O que é um contrato de gestão de imóveis

Um contrato de gestão de imóveis é um contrato escrito de prestação de serviços pelo qual um proprietário incumbe um gestor de explorar um imóvel por conta do proprietário, e que fixa o que o gestor está autorizado a fazer, quanto recebe por isso e de que modo presta contas do dinheiro que cobra. É um mandato celebrado entre proprietário e gestor. Não é um contrato de arrendamento.

Esta única distinção resolve a maior parte da confusão em torno do documento. A locação é o contrato pelo qual uma das partes se obriga a proporcionar à outra o gozo temporário de uma coisa, mediante retribuição, e diz-se arrendamento quando incide sobre coisa imóvel (artigos 1022.º e 1023.º do Código Civil). Um contrato de gestão não transmite gozo algum. O gestor nunca obtém o direito de ocupar o imóvel. Obtém o poder de agir em nome do proprietário: publicar anúncios, avaliar candidatos, assinar contratos de arrendamento, cobrar rendas, contratar empreiteiros e efetuar comunicações. O arrendamento continua juridicamente a existir entre o proprietário e o arrendatário, e o gestor assina-o normalmente na qualidade de representante, não de parte.

O instrumento tem vários nomes que significam o mesmo: contrato de gestão de imóveis, contrato de administração de imóveis, mandato de gestão e, na linguagem corrente, contrato de gestão de arrendamento. As variantes que interessam na prática são a gestão de habitação arrendada (fração isolada ou prédio inteiro), a gestão de imóveis comerciais e de escritórios, a administração de condomínio e a gestão de alojamento local. Dois documentos próximos são na verdade instrumentos distintos e são tratados mais adiante: o contrato de mediação para angariar arrendatário, que se esgota quando o arrendatário é colocado, e o contrato de mediação para venda, que respeita à alienação do imóvel.

Este guia é informação geral e não aconselhamento jurídico. Onde o direito português é particularmente explícito, a norma é indicada; essas regras aplicam-se a Portugal.

Porque os proprietários assinam este contrato

A razão quotidiana é a capacidade. Um proprietário que vive noutro sítio, que detém o imóvel através de uma sociedade ou que gere mais frações do que uma pessoa consegue acompanhar precisa de alguém no local que atenda o telefone às duas da manhã e que esteja presente quando o técnico chega.

A razão regulatória funciona em Portugal de forma diferente do que muitos esperam, e vale a pena compreendê-la antes de assinar. A mediação imobiliária é uma atividade licenciada: a Lei n.º 15/2013 exige licença AMI emitida pelo IMPIC, seguro de responsabilidade civil obrigatório e contrato de mediação escrito. Mediação significa, porém, procurar destinatário para a realização de um negócio, sem estar ligado a qualquer das partes por vínculo de dependência. Gerir um imóvel por conta do proprietário é outra coisa: é um mandato, regulado pelos artigos 1157.º e seguintes do Código Civil, e não está sujeito a esse regime de licenciamento. Muitas empresas exercem as duas atividades, e nesse caso a licença AMI cobre a parte de mediação, não a gestão corrente.

A consequência prática é que o controlo de qualidade que noutros mercados vem de uma licença aqui tem de sair do próprio contrato. Peça a licença AMI quando houver angariação, peça a apólice de responsabilidade civil, e guarde ambos junto ao contrato em vez de os presumir. E escreva aquilo que nenhum regime administrativo escreve por si: o âmbito dos poderes, o limite de despesa, a conta onde estão as cauções, a periodicidade da prestação de contas e a entrega no fim do mandato.

Na administração de condomínio existe um enquadramento legal próprio. As funções do administrador constam do artigo 1436.º do Código Civil, o administrador é eleito pela assembleia por um período de um ano renovável salvo disposição em contrário, e o regime foi revisto pela Lei n.º 8/2022, que reforçou os deveres de informação do administrador, designadamente quanto à declaração de dívidas de cada fração. Acresce que o fundo comum de reserva é obrigatório e corresponde a uma percentagem não inferior a 10 por cento da quota-parte de cada condómino nas despesas de conservação.

Os padrões de utilização repetem-se entre tipos de imóvel: um proprietário não residente que delega uma carteira inteira, um proprietário de espaços comerciais que compra em conjunto a comercialização e a manutenção, uma assembleia de condóminos que compra administração e coordenação de fornecedores por não ter meios próprios, e um investidor cujo financiador espera gestão profissional sobre o ativo.

Partes do contrato de gestão

As partes são duas, e vale a pena ser preciso quanto a quem não é parte.

O proprietário é o mandante. Pode ser uma pessoa singular, uma sociedade, um investidor institucional ou, no caso do condomínio, a assembleia que delibera pelo conjunto dos condóminos. O proprietário continua proprietário, continua juridicamente senhorio perante o arrendatário e suporta a maior parte do risco financeiro.

O gestor é o mandatário. É habitualmente uma empresa de administração de imóveis ou uma agência, que trabalha através de pessoas identificadas pelo nome. A sua obrigação central é exercer os poderes delegados no interesse do proprietário e prestar contas do dinheiro deste.

Arrendatários e fornecedores não são partes. Os direitos de um arrendatário nascem do contrato de arrendamento, não deste documento. Os fornecedores celebram contratos de empreitada ou de prestação de serviços, e saber se esse contrato vincula o proprietário ou o gestor é exatamente a questão que o contrato de gestão deve resolver de forma expressa.

A relação de mandato tem uma consequência que os proprietários deixam passar com frequência. O negócio jurídico realizado pelo representante em nome do representado, nos limites dos poderes que lhe competem, produz os seus efeitos na esfera jurídica deste último (artigo 258.º do Código Civil). Delegar o trabalho não delega a exposição. É precisamente por isso que a cláusula de âmbito de poderes e a cláusula de indemnização merecem mais atenção do que a cláusula de honorários.

Cláusulas e termos essenciais

Mandato e âmbito dos poderes

O mandato identifica os imóveis ou frações abrangidos, indica se o gestor atua em exclusivo e enumera o que pode fazer sem consulta prévia. O detalhe estruturante é o limite de despesa: o montante acima do qual uma reparação exige aprovação escrita do proprietário, com a exceção de urgência que permite ultrapassá-lo quando rebenta uma canalização. Fixe também quem pode assinar um arrendamento, quem determina a renda, quem escolhe os fornecedores e quem está autorizado a instaurar um procedimento de despejo.

Inclua uma cláusula que proíba a cessão do mandato a outra empresa sem o seu consentimento escrito expresso. A lei não a impõe, e as empresas de administração de imóveis são vendidas e fundidas.

Honorários, comissões e margens

Os honorários de gestão são normalmente uma percentagem da renda ou um valor fixo por fração e por mês. A palavra que altera a economia do contrato é a base de cálculo: renda cobrada ou renda vencida. Ao lado surgem em regra rubricas separadas: honorários de angariação ou de colocação de arrendatário, comissão de renovação, custos de abertura de processo, custos de visita ou de auto de entrega e uma margem sobre os trabalhos de manutenção. Reúna todas as rubricas num único ponto do contrato, porque cláusulas de honorários dispersas são exatamente o modo como 8 por cento de gestão se transforma num custo efetivo muito superior.

Dois pontos portugueses acrescem aqui. Os honorários de gestão estão sujeitos a IVA à taxa normal, ao passo que a locação de bens imóveis é isenta, pelo que esse IVA é um custo real para um proprietário particular de habitação e não uma verba dedutível. E na administração de condomínio a distinção que mais gera litígios é entre a avença que cobre a gestão corrente e os atos faturados à parte, como o acompanhamento de obras, a cobrança coerciva de quotas e a emissão de declarações. Peça essa lista fechada por escrito antes de assinar.

Fundos do proprietário, contas e reservas

O gestor detém dinheiro que não é seu: rendas, cauções e um fundo de maneio. O contrato deve identificar as contas, fixar o limiar mínimo do fundo e os casos de reposição, e dizer onde ficam as cauções.

Duas regras impõem-se aqui acima do contrato. No condomínio, o fundo comum de reserva é obrigatório, não pode ser inferior a 10 por cento da quota-parte nas despesas de conservação e destina-se a obras de conservação, pelo que uma conta do condomínio distinta da conta da empresa administradora é o mínimo exigível. No arrendamento, o pagamento antecipado de rendas só pode ser convencionado por período não superior a três meses (artigo 1076.º do Código Civil), o que limita a prática de exigir várias rendas adiantadas a título de garantia. Não existe em Portugal um regime geral de conta cliente para gestores de imóveis equivalente ao de outras profissões, pelo que a separação entre fundos de clientes e fundos próprios é matéria a exigir por contrato: património não separado é património que se perde se a empresa gestora entrar em insolvência.

Prestação de contas e documentos fiscais

Fixe a natureza e a periodicidade da informação. O ritmo mensal é a norma: um mapa de rendas, uma conta de receitas e despesas e cópia das faturas acima do limite de despesa. A prestação de contas anual acresce, e no condomínio é a assembleia que aprova as contas do exercício. O mandatário está obrigado a prestar contas findo o mandato e a entregar ao mandante o que recebeu em execução deste (artigo 1161.º do Código Civil), o que estabelece o dever mas não o prazo.

Portugal não impõe ao gestor uma declaração à Autoridade Tributária sobre as rendas entregues ao proprietário. As obrigações fiscais que este contrato tem mesmo de calendarizar são outras e são precisas. O senhorio deve comunicar o contrato de arrendamento à Autoridade Tributária e liquidar o imposto do selo devido, deve emitir mensalmente o recibo de renda eletrónico no Portal das Finanças salvo dispensa legal, e declara os rendimentos prediais na categoria F do IRS, ou em sede de IRC quando o titular é uma sociedade. Quando o arrendatário dispõe de contabilidade organizada, há ainda retenção na fonte sobre a renda, que se acerta na declaração anual. O contrato deve dizer quem executa materialmente estes atos e em que prazo lhe envia os comprovativos, em vez de deixar isso ao hábito da empresa.

Seguros e cláusula de indemnização

Espere três disposições ligadas: os seguros que o proprietário deve manter (seguro do imóvel e responsabilidade civil, e no condomínio o seguro obrigatório contra o risco de incêndio), os seguros do gestor (responsabilidade civil da atividade e, havendo mediação, o seguro obrigatório associado à licença AMI), e uma cláusula de indemnização. Nestes contratos, estas cláusulas correm em regra do proprietário para o gestor. Leia até onde vão. Uma cláusula que cubra a negligência do próprio gestor, ou que não tenha qualquer limite máximo, é um acordo muito diferente de uma limitada a reclamações emergentes de atos praticados dentro dos poderes conferidos. Recorde-se ainda que, em cláusulas contratuais gerais previamente redigidas por uma das partes, são proibidas as que excluam ou limitem a responsabilidade por danos causados com dolo ou culpa grave, e que uma cláusula desse tipo é nula independentemente de ter sido assinada.

Igualdade de tratamento e conformidade

Os contratos relativos a habitação devem repartir os deveres de conformidade quanto à seleção de candidatos, aos anúncios e às comunicações. A Lei n.º 93/2017 estabelece o regime jurídico da prevenção, proibição e combate à discriminação em razão da origem racial e étnica, cor, nacionalidade, ascendência e território de origem, e identifica expressamente como prática discriminatória a recusa de arrendamento ou de venda de imóvel, com competência da Comissão para a Igualdade e Contra a Discriminação Racial para instruir os processos de contraordenação. A legislação sobre igualdade no acesso a bens e serviços acrescenta outros fatores protegidos.

Delegar a seleção não retira o proprietário do âmbito da lei. Preveja portanto no contrato que o gestor documente os critérios objetivos de seleção aplicados, os documentos pedidos aos candidatos e o motivo das recusas, e que os disponibilize quando solicitados. Essa rastreabilidade é o que transforma uma decisão defensável numa decisão demonstrável, e é mais uma razão para ler com atenção a repartição da cláusula de indemnização.

Se o imóvel for explorado como alojamento local, acresce a conformidade própria desse regime: registo no Registo Nacional de Alojamento Local, indicação do número de registo em toda a publicidade e comunicação de hóspedes às autoridades. Fixe no contrato quem cumpre cada um desses deveres.

Duração, renovação e cessação

Registe a duração inicial, o modo como opera a renovação, o prazo de pré-aviso para denúncia, se qualquer das partes pode denunciar livremente ou apenas com fundamento em incumprimento, e qualquer indemnização por cessação antecipada. Dois pontos portugueses. Na administração de condomínio, o administrador é eleito por um ano, renovável, e a assembleia pode destituí-lo, pelo que o contrato de prestação de serviços com a empresa administradora deve acompanhar essa cadência em vez de a contrariar. E em cláusulas contratuais gerais são proibidas as que estabeleçam prazos excessivos de vigência do contrato ou prazos de denúncia desproporcionados, o que torna sindicável uma renovação automática combinada com um pré-aviso longo.

Datas e marcos do contrato

Neste contrato vivem quatro grupos de datas, e normalmente só o primeiro vai para a agenda.

A duração. Data de início, data de termo e, mais importante do que ambas, a data-limite para comunicar a não renovação. Essa data situa-se um determinado número de dias ou meses antes do termo, e é ela que decide efetivamente se o contrato se renova.

Obrigações periódicas. A data do relatório mensal, a da prestação de contas anual, o vencimento dos comprovativos de seguro de ambas as partes, a data em que pode ser proposta uma atualização de honorários e o gatilho de reposição do fundo de maneio. No arrendamento acrescem a emissão mensal do recibo de renda eletrónico e a atualização anual da renda pelo coeficiente legal, com o pré-aviso exigido. No condomínio acrescem a assembleia ordinária anual e a quotização para o fundo comum de reserva.

Entrega após a cessação. É o grupo que os proprietários descobrem tarde demais. O direito português não fixa aqui um calendário escalonado. O dever de prestar contas e de entregar o que foi recebido em execução do mandato existe, mas sem prazos numerados, o que significa que o contrato tem de os fixar rubrica a rubrica. Escreva-os: relação de todas as cauções com indicação da conta onde se encontram, entrega dos fundos remanescentes, relação final de créditos e dívidas, reconciliação bancária de encerramento e entrega dos contratos de arrendamento, candidaturas, autos de entrega, licenças, comunicações, plantas, relatórios de inspeção, contratos de manutenção, chaves e garantias. Na administração de condomínio há um apoio parcial, porque o administrador cessante está obrigado a entregar a documentação do condomínio ao seu sucessor, mas mesmo aí convém datar cada item. O que não ficar escrito não chega sozinho.

Datas dos arrendamentos subjacentes. Cada arrendamento que o gestor assina tem o seu próprio termo, a sua renovação e o seu prazo de oposição à renovação, além da comunicação fiscal do contrato. Pertencem ao mesmo calendário do contrato de gestão, mas são registos distintos. Convertê-los em campos estruturados é exatamente o que faz a extração de dados de contratos de arrendamento.

Riscos e erros frequentes

Arquivá-lo com os arrendamentos e nunca mais o ler. Os arrendamentos regulam a ocupação. Este documento regula os poderes do gestor, e é ele que decide o que acontece quando a relação termina.

Sem limite de despesa, ou sem exceção de urgência. Ou o gestor não pode agir quando é preciso, ou gasta sem teto.

Uma base de honorários que ninguém conferiu. Renda vencida em vez de renda cobrada, margens não declaradas sobre a manutenção e retornos pagos ao gestor pelos fornecedores alteram, os três, o custo real. Pergunte de forma expressa se o gestor ganha alguma coisa com os fornecedores que escolhe.

Uma cláusula de indemnização que absorve a exceção de negligência. O proprietário assina uma fórmula ampla e depois descobre que cobre condutas que nunca autorizou.

Presumir que delegar transfere a responsabilidade. Não transfere. O negócio celebrado pelo representante dentro dos poderes conferidos produz efeitos na esfera do representado, que continua senhorio perante o arrendatário.

Uma renovação automática que passou despercebida. O acontecimento visível é a renovação. O que a provocou foi um prazo de pré-aviso que terminou antes, por vezes meses antes.

Não saber em que conta estão as cauções. No fim do contrato têm de ser apuradas e transferidas. Se ninguém registou onde estão, esse apuramento transforma-se numa discussão.

Cessar o contrato sem acionar a entrega. Processos, chaves, contas dos arrendatários e fundos remanescentes não chegam por si.

Falhar os deveres declarativos do arrendamento. A comunicação do contrato, o imposto do selo devido e o recibo de renda eletrónico mensal recaem sobre o senhorio, não sobre a empresa gestora, salvo estipulação em contrário no contrato.

Explorar alojamento local sem registo válido. O número de registo tem de constar da publicidade, e a falta dele é um problema do proprietário do imóvel e não apenas de quem o comercializa.

Contratos relacionados

• Contrato de arrendamento. O instrumento dirigido ao arrendatário, aquele que transmite o gozo. Um contrato de gestão autoriza o gestor a assinar arrendamentos; não é um deles. Um modelo de contrato de arrendamento para habitação mostra a estrutura.
• Contrato de administração de condomínio. A mesma forma, com a assembleia de condóminos no lugar do proprietário, e com deveres que nascem do título constitutivo, do regulamento e do Código Civil em vez de um mapa de rendas. A ferramenta de análise de contratos de administração de condomínio cobre esta variante.
• Contrato de mediação para angariar arrendatário. Retribuição única por encontrar e colocar um arrendatário, sem gestão continuada. Alguns proprietários contratam isto convencidos de que contrataram gestão completa.
• Contrato de mediação para venda. O poder de promover a venda do imóvel, não de o explorar.
• Contrato-quadro de prestação de serviços. Frequente quando um mesmo gestor acompanha um proprietário com vários imóveis, com um anexo por imóvel por baixo.
• Contratos com fornecedores. Espaços verdes, climatização, limpeza e segurança, assinados ao abrigo dos poderes delegados. Verifique se vinculam o proprietário e se sobrevivem à cessação do contrato de gestão.

Lista de verificação da gestão contratual

Registar na assinatura

1. Registe os imóveis concretos e o número de frações abrangidas pelo contrato, como lista e não como "a carteira".
2. Registe se o mandato é exclusivo, o limite de despesa por intervenção e o montante da exceção de urgência.
3. Copie a base de cálculo dos honorários palavra por palavra: a percentagem, se incide sobre renda cobrada ou vencida, e cada rubrica separada de angariação, renovação, abertura de processo, visita e margem.
4. Registe que conta suporta os fundos de exploração, qual suporta o fundo de maneio e o seu limiar mínimo, e onde estão depositadas as cauções.
5. Calcule a data-limite de pré-aviso a contar para trás a partir do termo e guarde-a como campo próprio, e não apenas a data de termo.
6. Registe a periodicidade de informação acordada e a data em que é devido o primeiro mapa ao proprietário.
7. Indique quem aprova, do lado do proprietário, as despesas acima do limite, e quem é o interlocutor designado pela empresa gestora.
8. Junte ao mesmo processo a licença AMI quando houver angariação e o comprovativo válido do seguro de responsabilidade civil do gestor.

Programar avisos

9. A data-limite de pré-aviso, mais um aviso anterior que deixe tempo real para decidir e para encontrar um substituto.
10. O vencimento dos comprovativos de seguro de responsabilidade civil do gestor.
11. A emissão mensal do recibo de renda eletrónico e a atualização anual da renda com o respetivo pré-aviso.
12. A prestação de contas anual e, no condomínio, a assembleia ordinária e a aprovação das contas.

Rever com cadência

13. Todos os meses, confronte o mapa entregue ao proprietário com a base de cálculo dos honorários e confirme que cada reparação acima do limite tem aprovação escrita.
14. Todos os trimestres, compare as faturas dos fornecedores com a margem declarada e verifique o fundo comum de reserva face ao seu mínimo.
15. Todos os anos, confirme que licenças e seguros continuam válidos, e confronte os honorários com aquilo que custa hoje operar a carteira.
16. Na cessação, abra os itens de entrega como tarefas com data: relação de cauções, fundos remanescentes, créditos e dívidas, reconciliação bancária, documentação e chaves.

Se pretender uma leitura de um documento concreto antes de o assinar, a ferramenta de análise de contratos de gestão de imóveis executa uma análise com IA sobre um contrato carregado. Abrange os honorários de gestão e eventuais comissões de angariação ou de renovação, o âmbito dos poderes do gestor incluindo limites de despesa, comercialização e escolha de fornecedores, as obrigações de manutenção e de fundo de reserva, os requisitos de indemnização e de seguro impostos ao proprietário, os deveres de prestação de contas, e as disposições sobre duração, renovação e cessação.

Assim que o contrato entra em vigor, o trabalho passa a ser de registo. A Contracko mantém os contratos de gestão, as suas adendas e os arrendamentos que ficam por baixo num único repositório pesquisável, usa IA para extrair elementos como partes, datas, valores e obrigações, e suporta campos personalizados para exatamente aquilo que este contrato exige acompanhar e que um contrato genérico não prevê: o limite de despesa, a base de cálculo dos honorários, o limiar mínimo do fundo e o aprovador designado. Os avisos de vencimento seguram as datas de pré-aviso, e os relatórios dão uma vista de carteira em vez de um documento de cada vez. As equipas que operam nesta escala podem ver como isto encaixa numa operação de gestão de imóveis ou de gestão de imóveis comerciais. Existe um período de experiência gratuito, sem cartão de crédito.

As imagens deste artigo foram geradas com a ajuda de IA.