atto dell'accettazione della nomina e a ogni rinnovo, a pena di nullità della nomina stessa. Un preventivo che indichi una cifra complessiva senza il dettaglio delle attività ordinarie e di quelle straordinarie non soddisfa quella regola, ed è il punto da chiarire prima e non dopo.

Fondi del proprietario, conti e riserve

Il gestore detiene denaro che non è suo: canoni, depositi cauzionali e un fondo di funzionamento. Il contratto deve indicare i conti, fissare la soglia minima del fondo e i casi di reintegro, e dire dove sono custoditi i depositi cauzionali.

Due regole si collocano qui sopra il contratto. Per il condominio, l'articolo 1129 del Codice civile impone all'amministratore di far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, e quelle erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente intestato al condominio, e riconosce a ciascun condomino il diritto di chiedere di prendere visione ed estrarre copia della rendicontazione periodica. Per la locazione, il deposito cauzionale non può superare tre mensilità ed è produttivo di interessi legali, che vanno corrisposti al conduttore alla fine di ogni anno. Per la gestione locativa non esiste invece un obbligo generale di conto separato paragonabile a quello condominiale: chieda quindi in modo esplicito se lo studio tiene i fondi dei clienti su un conto dedicato e lo metta per iscritto, perché il patrimonio non separato è quello che si perde in caso di insolvenza del gestore.

Rendiconto e documentazione fiscale

Fissi natura e periodicità delle comunicazioni. Il ritmo mensile è la norma: un prospetto dei canoni, un conto entrate e uscite e copia delle fatture oltre il limite di spesa. Il consuntivo annuale si aggiunge. Nell'amministrazione di condominio il rendiconto condominiale è già disciplinato dall'articolo 1130-bis del Codice civile e deve contenere il registro di contabilità, il riepilogo finanziario e la nota sintetica esplicativa della gestione.

L'Italia non impone al gestore una comunicazione all'Agenzia delle Entrate sui canoni riversati al proprietario. Le scadenze fiscali che toccano davvero questo contratto sono altre e sono precise. Il contratto di locazione va registrato presso l'Agenzia delle Entrate entro trenta giorni dalla stipula o dalla decorrenza, con il modello telematico previsto, salvo l'opzione per la cedolare secca che sostituisce l'imposta di registro e di bollo. E il condominio opera come sostituto d'imposta: sui corrispettivi dovuti per prestazioni relative a contratti di appalto di opere o servizi applica una ritenuta d'acconto del 4 per cento, con il conseguente obbligo di versamento e di certificazione unica al fornitore. Il contratto deve quindi dire chi esegue materialmente questi adempimenti ed entro quando Le trasmette le ricevute, invece di lasciarlo alla prassi dello studio.

Assicurazioni e manleva

Si attenda tre previsioni collegate: le coperture che il proprietario deve mantenere (fabbricato e responsabilità civile verso terzi, e nel condominio la polizza globale fabbricati), le coperture del gestore (responsabilità civile dell'impresa e responsabilità civile professionale), e una clausola di manleva. In questi contratti le manleve operano di norma dal proprietario verso il gestore. Legga fin dove arrivano. Una manleva che copre anche la colpa del gestore stesso, o che non prevede alcun massimale, è un accordo diverso da una limitata alle pretese derivanti da atti compiuti entro i poteri conferiti. Va inoltre ricordato che è nullo qualsiasi patto che escluda o limiti preventivamente la responsabilità per dolo o colpa grave (articolo 1229 del Codice civile), e che nelle condizioni generali predisposte da una sola parte le clausole di limitazione della responsabilità non hanno effetto senza specifica approvazione per iscritto (articolo 1341 del Codice civile).

Parità di trattamento e conformità

I contratti che riguardano abitazioni devono ripartire gli obblighi di conformità relativi alla selezione dei candidati, agli annunci e alle comunicazioni. Il decreto legislativo 215/2003 attua il principio di parità di trattamento indipendentemente dalla razza e dall'origine etnica e comprende espressamente l'accesso all'alloggio tra gli ambiti tutelati. Il testo unico sull'immigrazione qualifica inoltre come discriminazione il comportamento di chi impedisce l'accesso all'alloggio a uno straniero regolarmente soggiornante, con una tutela civile specifica davanti al giudice.

Delegare la selezione non pone il proprietario fuori dalla norma. Preveda quindi nel contratto che il gestore documenti i criteri oggettivi di selezione applicati, i documenti richiesti ai candidati e la ragione dei dinieghi, e che glieli trasmetta su richiesta. Quella tracciabilità è ciò che trasforma una decisione difendibile in una decisione dimostrabile, ed è un motivo in più per leggere con attenzione la ripartizione della manleva.

Durata, rinnovo e cessazione

Annoti la durata iniziale, il meccanismo di rinnovo, il termine di preavviso per il recesso, se ciascuna parte possa recedere liberamente o solo per inadempimento, e ogni penale per cessazione anticipata. Tre elementi italiani. Nell'amministrazione di condominio l'incarico dura un anno e si intende rinnovato per uguale durata, e l'assemblea può revocare l'amministratore in ogni tempo. Nella gestione locativa la durata è liberamente pattuita, ma il mandato è per sua natura revocabile e la disciplina del recesso è quella che il contratto scrive, quindi legga che cosa è stato messo al posto della regola generale. Infine, nelle condizioni generali predisposte dal gestore, le clausole che prevedono la tacita proroga o rinnovazione del contratto, la facoltà di recedere o di sospendere l'esecuzione e le limitazioni di responsabilità richiedono una specifica approvazione per iscritto per avere effetto.

Date e scadenze del contratto

In questo contratto vivono quattro gruppi di date, e di norma solo il primo finisce in agenda.

La durata. Data di decorrenza, data di scadenza e, più importante di entrambe, il termine ultimo per comunicare la disdetta. Quel termine cade un certo numero di giorni o di mesi prima della scadenza, ed è la data che decide davvero se il contratto si rinnova.

Obblighi ricorrenti. La data del rendiconto mensile, quella del consuntivo annuale, la scadenza dei certificati assicurativi di entrambe le parti, la data in cui può essere proposto un adeguamento del compenso e l'evento che fa scattare il reintegro del fondo. Per la locazione si aggiungono l'aggiornamento annuale del canone secondo l'indice pattuito e, per il condominio, l'assemblea ordinaria e l'approvazione del rendiconto.

Consegna dopo la cessazione. È il gruppo che i proprietari scoprono troppo tardi. Il diritto italiano non fissa qui un calendario a scaglioni. L'articolo 1129 del Codice civile stabilisce che alla cessazione dell'incarico l'amministratore di condominio è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso relativa al condominio e ai singoli condomini e a eseguire le attività urgenti per evitare pregiudizi agli interessi comuni, senza diritto a ulteriori compensi, e l'articolo 1713 obbliga il mandatario a rendere il conto del suo operato e a rimettere al mandante tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato. Dicono che si deve consegnare, non entro quando. Scriva quindi Lei i termini, voce per voce: elenco di tutti i depositi cauzionali con l'indicazione del conto su cui si trovano, riversamento dei fondi residui, elenco finale di crediti e debiti, riconciliazione bancaria di chiusura e consegna di contratti di locazione, domande, verbali di consegna, autorizzazioni, comunicazioni, planimetrie, verbali di verifica degli impianti, contratti di manutenzione, chiavi e garanzie. Ciò che non scrive non arriva da solo.

Le date delle locazioni sottostanti. Ogni locazione firmata dal gestore ha una propria scadenza, un rinnovo e un termine di disdetta, oltre alla registrazione e alle proroghe da comunicare. Appartengono allo stesso calendario del contratto di gestione, ma restano registrazioni distinte. Trasformarle in campi strutturati è esattamente ciò che fa l'estrazione dei dati dei contratti di locazione.

Rischi ed errori frequenti

Archiviarlo con le locazioni e non rileggerlo più. Le locazioni regolano il godimento. Questo documento regola i poteri del gestore, ed è quello che decide che cosa succede quando il rapporto finisce.

Nessun limite di spesa, o nessuna eccezione di urgenza. O il gestore non può agire quando serve, oppure spende senza tetto.

Una base di calcolo del compenso che nessuno ha verificato. Canone maturato al posto di canone incassato, ricarichi non dichiarati sulla manutenzione e ristorni riconosciuti al gestore dai fornitori cambiano tutti e tre il costo reale. Chieda in modo esplicito se il gestore guadagna qualcosa dai fornitori che sceglie.

Una manleva che assorbe l'eccezione per colpa. Il proprietario firma una formula ampia e poi scopre che copre condotte che non ha mai autorizzato.

Ritenere che delegare trasferisca la responsabilità. Non è così. Il contratto concluso dal rappresentante nei limiti dei poteri conferiti produce effetto direttamente verso il rappresentato, che resta locatore nei confronti del conduttore.

Un rinnovo tacito sfuggito. L'evento visibile è il rinnovo. A provocarlo è stato un termine di disdetta scaduto prima, a volte mesi prima.

Non sapere su quale conto stanno i depositi cauzionali. Alla fine del contratto vanno conteggiati e trasferiti. Se nessuno ha annotato dove si trovano, quel conteggio diventa una discussione, mentre l'obbligo di restituzione e gli interessi legali maturati continuano a correre.

Recedere senza avviare la consegna. Documenti, chiavi, posizioni dei conduttori e fondi residui non arrivano da soli.

Trascurare la registrazione o le comunicazioni fiscali. Il termine di trenta giorni per registrare la locazione e gli adempimenti da sostituto d'imposta del condominio hanno conseguenze economiche che ricadono sul proprietario o sulla compagine condominiale, non sullo studio, se il contratto non dispone diversamente.

Un compenso non specificato analiticamente in condominio. L'omissione incide sulla validità della nomina, e non è un problema che si sistema più avanti con una fattura.

Contratti collegati

• Contratto di locazione. Lo strumento rivolto al conduttore, quello che trasferisce il godimento. Un contratto di gestione autorizza il gestore a firmare locazioni; non è una locazione. Un modello di contratto di locazione a uso abitativo ne mostra la struttura.
• Contratto di amministrazione di condominio. La stessa forma, con l'assemblea al posto del proprietario, e con obblighi che nascono dal regolamento condominiale e dal Codice civile invece che da un prospetto dei canoni. Lo strumento di analisi dei contratti di amministrazione condominiale copre questa variante.
• Incarico di sola intermediazione o di collocamento. Compenso una tantum per trovare e collocare un conduttore, senza gestione continuativa. Alcuni proprietari lo sottoscrivono credendo di aver acquistato una gestione completa.
• Incarico di vendita. Il potere di promuovere la vendita dell'immobile, non di amministrarlo.
• Contratto quadro di servizi. Frequente quando un unico gestore segue un proprietario con più immobili, con un allegato per ciascuno al di sotto.
• Contratti con i fornitori. Verde, impianti termici e di climatizzazione, pulizie e vigilanza, firmati in forza dei poteri conferiti. Verifichi se vincolano il proprietario e se sopravvivono alla cessazione del contratto di gestione.

Checklist per la gestione contrattuale

Da registrare alla firma

1. Registri gli immobili specifici e il numero di unità coperte dal contratto, come elenco e non come "il portafoglio".
2. Registri se l'incarico è in esclusiva, il limite di spesa per singolo intervento e l'importo dell'eccezione di urgenza.
3. Riporti parola per parola la base di calcolo del compenso: la percentuale, se si applica al canone incassato o maturato, e ogni voce separata di commercializzazione, rinnovo, avvio, sopralluogo e ricarico.
4. Registri quale conto porta i fondi di gestione, quale il fondo di funzionamento e la sua soglia minima, e dove si trovano i depositi cauzionali.
5. Calcoli il termine ultimo di disdetta a ritroso dalla scadenza e lo conservi come campo autonomo, non solo la data di scadenza.
6. Registri la periodicità di rendiconto promessa e la data in cui è atteso il primo prospetto al proprietario.
7. Indichi chi approva dal lato proprietario le spese oltre il limite e chi è il referente assegnato dallo studio.
8. Alleghi allo stesso fascicolo i requisiti professionali dell'amministratore e il certificato in corso di validità della sua polizza di responsabilità civile professionale.

Da impostare come promemoria

9. Il termine ultimo di disdetta, più un promemoria anticipato che lasci tempo reale per decidere e per trovare un sostituto.
10. La scadenza dei certificati assicurativi di responsabilità civile dell'impresa e professionale del gestore.
11. Il termine di trenta giorni per la registrazione di ogni nuova locazione e le scadenze annuali collegate.
12. Il consuntivo annuale e, in condominio, l'assemblea ordinaria e l'approvazione del rendiconto.

Da rivedere con cadenza

13. Ogni mese, confronti il prospetto al proprietario con la base di calcolo del compenso e verifichi che ogni riparazione oltre il limite porti un'approvazione scritta.
14. Ogni trimestre, confronti le fatture dei fornitori con il ricarico dichiarato e verifichi il fondo rispetto alla sua soglia minima.
15. Ogni anno, verifichi che requisiti professionali e coperture assicurative siano ancora validi, e confronti il compenso con quanto costa oggi far funzionare il portafoglio.
16. Alla cessazione, apra le voci di consegna come attività con data: elenco dei depositi cauzionali, fondi residui, crediti e debiti, riconciliazione bancaria, documentazione e chiavi.

Se desidera una lettura di un documento specifico prima di firmarlo, lo strumento di analisi dei contratti di gestione immobiliare esegue un'analisi con IA su un contratto caricato. Copre il compenso di gestione ed eventuali provvigioni di commercializzazione o di rinnovo, l'ampiezza dei poteri del gestore inclusi i limiti di spesa, la commercializzazione e la scelta dei fornitori, gli obblighi di manutenzione e di fondo di riserva, i requisiti di manleva e di assicurazione posti a carico del proprietario, i doveri di rendiconto, e le previsioni su durata, rinnovo e cessazione.

Una volta che il contratto è attivo, il lavoro è tenuta dei dati. Contracko conserva i contratti di gestione, le loro appendici e le locazioni che stanno al di sotto in un unico archivio consultabile, usa l'IA per estrarre elementi come parti, date, importi e obblighi, e supporta campi personalizzati per esattamente ciò che questo contratto richiede di monitorare e che un contratto generico non prevede: il limite di spesa, la base di calcolo del compenso, la soglia minima del fondo e l'approvatore indicato. I promemoria di scadenza tengono i termini di disdetta, e la reportistica offre una vista di portafoglio invece che un documento alla volta. I team che operano su questa scala possono vedere come si inserisce in un'attività di gestione immobiliare o di gestione di immobili commerciali. È disponibile una prova gratuita, senza carta di credito.

Le immagini di questo articolo sono state generate con l'aiuto dell'IA.