Vad är ett byggavtal? Prissättning och klausuler

Ett byggavtal är avtalet mellan den part som betalar för ett byggprojekt och den part som utför arbetet. Det fastställer arbetsomfattningen, priset och hur det beräknas, tiden som medges, kvalitetsstandarden och vem som bär var och en av de risker en byggarbetsplats ger upphov till. Det omfattar uppförande, ändring eller reparation av byggnader, anläggningar och annan fast egendom, vilket ligger nära hur federala upphandlingsregler i USA definierar den underliggande verksamheten.[2]

Det som avgör vad ett specifikt avtal förbinder dig till är prissättningsstrukturen, och den syns inte på titelbladet. Två dokument som båda kallas byggavtal kan fördela kostnadsrisken i motsatta riktningar beroende på om priset är ett fast pris, en kostnadsersättning, ett arvodeskort, en förteckning över enhetspriser eller ett kostnadstak. Hur du fakturerar, vad en ändringsorder är värd och vad som händer när marken inte är vad ritningarna visade följer allt av detta.

Den här guiden täcker namngivningen, parterna, de fem prissättningsstrukturerna och risken var och en förflyttar, klausulerna som skapar arbete efter signeringen, datumen att följa upp när bygget har startat och en checklista att köra mot ett levande avtal. Den använder amerikanska federala regler och delstatliga lagar som genomgående exempel. Innehållet är allmän information, inte juridisk rådgivning, och byggrätt är i hög grad specifik för varje delstat.

Vad ett byggavtal kallas

Byggavtal, entreprenadavtal, byggnadsavtal, byggkontrakt, entreprenörsavtal och utförandeavtal benämner alla samma instrument. Ingen av dem är en egen juridisk kategori, och ingen av dem säger hur jobbet är prissatt. Om ett dokument har titeln "byggavtal" och ett annat "entreprenadavtal" är titeln inte skillnaden.

Två saker varierar, och de blandas ofta ihop. Den första är prissättningsstrukturen: fast pris, kostnadsersättning, löpande räkning, enhetspris eller garanterat maximalpris. Det är axeln som flyttar pengar. Den andra är utförandemetoden. Federala regler definierar design-bid-build som "den traditionella utförandemetoden där projektering och byggande sker i sekvens och upphandlas separat med två avtal och två entreprenörer", och design-build som att "kombinera projektering och byggande i ett enda avtal med en entreprenör".[2] Utförandemetoden avgör vem som äger projekteringsrisken, prissättningsstrukturen avgör vem som äger kostnadsrisken, och endera kan kombineras med vilken som helst av de andra.[2]

En sak till: det signerade avtalet är vanligtvis det kortaste dokumentet i samlingen. Det fullständiga avtalet innehåller normalt allmänna bestämmelser, kompletterande bestämmelser, ritningar, specifikationer, tillägg som utfärdats under anbudsförfarandet och en värdelista (schedule of values). AIA publicerar dessa som separata samordnade dokument, där A101 är avtalet mellan beställare och entreprenör för ett fast belopp och A201 är de allmänna bestämmelserna. Konflikter mellan dem är rutin, vilket är anledningen till att standardformulär anger en rangordning. Federala byggavtal föreskriver att när ritningar och specifikationer skiljer sig åt "ska specifikationerna gälla".[2] Hitta motsvarande regel i ditt eget avtal innan du behöver den.

Hur ett underentreprenadavtal skiljer sig

Ett underentreprenadavtal är ett närliggande men eget instrument. Byggavtalet löper mellan beställaren och huvudentreprenören. Underentreprenadavtalet löper mellan huvudentreprenören och en fackentreprenör, och beställaren är vanligtvis inte part i det. AIA publicerar de två separat, A101 för avtalet mellan beställare och entreprenör och A401 för avtalet mellan entreprenör och underentreprenör.

I ett typiskt projekt finns båda samtidigt, ofta med dussintals underentreprenadavtal under ett huvudavtal. Länken mellan dem är flow-down: villkor från huvudavtalet förs in i varje underentreprenadavtal så att huvudentreprenören inte lovar beställaren något som dess fackentreprenörer inte har lovat den. Flow-down är ibland obligatoriskt. I federala byggavtal måste huvudentreprenören i varje underentreprenadavtal ta in en klausul som förpliktar den att betala underentreprenören "senast 7 dagar efter mottagen betalning", en klausul om dröjsmålsränta och ett krav på att föra båda vidare till sina egna lägre nivåer.[2]

Testet för vilket dokument du håller i är parterna, inte titeln. Om den betalande parten är beställaren är det byggavtalet. Om det är en annan entreprenör är det ett underentreprenadavtal, och en del av villkoren som binder det finns i ett dokument du kanske inte har i arkivet. För klausulens anatomi, se Contrackos post i klausulbiblioteket om underentreprenad; granskningsverktyget för underentreprenadavtal och kalkylatorn för underentreprenadavtal kontrollerar ett specifikt dokument och räknar ut dess datum.

Vad ett byggavtal är till för

Att definiera arbetet, priset och tiden är den självklara delen, och dessa klausuler är långa eftersom var och en måste överleva mötet med en oförutsägbar arbetsplats. Pris betyder hela mekanismen: när betalningsansökningar lämnas in, vad som måste bifogas, när betalning förfaller och vad som får hållas inne.

Den mindre självklara uppgiften är att avtalet fördelar risk i förväg, utifrån antagandet att arbetsplatsen kommer att bjuda på överraskningar. En klausul om avvikande platsförhållanden (differing site conditions) är det tydligaste exemplet. Den avgör vem som betalar när förhållanden under markytan "väsentligt avviker från vad som anges i detta avtal", och den federala versionen svarar med att ge entreprenören en skälig justering, förutsatt att skriftligt meddelande lämnades skyndsamt innan förhållandena rubbades.[2]

En del av det avtalet skapar överlever arbetet. När ett federalt fastprisavtal för byggarbete innehåller standardklausulen om bygggaranti löper garantin "under en period av 1 år från datumet för slutligt godkännande av arbetet", eller från det datum då myndigheten tar en del av arbetet i besittning före dess, och börjar om för ytterligare ett år för allt som repareras eller byts ut enligt den.[2] Ett avtal som arkiveras vid överlämningen arkiveras medan det fortfarande är aktivt.

Parterna

Beställare. Beställer och betalar arbetet, tillhandahåller platsen och åtkomsten, säkrar finansiering och fattar beslut i tid. Förseningar från beställaren är i sig en schemarisk, vilket är anledningen till att byggavtal lägger beställarens skyldigheter på klockan vid sidan av entreprenörens.

Huvudentreprenör, även kallad generalentreprenör. Utför och samordnar byggandet och innehar avtalet med beställaren, med ansvar för metoder och arbetssätt, arbetsplatsens säkerhet, sekvensering och alla anlitades prestation. I ett design-build-upplägg bär den även projekteringen.[2]

Underentreprenörer och leverantörer. Anlitade av huvudentreprenören, ibland flera nivåer ned. De har inget avtal med beställaren, vilket är anledningen till att mechanics lien-rätter och betalningsgarantier finns: de ger en obetald part på lägre nivå en väg till ersättning som inte är beroende av ett avtal med den som håller pengarna.

Arkitekt eller ingenjör. Projekteringsspecialisten. I design-bid-build-projekt anlitas projekteraren direkt av beställaren och administrerar vanligtvis byggavtalet under arbetet, granskar inlämningar och intygar betalningsansökningar. En entreprenör som åtar sig något för ett fast belopp bär normalt risken för oförutsedda svårigheter, men amerikansk federal avtalsrätt har sedan 1918 slagit fast att "om entreprenören är bunden att bygga enligt planer och specifikationer som beställaren har upprättat, ansvarar entreprenören inte för konsekvenserna av brister i planerna och specifikationerna".[4] Hur långt den fördelningen håller beror på avtalet framför dig och lagen på platsen, så behandla den som en utgångsposition snarare än en garanti.

En garantigivare och en eller flera försäkringsgivare är inte parter i avtalet, men avtalet namnger dem och kräver bevis på vad de har utfärdat.

Hur byggavtal prissätts

Prissättningsstrukturen avgör hur mycket kostnadsrisk varje sida bär. Federala upphandlingsregler beskriver fältet som ett spektrum: avtalstyper "sträcker sig från fast pris, där entreprenören har fullt ansvar för utförandekostnaderna och den resulterande vinsten (eller förlusten), till kostnadsersättning med fast arvode, där entreprenören har minimalt ansvar för utförandekostnaderna och det förhandlade arvodet (vinsten) är fast".[1] Dessa regler styr federala kontrakt snarare än privata arbeten, men de är den tydligaste offentliga beskrivningen av en mekanik som privata byggformulär hanterar på samma sätt.

Fast pris (lump sum)

Ett pris för hela den definierade omfattningen. AIA kallar sin version avtalet mellan beställare och entreprenör där betalningsgrunden är ett fast belopp.

Riskförskjutningen är total: ett avtal med fast pris "lägger maximal risk och fullt ansvar för alla kostnader och resulterande vinst eller förlust på entreprenören", i utbyte mot det starkaste incitamentet att kontrollera kostnader och den lättaste administrativa bördan för båda parter.[1] Om jobbet kostar mer än väntat absorberar entreprenören det; om det kostar mindre behåller entreprenören skillnaden.

Fast pris fungerar när projekteringen är klar och omfattningen entydig, eftersom det är det enda villkoret under vilket en entreprenör kan prissätta risken. Mot en ofullständig projektering omvandlas risken till ändringsorder som förhandlas efter att entreprenören är på plats och inte längre under konkurrenstryck. När priserna är volatila kan ett fast pris bära en indexklausul kopplad till publicerade priser, faktiska kostnader eller ett namngivet index.[1] Om ditt avtal har en sådan är indexet och tröskelvärdet avtalsdata du behöver i arkivet.

Kostnadsersättning (cost-plus)

Beställaren ersätter faktiska tillåtna kostnader och betalar ett arvode ovanpå. Federala regler beskriver detta som betalning av "tillåtna uppkomna kostnader, i den utsträckning avtalet föreskriver", med en uppskattad totalsumma som entreprenören inte får överskrida utan godkännande annat än på egen risk, och förbehåller strukturen för arbete vars krav eller kostnader inte kan fastställas tillräckligt exakt för att prissättas som fast pris.[1] AIA publicerar avtalet om kostnad plus arvode utan garanterat maximalpris som A103.

Här bär beställaren kostnadsrisken. Det är bytet, och det köper möjligheten att börja innan projekteringen är klar. Exponeringen är att ett fast arvode inte rör sig med den faktiska kostnaden, så entreprenören har bara ett minimalt incitament att kontrollera den.[1]

Två klausuler avgör om kostnadsersättning är hanterbar: definitionen av ersättningsgill kostnad, det vill säga vilka lönekostnadspåslag, utrustningspriser, småverktyg, försäkringar och omkostnader som ersätts i stället för att täckas av arvodet, och rätten till revision, utan vilken beställaren ersätter siffror den inte kan kontrollera. Undvik ett arvode satt som en procentandel av den faktiska kostnaden, vilket belönar högre utgifter; federala regler förbjuder det helt.[1]

Löpande räkning (time and materials)

Betalning för arbetade timmar till överenskomna priser som redan inkluderar omkostnader och vinst, plus den faktiska materialkostnaden.[1] Risken ligger hos betalaren, och de federala reglerna säger varför i en rad: ett avtal om löpande räkning "ger inget positivt vinstincitament för entreprenören att kontrollera kostnader eller arbeta effektivt", så det kräver aktiv tillsyn och är förbehållet arbete vars omfattning eller varaktighet genuint inte kan uppskattas från början.[1]

Inom bygg gör det metoden rätt för reparationer, akutarbeten och mindre ändringar, och fel för en definierad byggnad. Om du använder den, fastställ arvodeslistan, inklusive vad varje pris redan täcker så att lönekostnadspåslag inte faktureras två gånger, och ett takpris med en skriftlig underrättelseskyldighet innan taket nås.

Enhetspris (unit price)

Priser per enhet utfört och mätt arbete, som per kubikyard schaktad jord eller per löpmeter rör, tillämpade på uppskattade kvantiteter. Det slutliga priset är priserna multiplicerade med de kvantiteter som faktiskt mäts på plats, så totalsumman är inte känd vid signeringen. Det är standard vid markarbeten, beläggning och ledningsarbeten, där omfattningen är väl definierad till sin art men inte till sin mängd.

Risken är genuint delad: entreprenören bär produktivitetsrisken per enhet, beställaren bär kvantitetsrisken. Det fungerar så länge kvantiteterna håller sig nära uppskattningarna och brister när de inte gör det, eftersom entreprenören fördelade sina fasta kostnader över den uppskattade volymen. Standardformulär hanterar detta med ett tröskelvärde. Enligt den federala klausulen om variation i uppskattad kvantitet ger en faktisk kvantitet mer än 15 procent över eller under uppskattningen endera parten rätt att kräva en skälig justering, beräknad endast på effekten över 115 procent eller under 85 procent.[2]

Den operativa bördan här är mätning. Kvantiteter måste registreras och godkännas allt eftersom arbetet fortskrider, eftersom det som grävdes ned för tre månader sedan inte kan rekonstrueras.

Garanterat maximalpris (GMP)

Ett kostnadsersättningsavtal med ett tak. Beställaren ersätter kostnad plus ett arvode, men entreprenören garanterar att totalsumman inte överstiger en angiven siffra och absorberar allt däröver. AIA publicerar varianterna separat: A102 med garanterat maximalpris, A103 utan.

Beställaren får en tidig start och öppen kostnadsinsyn med ett tak för exponeringen, och entreprenören får sina kostnader täckta upp till taket. Haken är att ett GMP bara är så bra som den omfattning det prissattes mot. Ett tak satt mot en projektering som är 60 procent klar är ett tak på en gissning.

Fyra punkter måste vara uttryckliga: vad GMP:n omfattar och utesluter, vem som äger reserven, vad som händer med besparingar under taket och hur GMP:n justeras för ändringar som beställaren bestämmer. Tystnad kring någon av dem innebär att den förhandlas senare, under tidspress.

Prissättningsstruktur	Vem bär kostnadsrisken	Passar bäst	Det som går fel
Fast pris / fastpris	Entreprenören[1]	Komplett, entydig projektering	Antalet ändringsorder när projekteringen inte är klar
Kostnadsersättning	Beställaren[1]	Genuin kostnadsosäkerhet vid signeringen[1]	Inget incitament till kostnadskontroll, svag definition av ersättningsgill kostnad[1]
Löpande räkning	Betalaren[1]	Reparationer, akutarbeten, okända förhållanden[1]	Inget effektivitetsincitament, inget tak, tillsynsbörda[1]
Enhetspris	Delad: entreprenören på produktivitet, beställaren på kvantitet	Väl definierat arbete med okänd mängd	Kvantitetssvängningar och kvantiteter som inte mäts löpande[2]
Garanterat maximalpris	Entreprenören över taket, beställaren under det	Tidig start med begränsad exponering	Odefinierade regler för reserv, besparingar och GMP-justering

För att få fram de daterade åtagandena ur ett specifikt avtal tar kalkylatorn för byggavtal avtalets datum och returnerar tidsfristerna som följer.

Klausulerna med störst operativ vikt

Omfattning och ändringsorder

Det är i ändringsorder som ett byggavtals kommersiella utfall avgörs, och fällan är vanligtvis procedurell snarare än kommersiell.

Den federala ändringsklausulen visar formen. En skriftlig ändringsorder kan utfärdas när som helst inom den allmänna omfattningen. Varje annan skriftlig eller muntlig instruktion räknas som en ändring endast om entreprenören lämnar skriftligt meddelande som identifierar den som en sådan, och även då, om inte kravet grundar sig på bristfälliga specifikationer, finns ingen justering tillgänglig för kostnader som uppkommit mer än 20 dagar före meddelandet. Entreprenören har sedan 30 dagar på sig att göra sin rätt till justering gällande, om inte myndigheten förlänger perioden, och ingenting kan krävas efter slutbetalning.[2]

Läs det som den allmänna lärdomen även när ditt avtal använder andra siffror. Arbete som utförs på en muntlig instruktion och dokumenteras i efterhand är arbete som utförs på egen risk, och meddelandefrister löper från händelsen, inte från fakturan. Avvikande platsförhållanden fungerar på samma sätt: meddelande ska lämnas "skyndsamt och innan förhållandena rubbas", vilket på en arbetsplats kan betyda samma eftermiddag, och utan det tillåts ingen justering om inte upphandlingstjänstemannen förlänger tiden.[2]

Tidplan, milstolpar och försening

Datumen bildar en kedja, inte ett enda färdigställandedatum. En typisk struktur kräver att entreprenören påbörjar arbetet ett visst antal dagar efter att ha mottagit startbeskedet och slutför det vid ett angivet datum.[2] Fånga datumet för startbeskedet, eftersom andra tidsfrister beräknas från det.

Sen färdigställande har normalt ett angivet pris. Klausuler om viten fastställer ett belopp "för varje kalenderdag av försening till dess att arbetet är slutfört eller godkänt", och i den federala versionen fortsätter de att löpa även om beställaren avslutar entreprenörens rätt att fortsätta.[2] Tidsförlängningar spelar lika stor roll, eftersom en ursäktlig försening som aldrig formellt beviljas lämnar det ursprungliga datumet i kraft.

Väsentligt färdigställande och slutligt färdigställande är olika händelser, och avtalet bör definiera båda och ange vad var och en utlöser. Väsentligt färdigställande är normalt den punkt där beställaren kan ta arbetet i bruk och använda det, och avtal kopplar vanligtvis konsekvenser till det, som minskad retention, men bara i den utsträckning avtalet säger det. Anta inte att garantitiden börjar där: när den federala garantiklausulen används löper den från slutligt godkännande, eller från det datum då myndigheten tar en del av arbetet i besittning tidigare.[2]

Betalningsvillkor och retention

Byggarbete faktureras genom delbetalningar mot utfört arbete, med tyngre underlag än de flesta kommersiella avtal. Federala fastprisavtal för byggarbete föreskriver månatliga betalningar mot uppskattningar av utfört arbete, där varje begäran specificeras mot arbetsmomenten och delas upp per underentreprenör, plus ett intyg om att underentreprenörer har betalats ur tidigare betalningar.[2]

Retention är pengar som hålls inne från varje delbetalning tills arbetet är klart eller nästan klart. Man antar rutinmässigt att det fungerar likadant överallt. Det gör det inte.

I federala fastprisavtal för byggarbete är retentionen villkorad snarare än automatisk: om framdriften är tillfredsställande godkänns betalningen i sin helhet, och endast "om tillfredsställande framdrift inte har uppnåtts" får upphandlingstjänstemannen "hålla inne högst 10 procent av betalningsbeloppet till dess att tillfredsställande framdrift har uppnåtts".[2] Delstatlig lag fungerar annorlunda igen, skiljer sig mellan delstater och har undantag inom varje delstat. Kalifornien begränsar retentionen i offentliga arbeten till 5 procent av betalningen, hela kedjan från offentlig myndighet till huvudentreprenör till underentreprenörer, men taket gäller inte om den upphandlande myndigheten före anbudsförfarandet bedömde att projektet var väsentligt komplext och offentliggjorde grunden och det högre beloppet i anbudshandlingarna.[5] Kalifornien kräver sedan att retentionen frigörs inom 60 dagar efter färdigställandet, med undantag för att en statlig myndighet som håller högst 125 procent av värdet av återstående arbete har 90 dagar.[5] Florida begränsar offentliga myndigheters retention till 5 procent av varje delbetalning, men bestämmelsen gäller inte alls när avtalet anger en total kostnad på 200 000 dollar eller mindre.[7]

Betalningstidpunkten är lika jurisdiktionsberoende. Federala delbetalningar för byggarbete förfaller som standard 14 dagar efter att faktureringskontoret har mottagit en korrekt begäran, en period som upphandlingstjänstemannen kan förlänga för att möjliggöra besiktning, med innehållna belopp förfallna 30 dagar efter godkännande för frigivning och slutbetalning 30 dagar efter korrekt faktura eller godkännande, beroende på vilket som inträffar sist.[2] Delstatliga lagar om snabb betalning sätter sina egna klockor. Kontrollera den lag som gäller för ditt projekt och din projekttyp, eftersom offentligt och privat arbete ofta behandlas olika inom samma delstat.

Garantier, försäkringar och säkerhetsrätter

Dessa tre ger någon en väg till ersättning när avtalet ensamt inte räcker.

Garantier. En garantigivare utfärdar en garanti som säkerställer att entreprenören uppfyller sina skyldigheter, upp till ett angivet garantibelopp. Utförandegarantin "säkerställer utförande och fullgörande av entreprenörens skyldigheter enligt avtalet"; betalningsgarantin "säkerställer betalningar enligt lag till alla som tillhandahåller arbete eller material i utförandet av arbetet".[3] I federala arbeten är de nära nog oundvikliga: Miller Act kräver båda för varje byggavtal över 150 000 dollar, normalt till 100 procent av det ursprungliga avtalspriset, med alternativa betalningsskydd mellan 35 000 och 150 000 dollar, och kravet kan endast efterges för arbete i ett främmande land där garanti är opraktisk eller där en annan lag tillåter det.[3] Huruvida jämförbar garanti krävs i statliga eller kommunala offentliga arbeten är en fråga för den delstatens lag, och privata beställare och långivare kräver ofta garantier genom avtal. För mekaniken bakom den första, se vad en utförandegaranti är.

Försäkring. Försäkringsartikeln listar de försäkringar entreprenören måste teckna, gränserna och de bevis som krävs innan arbetet börjar. Avtal namnger ofta allmänt kommersiellt ansvar, arbetsskadeförsäkring, bilansvar, byggherrerisk och professionellt ansvar, men vilka som gäller är en fråga för det specifika avtalet snarare än en fast standard. Två mekanismer skapar det administrativa arbetet. Försäkringen måste löpa under hela utförandeperioden, så försäkringsbevis som löper ut mitt i projektet måste ersättas innan de upphör. Och uppsägning är normalt meddelandestyrd: en federal klausul, begränsad till fastprisavtal över den förenklade upphandlingströskeln som kräver arbete på en statlig anläggning snarare än federalt byggarbete i allmänhet, gör uppsägning verkningslös till dess att den period som delstatlig lag föreskriver har löpt eller "30 dagar efter att försäkringsgivaren eller entreprenören lämnar skriftligt meddelande", beroende på vilket som är längre, och ålägger entreprenören att förvara varje underentreprenörs försäkringsbevis.[3] Att samla in underentreprenörers försäkringsbevis är en återkommande skyldighet, inte en formalitet.

Säkerhetsrätter. En mechanics lien låter en obetald entreprenör, underentreprenör eller leverantör knyta ett krav till den förbättrade fastigheten. Reglerna om mechanics lien är delstatlig lag, tidsfristerna är korta och att missa en utsläcker vanligtvis rätten i stället för att skjuta upp den. Två delstater visar hur mycket detaljerna skiljer sig. Kalifornien kräver att de flesta fordringsägare lämnar en förhandsanmälan "senast 20 dagar efter att fordringsägaren först har utfört arbete", där ett sent meddelande begränsar kravet till arbete som utförts under de 20 dagarna före delgivningen och därefter,[6] och kräver sedan att en direkt entreprenör registrerar sin säkerhetsrätt före det tidigare av 90 dagar efter färdigställandet eller 60 dagar efter att ägaren registrerar ett meddelande om färdigställande, där den andra perioden är 30 dagar för andra fordringsägare.[6] Florida tillåter i stället ett krav på säkerhetsrätt "senast 90 dagar efter att säkerhetshavaren slutligt tillhandahöll arbete, tjänster eller material". Ett smalt fall har en tidigare klocka: när det direkta avtalet avslutas före färdigställandet och ägaren vidtar åtgärder för att återuppta arbetet enligt section 713.07(4) måste en säkerhetsrätt som redan hade uppkommit registreras inom det tidigare av 90 dagar efter det avslutandet eller 90 dagar efter slutligt tillhandahållande.[7] Samma rätt, olika utlösare, olika klockor.

Avståenden förtjänar samma omsorg. Kalifornien anger att en fordringsägares avstående och frigivning inte frigör ägaren, långivaren eller garantigivaren för betalningsgarantin om den inte "har i allt väsentligt den form som anges i denna artikel", och, för en villkorad frigivning, om det inte finns bevis på betalning.[6] Ett avstående på ett formulär som din delstat inte erkänner kanske inte gör vad den som samlar in det tror. Contrackos påminnelse om tidsfrist för byggrelaterad säkerhetsrätt finns eftersom dessa datum löper från händelser på arbetsplatsen snarare än från avtalsdatum.

Datum och skyldigheter att följa upp

Ett byggavtal faller vanligtvis administrativt snarare än juridiskt. Klausulen var bra. Ingen diarieförde den. Extrahera dessa när arbetet börjar och håll dem någon annanstans än i en enskild persons inkorg.

Vad du bör följa	Varför det spelar roll
Datum för startbesked och påbörjandefristen som löper från det	Andra tidsfrister beräknas från det[2]
Datum för milstolpar, väsentligt färdigställande och slutligt färdigställande	Olika utlösare för retention, garanti, försäkring och slutbetalning
Vitessats och startdatum	Löper per kalenderdag och kan fortsätta efter uppsägning[2]
Sista dag för betalningsansökan och betalningsförfallodagar	Delbetalningar löper i en fast cykel med lagstadgade eller avtalsenliga förfallodatum[2]
Retentionsprocent och utlösare för frigivning	Begränsas och tidsätts av delstatlig lag i många projekt[5][7]
Meddelandefönster för ändringsorder och avvikande platsförhållanden	Rättigheter förloras genom tystnad, och meddelande kan förfalla innan förhållandena rubbas[2]
Frister för förhandsanmälan och registrering av säkerhetsrätt	Beräknas från händelser på arbetsplatsen och är delstatsspecifika[6][7]
Frister för garantikrav	Separata från frister för säkerhetsrätt och ofta kortare
Utgång för försäkringsbevis, inklusive underentreprenörers bevis	Försäkringen måste löpa under hela utförandeperioden[3]
Garantins start och utgång	Enligt den federala klausulen löper den från slutligt godkännande eller tidigare besittningstagande och börjar om för reparerat arbete[2]
Frister för avslutande dokument	Betalningsintyg, garantigivarens samtycke och avståenden från säkerhetsrätter avgör slutbetalningen

Att plocka ut dessa ur en signerad PDF för hand är steget som hoppas över. Contracko konverterar ett byggavtal till CSV, Excel eller JSON, och påminnelsen för byggavtal håller datumen när de väl är extraherade.

Vanliga misstag i hanteringen av byggavtal

Att arbeta på muntliga instruktioner och missa meddelandefönstret som följer. Instruktionen är verklig, arbetet är verkligt och rätten till ersättning är det inte, eftersom det nödvändiga meddelandet aldrig lämnades. Ändringsorder, avvikande platsförhållanden, förseningar och förhandsanmälningar om säkerhetsrätt löper alla från en händelse på arbetsplatsen, så när den kommersiella avdelningen tittar på siffran har klockan ofta redan löpt ut.[2][6]

Att inte förvara hela avtalet. Det undertecknade avtalet arkiveras och de allmänna bestämmelserna, tilläggen och specifikationerna gör det inte, så när en konflikt uppstår kan ingen fastställa vilket dokument som styr.[2]

Att administrera ett avtal som om det vore prissatt på ett annat sätt. Kostnadsersättning utan en skriftlig definition av ersättningsgill kostnad gör varje faktura förhandlingsbar. Enhetspris utan löpande mätning lämnar kvantiteterna till att bli en tvistefråga efter att arbetet har grävts ned. Ett GMP utan regler för reserv och besparingar blir en förhandling i det sämsta ögonblicket.

Att låta retentionen ligga. Retention är pengar som är låsta till dess att en utlösare för frigivning inträffar, och i många projekt ligger en lagstadgad frist bakom. Ingen av dem inträffar av sig själv.[5]

Att behandla överlämningen som slutet. Försäkringen måste vara aktiv till slutet av utförandeperioden, garantiskyldigheter löper förbi den och avslutande dokument avgör slutbetalningen. Inget av det dyker upp av sig självt.[2]

Värden på tvister i byggbranschen och deras vanligaste orsaker samlas i vår avtalshanteringsstatistik.

Besläktade avtal och dokument

• Underentreprenadavtal. Ett eget instrument mellan huvudentreprenören och en fackentreprenör, som skiljs ut ovan.
• Mall för avtal med huvudentreprenör. En utgångsstruktur för instrumentet som beskrivs här.
• Huvudavtal för tjänster för en återkommande relation, där projekt frigörs som arbetsordrar under det, och statement of work som avgränsar vart och ett.
• Service level agreement. För tiden efter överlämningen, när relationen skiftar till underhåll och svarstider.
• Guiden om ESIGN Act. Vad som gör en elektronisk signatur verkställbar.
• Familjer av standardavtal. Merparten av branschen utgår från publicerade formulär i stället för att skriva från grunden: AIA:s dokument A101, A102, A103, A201 och A401 som citeras här, ConsensusDocs, skapat 2007 av en branschkoalition, EJCDC, ett samriskföretag mellan NSPE, ASCE och ACEC som publicerat för ingenjörsledda projekt sedan 1975, och FIDIC för internationella projekt.

Checklista för hantering av byggavtal

Fånga vid signering

1. Registrera prissättningsstrukturen som ett uttryckligt fält. Låt den inte behöva härledas ur betalningsklausulen.
2. Bifoga den kompletta dokumentsamlingen och notera den rangordning avtalet anger.[2]
3. Kopiera ändringsorderproceduren ordagrant, inklusive varje meddelandefrist och vem som får utfärda och acceptera en ändring.[2]
4. Registrera penningvillkoren: kontraktssumman eller uppskattad totalsumma, GMP:n, arvodesgrunden, eventuellt index för upptrappning, retentionsprocenten och utlösaren för frigivning samt vitessatsen.[1][2]
5. Registrera garantibelopp och garantigivare, försäkringar och utgångsdatum samt den interna avtalsägaren och ändringsgodkännaren på båda sidor.[3]

Lägg in i kalendern

6. Varje datum i tabellen ovan, satt tillräckligt tidigt för att kunna agera på snarare än på själva fristen.
7. Särskilt frister för säkerhetsrätts- och garantikrav, beräknade från händelser på arbetsplatsen, eftersom inget i avtalet lyfter fram dem.[6][7]
8. En återkommande påminnelse om cykeln för betalningsansökningar, så att sen betalning syns i stället för att antas.[2]

Granska enligt en rytm

9. Stäm varje månad av godkända ändringsorder mot kontraktssumman. Vid enhetsprisarbete, kom överens om uppmätta kvantiteter medan arbetet fortfarande är synligt;[2] vid kostnadsersättnings- eller GMP-arbete, granska kostnader mot de ersättningsgilla kategorierna och reserven.[1]
10. Kontrollera varje kvartal att underentreprenadavtalens villkor fortfarande för vidare de skyldigheter i huvudavtalet som du är bunden av, inklusive betalningstidpunkt.[2]
11. Bekräfta vid väsentligt färdigställande vilka skyldigheter avtalet flyttar då och vilka som väntar till slutligt godkännande.[2]
12. Bekräfta vid avslutningen att intyg, garantigivarens samtycke och avståenden från säkerhetsrätter samlas in i korrekt lagstadgad form innan slutbetalningen görs.[6]

Innan du signerar kontrollerar granskningsverktyget för byggavtal ett uppladdat avtal mot villkoren ovan. Efter signeringen är arbetet dokumentation, och det pågår i åratal. Contracko lagrar byggavtalet tillsammans med dess allmänna bestämmelser, tillägg, ritningar och ändringsorder i en post med versionshistorik, och använder AI för att extrahera datum, parter, värden, meddelandefrister och anpassade fält så att skyldigheterna inte behöver skrivas in för hand. Påminnelser om utgångsdatum täcker meddelandefönster, milstolpsdatum, försäkringsutgångar och garantins slutdatum, och kan tilldelas kollegan som måste agera på dem. Rapportering täcker förnyelser, leverantörskoncentration och portföljrisk för hela uppsättningen, och exporter inkluderar avtalets granskningslogg så att posten följer med data. Det finns en kostnadsfri provperiod, inget kreditkort krävs.

Om du jämför verktyg snarare än lär dig instrumentet täcker köpguiden för programvara för byggavtalshantering urvalskriterier, och avtalshantering för byggbranschen täcker branschens arbetsflöde.

Källor

[1] Federal Acquisition Regulation, Part 16, Types of Contracts (hur avtal med fast pris, kostnadsersättning och löpande räkning fördelar kostnadsrisk, och förbudet mot prissättning med kostnad plus procentandel). acquisition.gov

[2] Federal Acquisition Regulation, Part 36, Construction and Architect-Engineer Contracts, med byggklausulerna i Part 52 (meddelandefrister för ändringsorder, avvikande platsförhållanden, startbesked, viten, delbetalningar och retention, snabb betalning, kvantitetsvariation vid enhetspris och bygggaranti). acquisition.gov

[3] Federal Acquisition Regulation, Part 28, Bonds and Insurance (Miller Acts garantitrösklar och garantibelopp, samt den begränsade räckvidden för försäkringsklausulen om statliga anläggningar). acquisition.gov

[4] USA:s högsta domstol, United States v. Spearin, 248 U.S. 132 (1918), officiella United States Reports (beställarens implicita garanti för de planer och specifikationer den tillhandahåller). loc.gov

[5] California Public Contract Code, sections 7201 och 7107 (taket på 5 procent för retention i offentliga arbeten, undantaget för väsentligt komplexa projekt och fristen för att frigöra retention). leginfo.legislature.ca.gov

[6] California Civil Code, sections 8204, 8412, 8414 och 8124 (förhandsanmälan, frister för krav på säkerhetsrätt och de lagstadgade formulären för avstående från säkerhetsrätt). leginfo.legislature.ca.gov

[7] Florida Statutes, sections 255.078, 713.08 och 713.07 (retention i offentliga byggprojekt, den avtalsstorlek under vilken den inte gäller och fristen för krav på säkerhetsrätt). leg.state.fl.us

Bilderna i den här artikeln har genererats med hjälp av AI.