Was ist ein Immobilienverwaltungsvertrag

Ein Verwaltervertrag ist ein schriftlicher Dienstleistungsvertrag, mit dem ein Immobilieneigentümer einen Verwalter bestellt, eine Immobilie für Rechnung des Eigentümers zu bewirtschaften, und der festlegt, wozu der Verwalter befugt ist, wie er vergütet wird und wie er über die eingenommenen Gelder Rechenschaft ablegt. Es handelt sich um einen Geschäftsbesorgungsvertrag mit Vollmacht zwischen Eigentümer und Verwalter. Es ist kein Mietvertrag.

Diese eine Unterscheidung räumt den größten Teil der Verwirrung um das Dokument aus. Durch den Mietvertrag verpflichtet sich der Vermieter, dem Mieter den Gebrauch der Mietsache während der Mietzeit zu gewähren, und der Mieter verpflichtet sich zur Zahlung der vereinbarten Miete (§ 535 BGB). Ein Verwaltervertrag überträgt überhaupt keinen Gebrauch. Der Verwalter erhält niemals das Recht, das Gebäude zu nutzen. Er erhält die Befugnis, im Namen des Eigentümers zu handeln: Wohnungen zu inserieren, Bewerber zu prüfen, Mietverträge zu unterzeichnen, Miete einzuziehen, Handwerker zu beauftragen und Erklärungen zuzustellen. Der Mietvertrag besteht rechtlich weiterhin mit dem Eigentümer, und der Verwalter unterzeichnet ihn in der Regel als dessen Vertreter, nicht als Partei.

Das Instrument trägt mehrere Bezeichnungen mit gleicher Bedeutung: Verwaltervertrag, Hausverwaltungsvertrag, Immobilienverwaltungsvertrag und, für vermietete Objekte, Mietverwaltungsvertrag. Die praktisch bedeutsamen Ausprägungen sind die Mietverwaltung von Wohnimmobilien (Einfamilienhaus oder Mehrfamilienhaus), die Gewerbeimmobilienverwaltung, die WEG-Verwaltung und die Verwaltung von Kurzzeitvermietungen. Zwei benachbarte Dokumente sind tatsächlich andere Instrumente und kommen weiter unten vor: der reine Vermittlungsauftrag, der mit der Vermittlung eines Mieters endet, und der Verkaufsauftrag, bei dem es um die Veräußerung geht.

Dieser Leitfaden ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Wo das deutsche Recht ungewöhnlich ausdrücklich ist, wird die Vorschrift genannt; diese Regeln gelten für Deutschland.

Warum Eigentümer einen Verwaltervertrag schließen

Der alltägliche Grund ist Kapazität. Wer auswärts wohnt, seine Immobilie über eine GmbH oder eine Gesellschaft hält oder mehr Einheiten besitzt, als eine Person betreuen kann, braucht jemanden vor Ort, der um zwei Uhr nachts ans Telefon geht und da ist, wenn der Handwerker kommt.

Der regulatorische Grund wiegt schwerer, als die meisten Eigentümer erwarten. Wer gewerbsmäßig Wohnimmobilien für andere verwaltet, benötigt seit dem 1. August 2018 eine Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO. Daran hängt mehr als eine Registrierung. Wohnimmobilienverwalter unterliegen einer Weiterbildungspflicht von 20 Zeitstunden innerhalb von drei Jahren, und die Makler- und Bauträgerverordnung verlangt eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Mindestversicherungssumme von 500.000 Euro je Versicherungsfall und 1 Million Euro für alle Versicherungsfälle eines Jahres. Für die Verwaltung reiner Gewerbeimmobilien besteht diese Erlaubnispflicht nicht. Prüfen Sie deshalb, ob Ihr Verwalter für die konkrete Nutzungsart erlaubt ist, und lassen Sie sich Erlaubnis und Versicherungsnachweis vorlegen, statt sie vorauszusetzen.

Bei der WEG-Verwaltung schreibt das Gesetz die Struktur weitgehend selbst vor. Seit dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz vertritt der Verwalter die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer nach außen (§ 9b WEG), und § 27 WEG bestimmt, welche Maßnahmen er ohne Beschluss treffen darf, nämlich solche von untergeordneter Bedeutung und solche, die zur Abwendung eines Nachteils dringend erforderlich sind. Die Wohnungseigentümer können diese Befugnisse durch Beschluss erweitern oder einschränken, und genau dieser Beschluss gehört neben den Vertrag gelesen. Zusätzlich haben Wohnungseigentümer einen Anspruch auf Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 26a WEG.

Verbreitete Anlässe folgen über die Objektarten hinweg demselben Muster: ein auswärtiger Wohnungseigentümer, der ein ganzes Portfolio delegiert, ein Gewerbeeigentümer, der Vermietung und technisches Gebäudemanagement gemeinsam einkauft, eine Eigentümergemeinschaft, die Verwaltung und Handwerkerkoordination einkauft, weil sie kein eigenes Personal hat, und ein Investor, dessen Finanzierer professionelle Verwaltung für das Objekt erwartet.

Vertragsparteien des Verwaltervertrags

Es gibt zwei Parteien, und es lohnt sich, genau zu benennen, wer keine ist.

Der Eigentümer ist der Auftraggeber. Das kann eine natürliche Person sein, eine GmbH oder Personengesellschaft, ein institutioneller Bestandshalter oder, bei Wohnungseigentum, die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, für die der Beschluss der Eigentümerversammlung handelt. Der Eigentümer bleibt Eigentümer, bleibt rechtlich Vermieter gegenüber dem Mieter und trägt den größten Teil des wirtschaftlichen Risikos.

Der Verwalter ist der Beauftragte und Bevollmächtigte. Das ist meist ein Verwaltungsunternehmen oder ein Maklerhaus, das über namentlich benannte Mitarbeiter arbeitet. Seine Kernpflicht besteht darin, die übertragene Befugnis im Interesse des Eigentümers auszuüben und über dessen Gelder Rechenschaft abzulegen.

Mieter und Dienstleister sind keine Parteien. Die Rechte eines Mieters folgen aus dem Mietvertrag, nicht aus diesem Dokument. Dienstleister schließen Werk- und Dienstverträge, und ob ein solcher Vertrag den Eigentümer oder den Verwalter bindet, ist genau die Frage, die der Verwaltervertrag ausdrücklich beantworten sollte.

Das Vertretungsverhältnis hat eine Folge, die Eigentümer regelmäßig übersehen. Eine Willenserklärung, die der Bevollmächtigte innerhalb der ihm zustehenden Vertretungsmacht abgibt, wirkt unmittelbar für und gegen den Vertretenen (§ 164 Abs. 1 BGB). Wer sich zur Erfüllung seiner Verbindlichkeiten eines Erfüllungsgehilfen bedient, hat dessen Verschulden im selben Umfang zu vertreten wie eigenes (§ 278 BGB). Die Arbeit zu delegieren delegiert das Risiko nicht mit. Genau deshalb verdienen die Vollmachtsklausel und die Freistellungsklausel mehr Aufmerksamkeit als die Vergütungsklausel.

Wesentliche Regelungen und Klauseln

Bestellung und Umfang der Vollmacht

Die Bestellung benennt die erfassten Objekte oder Einheiten, sagt, ob der Verwalter exklusiv tätig wird, und zählt auf, was er ohne Rückfrage tun darf. Das tragende Detail ist die Betragsgrenze: der Betrag, ab dem eine Reparatur die schriftliche Zustimmung des Eigentümers braucht, samt der Notfallausnahme, die den Verwalter bei einem Rohrbruch darüber hinausgehen lässt. Regeln Sie außerdem, wer einen Mietvertrag unterzeichnen darf, wer die Miete festsetzt, wer Dienstleister auswählt und wer befugt ist, eine Kündigung oder Räumungsklage einzuleiten.

Nehmen Sie eine Klausel auf, die eine Übertragung des Vertrags auf ein anderes Unternehmen ohne Ihre ausdrückliche schriftliche Zustimmung ausschließt. Das Gesetz erzwingt das nicht, und Verwaltungsunternehmen werden verkauft und zusammengelegt.

Vergütung, Provisionen und Aufschläge

Die Verwaltervergütung ist meist ein Prozentsatz der Miete oder ein Festbetrag je Einheit und Monat. Das Wort, das die Wirtschaftlichkeit verändert, ist die Bezugsgröße: vereinnahmte Miete oder Sollmiete. Daneben stehen üblicherweise Einzelposten: eine Vermietungs- oder Neuvermietungsprovision, eine Verlängerungsprovision, eine Einrichtungsgebühr, Objektbegehungspauschalen und ein Aufschlag auf Instandhaltungsleistungen. Führen Sie jede Position an einer Stelle auf, denn verstreute Vergütungsregelungen sind der Weg, auf dem aus 8 Prozent Verwaltergebühr ein deutlich höherer effektiver Satz wird.

Zwei deutsche Punkte gehören hierher. Die Verwaltervergütung unterliegt der Umsatzsteuer von 19 Prozent, während die Vermietung von Wohnraum umsatzsteuerfrei ist, sodass diese Vorsteuer bei Wohnimmobilien eine echte Kostenposition bleibt und kein Durchlaufposten wird. Und bei der WEG-Verwaltung entstehen die üblichen Streitpunkte bei den Sondervergütungen für Leistungen außerhalb der Grundvergütung, etwa Anwesenheit bei Handwerkerterminen, Mahnwesen und die Bearbeitung von Beschlussanfechtungen. Lassen Sie sich diese Positionen als abschließende Liste geben.

Eigentümergelder, Fremdgeldkonten und Rücklagen

Der Verwalter hält Gelder, die ihm nicht gehören: Mieten, Kautionen und eine Instandhaltungsrücklage. Der Vertrag sollte die Konten benennen, den Mindestbestand der Rücklage und die Nachschusspflicht festlegen und sagen, wo die Kautionen liegen.

Zwei Vorschriften stehen hier über dem Vertrag. Gewerbliche Verwalter müssen Vermögenswerte des Auftraggebers getrennt von eigenem Vermögen halten; die Makler- und Bauträgerverordnung verlangt diese getrennte Vermögensverwaltung ausdrücklich, und ein Verwalter, der Eigentümergelder auf ein eigenes Geschäftskonto vereinnahmt, verstößt dagegen. Für Wohnraumkautionen gilt § 551 BGB: höchstens drei Monatsmieten ohne Betriebskostenvorauszahlung, zahlbar in drei Raten, getrennt vom Vermögen des Vermieters bei einem Kreditinstitut anzulegen, und die Erträge stehen dem Mieter zu. Die Anlage muss insolvenzfest sein, was in der Praxis heißt, dass ein Sammelkonto ohne Treuhandkennzeichnung ein Mangel ist und keine Verhandlungsposition.

Berichtswesen und steuerliche Unterlagen

Legen Sie Art und Häufigkeit der Berichte fest. Monatlich ist die Norm: eine Mietaufstellung, eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung und Rechnungskopien oberhalb der Betragsgrenze. Jährlich kommen die Jahresabrechnung und die Unterlagen für die Steuererklärung dazu. In der WEG-Verwaltung sind Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und der Vermögensbericht nach § 28 WEG ohnehin gesetzliche Pflicht, und der Vermögensbericht ist der Punkt, an dem Sie den Bestand der Rücklage tatsächlich sehen.

Eine gesonderte Meldepflicht des Verwalters gegenüber der Finanzverwaltung über die an den Eigentümer weitergeleitete Miete kennt das deutsche Recht nicht. Die steuerliche Seite läuft über den Eigentümer: Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung nach § 21 EStG in der Anlage V, bei einer Kapitalgesellschaft über die Körperschaftsteuer, und bei umsatzsteuerpflichtiger Gewerbevermietung über die Umsatzsteuervoranmeldung. Für Betriebskosten gilt zusätzlich eine harte Frist: Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen, und danach sind Nachforderungen ausgeschlossen, sofern der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat (§ 556 Abs. 3 BGB). Diese Frist trifft wirtschaftlich Sie, nicht den Verwalter, weshalb sie als Vertragspflicht mit eigenem Termin im Verwaltervertrag stehen sollte.

Versicherung und Freistellung

Erwarten Sie drei verbundene Regelungen: die Versicherungen, die der Eigentümer zu unterhalten hat (Gebäude- und Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht), die Versicherungen des Verwalters (Betriebshaftpflicht und die nach der Makler- und Bauträgerverordnung vorgeschriebene Berufshaftpflicht) und eine Freistellung. Freistellungen laufen in diesen Verträgen üblicherweise vom Eigentümer zum Verwalter. Lesen Sie, wie weit sie reicht. Eine Freistellung, die auch eigene Fahrlässigkeit des Verwalters abdeckt oder die keine Obergrenze kennt, ist eine ganz andere Vereinbarung als eine, die auf Ansprüche aus einem Handeln innerhalb der übertragenen Befugnis beschränkt ist. In Allgemeinen Geschäftsbedingungen ist ein Ausschluss der Haftung für Vorsatz ohnehin unwirksam, und Haftungsbegrenzungen für grobe Fahrlässigkeit und für Kardinalpflichten halten der Inhaltskontrolle regelmäßig nicht stand.

Gleichbehandlung und Rechtskonformität

Verträge über Wohnraum sollten die Pflichten rund um Bewerberauswahl, Inserate und Erklärungen zuordnen. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz verbietet bei zivilrechtlichen Massengeschäften eine Benachteiligung aus Gründen der Rasse oder der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität (§ 19 Abs. 1 AGG); für Benachteiligungen wegen der Rasse oder der ethnischen Herkunft reicht das Verbot weiter als der Begriff des Massengeschäfts. Für die Vermietung von Wohnraum enthält § 19 AGG zwei praktisch wichtige Einschränkungen: eine unterschiedliche Behandlung kann zulässig sein, soweit sie der Schaffung und Erhaltung sozial stabiler Bewohnerstrukturen und ausgewogener Siedlungsstrukturen dient, und ein Massengeschäft liegt in der Regel nicht vor, wenn der Vermieter insgesamt nicht mehr als 50 Wohnungen vermietet.

Diese zweite Einschränkung ist genau der Punkt, an dem der Verwaltervertrag Klarheit schaffen muss. Wenn ein Verwalter ein Portfolio bündelt, ändert sich die tatsächliche Vermarktungslage, und die Zurechnung von Auswahlentscheidungen wird zur Vertragsfrage. Halten Sie fest, wer die Auswahlkriterien definiert, wer die Ablehnungsgründe dokumentiert und wer Anfragen von Antidiskriminierungsstellen beantwortet. Die Auswahl zu delegieren nimmt den Eigentümer nicht aus dem Gesetz heraus, und das ist ein weiterer Grund, die Zuordnung der Freistellung genau zu lesen.

Laufzeit, Verlängerung und Beendigung

Halten Sie die Erstlaufzeit fest, wie die Verlängerung geschieht, die Kündigungsfrist, ob beide Seiten ordentlich oder nur aus wichtigem Grund kündigen können, und ob eine Ausgleichszahlung bei vorzeitiger Beendigung anfällt. Zwei deutsche Besonderheiten. Bei der WEG-Verwaltung darf die Bestellung höchstens fünf Jahre betragen, bei der erstmaligen Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum höchstens drei Jahre; der Verwalter kann jederzeit abberufen werden, und der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 WEG). Und gegenüber Verbrauchern sind Laufzeitklauseln in Allgemeinen Geschäftsbedingungen begrenzt: Eine stillschweigende Verlängerung ist nur wirksam, wenn der Vertrag danach jederzeit mit einer Frist von höchstens einem Monat gekündigt werden kann, und die Kündigungsfrist vor Ablauf der Erstlaufzeit darf drei Monate nicht überschreiten (§ 309 Nr. 9 BGB).

Termine und Ereignisse im Vertragsverlauf

In diesem Vertrag stecken vier Termincluster, und nur das erste wird üblicherweise notiert.

Die Laufzeit. Beginn, Ende und, wichtiger als beides, der letzte Tag für die Kündigungserklärung. Dieser Tag liegt eine bestimmte Zahl von Monaten vor dem Ende, und er entscheidet tatsächlich darüber, ob sich der Vertrag verlängert.

Wiederkehrende Pflichten. Der monatliche Berichtstermin, die Jahresabrechnung, die Zwölfmonatsfrist für die Betriebskostenabrechnung, der Ablauf der Versicherungsnachweise beider Seiten, der Termin, zu dem eine Vergütungsanpassung vorgeschlagen werden darf, und der Auslöser für die Auffüllung der Rücklage. Bei der WEG-Verwaltung kommen die Eigentümerversammlung und die Vorlage des Vermögensberichts hinzu, beim Wohnimmobilienverwalter der Nachweiszeitraum der Weiterbildungspflicht.

Übergabe nach Beendigung. Das ist das Cluster, das Eigentümer zu spät entdecken. Das deutsche Recht setzt hier keine gestaffelte gesetzliche Uhr. Der Beauftragte ist verpflichtet, alles herauszugeben, was er zur Ausführung des Auftrags erhalten und aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat (§ 667 BGB), und Rechenschaft abzulegen (§ 666 BGB). Das sagt, dass herausgegeben werden muss, nicht bis wann. Schreiben Sie die Fristen deshalb selbst in den Vertrag, und zwar getrennt nach Position: eine Aufstellung aller Mietkautionen mit Kontoangabe, die Auskehrung der verbliebenen Gelder, eine Schlussaufstellung offener Forderungen und Verbindlichkeiten, eine abschließende Kontenabstimmung sowie die Übergabe von Mietverträgen, Bewerbungsunterlagen, Übergabeprotokollen, Genehmigungen, Erklärungen, Plänen, Prüfberichten, Wartungsverträgen, Schlüsseln und Gewährleistungsunterlagen. Was Sie nicht vereinbaren, kommt nicht von selbst.

Termine in den darunterliegenden Mietverträgen. Jeder Mietvertrag, den der Verwalter unterzeichnet, hat eigene Laufzeitenden, Verlängerungsoptionen und Erklärungsfristen. Sie gehören auf dieselbe Kalenderfläche wie der Verwaltervertrag, sind aber eigene Datensätze. Sie in strukturierte Felder zu überführen ist genau das, was Lease Abstraction leistet.

Risiken und typische Fehler

Den Vertrag zu den Mietverträgen ablegen und nie wieder lesen. Die Mietverträge regeln die Nutzung. Dieses Dokument regelt die Befugnis des Verwalters, und es entscheidet darüber, was beim Ende der Zusammenarbeit passiert.

Keine Betragsgrenze oder keine Notfallausnahme. Entweder kann der Verwalter nicht handeln, wenn es nötig ist, oder er kann ohne Obergrenze ausgeben.

Eine Bezugsgröße der Vergütung, die niemand geprüft hat. Sollmiete statt vereinnahmter Miete, nicht offengelegte Aufschläge auf Instandhaltung und Rückvergütungen von Dienstleistern an den Verwalter verändern die tatsächlichen Kosten. Fragen Sie ausdrücklich, ob der Verwalter an den von ihm ausgewählten Firmen mitverdient.

Eine Freistellung, die die Fahrlässigkeitsausnahme verschluckt. Eigentümer unterzeichnen weite Freistellungsformeln und stellen dann fest, dass sie Verhalten abdecken, das sie nie gestattet haben.

Die Annahme, Delegation verschiebe die Haftung. Das tut sie nicht. Der Vertretene wird durch Erklärungen seines Bevollmächtigten unmittelbar berechtigt und verpflichtet und bleibt gegenüber dem Mieter Vermieter.

Eine übersehene stillschweigende Verlängerung. Das sichtbare Ereignis ist die Verlängerung. Ausgelöst hat sie eine Kündigungsfrist, die früher abgelaufen ist, teils Monate vorher.

Nicht zu wissen, auf welchem Konto die Kautionen liegen. Bei Vertragsende müssen sie abgerechnet und übertragen werden. Ist nie festgehalten worden, wo sie liegen, wird aus der Abrechnung ein Streit, während die Pflicht zur insolvenzfesten und getrennten Anlage die ganze Zeit weiterläuft.

Kündigen, ohne die Übergabe in Gang zu setzen. Unterlagen, Schlüssel, Mieterkonten und verbliebene Gelder kommen nicht von allein an.

Die Betriebskostenfrist verstreichen lassen. Eine verspätete Abrechnung kostet Sie die Nachforderung gegenüber dem Mieter, nicht den Verwalter, sofern nicht vertraglich etwas anderes vereinbart ist.

Verwaltung ohne die erforderliche Erlaubnis. Wo die Verwaltung von Wohnimmobilien eine Erlaubnis nach § 34c GewO voraussetzt, ist ein Verwalter ohne diese Erlaubnis auch für den Eigentümer ein Problem, nicht nur für sich selbst.

Verwandte Vertragsarten

• Mietvertrag. Das mieterseitige Instrument, das den Gebrauch überträgt. Ein Verwaltervertrag ermächtigt den Verwalter, Mietverträge zu unterzeichnen; er ist selbst keiner. Eine Vorlage für einen Wohnraummietvertrag zeigt die Struktur.
• WEG-Verwaltervertrag. Dieselbe Form, mit der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer und ihren Beschlüssen an der Stelle des Einzeleigentümers, und mit Pflichten aus Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und Wirtschaftsplan statt aus einer Mietaufstellung. Das Prüftool für Verwalterverträge von Eigentümergemeinschaften deckt diese Variante ab.
• Reiner Vermittlungs- oder Vermietungsauftrag. Einmalige Vergütung für das Finden und Vermitteln eines Mieters, ohne laufende Verwaltung. Eigentümer kaufen das gelegentlich in der Annahme, sie hätten eine Vollverwaltung beauftragt.
• Verkaufsauftrag. Die Befugnis, das Objekt zum Verkauf anzubieten, nicht es zu bewirtschaften.
• Rahmenvertrag. Üblich, wenn ein Verwalter einen Portfolioeigentümer über viele Objekte hinweg betreut, mit einem Einzelblatt je Objekt darunter.
• Dienstleister- und Wartungsverträge. Grünpflege, Heizung und Lüftung, Reinigung und Sicherheit, unterzeichnet unter der übertragenen Vollmacht. Prüfen Sie, ob sie den Eigentümer binden und ob sie die Beendigung des Verwaltervertrags überdauern.

Checkliste für das Vertragsmanagement

Bei Unterzeichnung erfassen

1. Erfassen Sie die konkreten Objekte und Einheitenzahlen, die der Vertrag abdeckt, als Liste, nicht als "das Portfolio".
2. Erfassen Sie, ob die Bestellung exklusiv ist, die Betragsgrenze je Einzelfall und den Betrag der Notfallausnahme.
3. Übernehmen Sie die Bezugsgröße der Vergütung wörtlich: den Prozentsatz, ob er auf vereinnahmte Miete oder Sollmiete anwendbar ist, und jede einzelne Vermietungs-, Verlängerungs-, Einrichtungs-, Begehungs- und Aufschlagsposition.
4. Erfassen Sie, welches Konto die Bewirtschaftungsgelder führt, welches die Rücklage samt Mindestbestand und welches die Kautionen, und ob die Kautionen getrennt und insolvenzfest angelegt sind.
5. Rechnen Sie den letzten Kündigungstag vom Vertragsende zurück und speichern Sie dieses Datum als eigenes Feld, nicht nur das Vertragsende.
6. Erfassen Sie die zugesagte Berichtsfrequenz und das Datum, zu dem die erste Eigentümerabrechnung fällig ist.
7. Benennen Sie den Freigabeberechtigten auf Eigentümerseite für Ausgaben oberhalb der Grenze und den zuständigen Ansprechpartner beim Verwalter.
8. Legen Sie die Erlaubnis nach § 34c GewO und den aktuellen Nachweis der Berufshaftpflichtversicherung des Verwalters zum selben Datensatz.

Erinnerungen einplanen

9. Den letzten Kündigungstag, dazu eine frühere Erinnerung, die genug Zeit lässt, tatsächlich zu entscheiden und Ersatz zu finden.
10. Den Ablauf der Betriebshaftpflicht- und Berufshaftpflichtnachweise des Verwalters.
11. Die Zwölfmonatsfrist für die Betriebskostenabrechnung je Abrechnungszeitraum.
12. Die Jahresabrechnung und, bei WEG-Verwaltung, den Termin der Eigentümerversammlung und die Vorlage des Vermögensberichts.

Regelmäßig prüfen

13. Monatlich die Eigentümerabrechnung gegen die Bezugsgröße der Vergütung abgleichen und prüfen, ob jede Reparatur oberhalb der Betragsgrenze eine schriftliche Freigabe trägt.
14. Quartalsweise Handwerkerrechnungen gegen den offengelegten Aufschlag vergleichen und den Bestand der Rücklage gegen den Mindestbestand prüfen.
15. Jährlich prüfen, ob Erlaubnis und Versicherungen noch bestehen, und die Vergütung daran messen, was die Bewirtschaftung des Portfolios inzwischen kostet.
16. Bei Beendigung die Übergabepositionen als datierte Aufgaben anlegen: Kautionsaufstellung, verbliebene Gelder, Forderungen und Verbindlichkeiten, Kontenabstimmung, Unterlagen und Schlüssel.

Wenn Sie vor der Unterzeichnung eine Einschätzung zu einem konkreten Dokument brauchen, führt das Prüftool für Verwalterverträge eine KI-Analyse eines hochgeladenen Vertrags durch. Sie umfasst die Verwaltervergütung und etwaige Vermietungs- oder Verlängerungsprovisionen, den Umfang der Befugnisse des Verwalters einschließlich Betragsgrenzen, Vermietung und Dienstleisterauswahl, die Pflichten zu Instandhaltung und Rücklage, die Freistellungs- und Versicherungsanforderungen an den Eigentümer, die Berichtspflichten sowie die Regelungen zu Laufzeit, Verlängerung und Beendigung.

Sobald der Vertrag läuft, ist die Arbeit Dokumentation. Contracko hält Verwalterverträge, ihre Nachträge und die darunterliegenden Mietverträge in einem durchsuchbaren Bestand, nutzt KI, um Angaben wie Parteien, Termine, Beträge und Pflichten zu extrahieren, und unterstützt eigene Felder für genau die Dinge, die dieser Vertrag nachverfolgt haben will und ein generischer Vertrag nicht kennt: die Betragsgrenze, die Bezugsgröße der Vergütung, den Mindestbestand der Rücklage und den benannten Freigabeberechtigten. Fristerinnerungen halten die Kündigungstermine, und die Auswertungen geben einen Portfolioblick statt einer Sicht auf ein Dokument nach dem anderen. Teams, die das in größerem Maßstab betreiben, können sehen, wie es in eine Immobilienverwaltung oder eine Gewerbeimmobilienverwaltung passt. Es gibt eine kostenlose Testphase, ohne Kreditkarte.

Die Bilder in diesem Artikel wurden mithilfe von KI erstellt.