Software de gestão de contratos com clientes: guia completo

O software de gestão de contratos com clientes ajuda a manter os contratos assinados com clientes num único local centralizado e, a partir daí, a acompanhar prazos, obrigações, renovações, aditamentos e condições específicas de cada cliente que afetam a entrega e a receita.

Um problema comum é este: um MSA de cliente está guardado numa unidade partilhada, um aditamento de preços está escondido numa troca de emails, o acordo de tratamento de dados está anexado a uma nota do CRM, o SLA é guardado pela equipa de customer success, e um aditamento que altera o âmbito está no computador de alguém. O aviso de renovação passa despercebido, o preço especial expira sem que ninguém repare, e as equipas internas não têm a certeza de quais as condições que realmente se aplicam.

Este guia foca-se na gestão de contratos com clientes após a assinatura. Não aborda a redação de contratos, a criação de contratos, as negociações contratuais, os contratos com fornecedores, a compra a fornecedores, nem a assinatura eletrónica de contratos. Foi escrito para empresas de software B2B, prestadores de serviços, equipas de sales operations, finanças, jurídico e operações que gerem contratos com clientes sem uma função de legal operations dedicada.

O software de gestão de contratos com clientes centraliza os contratos assinados com clientes e utiliza lembretes automatizados, acompanhamento de obrigações, dados contratuais e gestão de renovações para manter os compromissos comerciais visíveis depois de fechado o negócio.

Este guia explica como pode:

• Melhorar a visibilidade sobre datas de renovação e receita em risco.
• Reduzir prazos incumpridos, renovações automáticas indesejadas e acompanhamento manual.
• Dar às equipas de vendas, customer success, finanças e jurídico acesso às condições específicas de cada cliente.
• Acompanhar obrigações, SLA, aditamentos, limites de responsabilidade e compromissos de serviço.
• Construir um processo de gestão contratual mais organizado que favoreça melhores relações comerciais.

Compreender o software de gestão de contratos com clientes

O software de gestão de contratos com clientes situa-se entre o ciclo de vendas e a entrega contínua ao cliente. Assim que a equipa de vendas fecha um negócio e o cliente assina, o contrato passa a ser um registo operacional, e não apenas um dossiê jurídico.

O software de gestão contratual certo ajuda a armazenar contratos, acompanhar o respetivo estado, monitorizar o desempenho e dar aos utilizadores de negócio acesso às condições de que precisam. Um sistema de gestão de contratos com clientes é mais útil quando reduz a introdução manual de dados e torna as atividades contratuais visíveis entre departamentos.

O que é o software de gestão de contratos com clientes

O software de gestão de contratos com clientes é um sistema de gestão contratual para administrar acordos assinados e dirigidos a clientes depois da execução. Ajuda as equipas a organizar contratos assinados, extrair metadados, acompanhar obrigações, monitorizar datas de renovação, manter o histórico de versões e reportar sobre os compromissos específicos de cada cliente.

É diferente dos sistemas de CRM. Um CRM regista leads, oportunidades, atividade do ciclo de vendas, notas de onboarding de clientes, histórico de contas e pipeline. As ferramentas de gestão de contratos com clientes acompanham as condições juridicamente vinculativas dos contratos, como datas de entrada em vigor, prazos de aviso prévio, compromissos de SLA, lei aplicável, limites de responsabilidade, exceções de preço e histórico de aditamentos.

Também é diferente das ferramentas de assinatura eletrónica e do armazenamento de documentos em unidades partilhadas. O software de assinatura eletrónica ajuda as equipas a assinar contratos eletronicamente, enquanto as unidades partilhadas apenas armazenam ficheiros. O software de gestão contratual permite pesquisa estruturada, alertas automatizados, trilhos de auditoria, controlos de acesso baseados em funções, extração de metadados e capacidades de reporting que apoiam uma gestão contratual mais inteligente depois da assinatura.

Este trabalho envolve várias equipas. O customer success precisa de saber que níveis de serviço foram prometidos. As equipas de finanças precisam do valor do contrato, das condições de faturação e dos dados necessários para o reconhecimento de receita. As equipas jurídicas precisam de visibilidade sobre riscos, obrigações, estado de aprovação e desvios em relação às políticas da empresa.

Contratos com clientes versus contratos com fornecedores

Os contratos com clientes são acordos com as organizações que compram os seus produtos ou serviços. Os contratos com fornecedores são acordos com fornecedores, prestadores de serviços, consultores e parceiros a quem a sua empresa compra.

Os contratos com clientes costumam ser mais relevantes para vendas, gestores de conta, customer success, revenue operations, finanças e jurídico. Os contratos com fornecedores costumam estar mais próximos de compras, gestão de fornecedores, finanças e equipas de risco. Ambos são contratos comerciais, mas geram necessidades de reporting e questões operacionais diferentes.

Nos contratos com clientes, as equipas frequentemente precisam de saber quais as contas que estão a renovar, quais os clientes com preços não padronizados, quais os SLA ativos, quais os aditamentos que alteraram o âmbito, e quais os clientes com obrigações especiais de privacidade ou de segurança. Nos contratos com fornecedores, o foco costuma estar no controlo de custos, no desempenho do fornecedor, nos compromissos de compra e no risco de entrada.

É por isso que o software de gestão de contratos empresarial pode parecer demasiado abrangente para equipas mais pequenas. Se a principal dificuldade é gerir os contratos com clientes depois de assinados, um sistema de gestão de contratos com clientes que torne as condições comerciais fáceis de encontrar é a escolha certa.

Integração com o CRM e sistemas de negócio

Os dados contratuais de clientes devem estar ligados aos registos do CRM, porque é aí que a venda começa. Quando uma oportunidade é fechada como ganha, informações-chave como o nome do cliente, o valor do contrato, a duração, o tipo de contrato e o responsável devem alimentar a plataforma de gestão contratual.

Os sistemas de faturação e finanças também dependem de dados contratuais corretos. Contratos de subscrição, formulários de encomenda, formulários de renovação, aditamentos de preços e aditamentos podem afetar a faturação, as renovações, os descontos, os níveis de utilização e os calendários de reconhecimento de receita.

As plataformas de customer success e os sistemas operacionais também beneficiam do acompanhamento contratual. Se um cliente tiver um SLA especial ou uma obrigação de reporting, a equipa responsável pela entrega não deveria ter de procurar em ficheiros Word, anexos em PDF ou notas antigas do CRM.

Depois de compreender como os dados contratuais dos clientes se ligam ao negócio, o passo seguinte é saber que tipos de contrato e metadados gerir, e se é necessário um sistema dedicado após a assinatura em vez de uma ferramenta de propostas como o PandaDoc, algo em que pode ajudar uma alternativa ao PandaDoc dedicada à gestão de contratos.

Tipos de contratos com clientes a gerir

A maioria das empresas não tem apenas um contrato por cliente. Têm um conjunto de contratos. Esse conjunto pode incluir um MSA de cliente, um contrato de subscrição, um formulário de encomenda, um acordo de tratamento de dados, um SLA, um aditamento de segurança, um statement of work, um aditamento, um formulário de renovação, um acordo-quadro empresarial e um aditamento de preços.

Uma solução prática de gestão contratual, como um repositório de contratos com IA, deve acompanhar tanto o documento como os metadados que lhe estão associados. Os metadados úteis incluem nome do cliente, tipo de contrato, data de entrada em vigor, data de expiração, data de renovação, prazo de aviso prévio, valor do contrato, responsável pelo contrato, estado do contrato, estado de aprovação, lei aplicável, limites de responsabilidade, condições de renovação, preços especiais e prazos das obrigações.

Principais tipos de acordos com clientes

Um MSA de cliente estabelece a base jurídica e comercial geral da relação. Geralmente abrange temas como condições de pagamento, propriedade intelectual, confidencialidade, lei aplicável, limites de responsabilidade, rescisão, garantias e resolução de litígios. Para uma explicação mais detalhada, consulte este guia sobre o que é um master service agreement.

Os contratos de subscrição são comuns em SaaS e serviços recorrentes. Definem frequentemente a duração da subscrição, a estrutura de renovação, os limites de utilização, o âmbito do suporte, o modelo de preços e as regras de cancelamento. As equipas de SaaS que gerem um volume de contratos mais elevado também podem precisar de um processo dedicado de gestão de contratos SaaS.

Os acordos-quadro empresariais criam condições gerais para clientes de maior dimensão. As compras específicas ocorrem depois através de formulários de encomenda, formulários de renovação, statements of work ou outros anexos. Estes documentos de suporte têm de permanecer ligados ao acordo principal para que as equipas internas saibam quais as condições que regem a relação com o cliente.

Os aditamentos de preços e as condições comerciais são especialmente importantes para finanças e sales operations. Um cliente pode ter descontos personalizados, preços escalonados, compromissos de utilização, taxas de implementação ou preços de renovação especiais. Se estas condições ficarem escondidas em anexos, a equipa pode faturar incorretamente ou propor as condições erradas durante uma expansão.

Documentos de conformidade e segurança

Os acordos de tratamento de dados definem as responsabilidades de privacidade e tratamento de dados entre o cliente e o fornecedor. Para equipas de software e serviços B2B, estes acordos tornam-se frequentemente documentos operacionais ativos, pois incluem prazos de notificação, condições sobre subcontratantes, direitos de auditoria e obrigações de proteção de dados.

Os acordos de nível de serviço (SLA) definem compromissos de desempenho como disponibilidade, tempo de resposta do suporte, créditos de serviço, níveis de gravidade ou medidas corretivas. Não são apenas condições jurídicas. Influenciam as expectativas do cliente, os processos de suporte e o desempenho do contrato.

Os aditamentos de segurança e as certificações de conformidade podem descrever controlos de segurança, requisitos de acesso, direitos de auditoria, compromissos de encriptação, obrigações dos colaboradores e expectativas de reporting. Os requisitos de privacidade e segurança específicos de cada cliente devem poder ser etiquetados e pesquisáveis, especialmente quando estão envolvidos dados sensíveis.

Estes documentos são frequentemente adicionados depois de o contrato principal ser assinado. Um sistema de gestão contratual bem configurado deve ligar cada acordo de tratamento de dados, cada SLA e cada aditamento de segurança ao registo de cliente correto, à família de contratos correta e ao responsável interno correto.

Aditamentos comerciais e renovações

Os aditamentos alteram o acordo depois da assinatura. Podem ajustar preços, âmbito, datas de entrega, acesso ao produto, níveis de serviço, limites de responsabilidade ou condições de renovação. Como os aditamentos alteram aquilo que a empresa tem de entregar, exigem um controlo de versões robusto e uma visibilidade clara para as equipas internas.

Os acordos de renovação e as prorrogações de subscrição também precisam de acompanhamento estruturado. Um formulário de renovação pode manter as condições antigas, substituir os preços, adicionar novos produtos ou alterar o ciclo de renovação. Se essas alterações não atualizarem o registo do contrato, o customer success e as finanças trabalharão com informação desatualizada.

É aqui que o ciclo de vida do contrato se torna operacional. Os modelos de contrato e os templates pré-aprovados ajudam antes da assinatura, mas a gestão contratual pós-assinatura consiste em garantir que as condições assinadas são compreendidas, acompanhadas e cumpridas, seja através de uma ferramenta tradicional, seja através de uma alternativa ao ContractSafe focada em IA e simplicidade.

Fluxos de trabalho essenciais para a gestão de contratos com clientes

Gerir contratos depois da assinatura não é apenas armazenamento de documentos. É um conjunto de fluxos de trabalho repetíveis que mantêm sob controlo renovações, aditamentos, obrigações, alterações de preço e exceções específicas de cada cliente.

As boas plataformas de gestão contratual apoiam todo o ciclo de vida do contrato, mas as equipas orientadas para o cliente devem prestar especial atenção às fases pós-assinatura. É aqui que os processos manuais geram janelas de renovação perdidas, responsabilidades pouco claras, aprovações atrasadas e más experiências para o cliente, e é aqui que uma alternativa ao ContractWorks pensada para o CLM de pequenas empresas pode ser mais prática do que sistemas empresariais pesados.

Gestão da renovação de contratos

A gestão de renovações é importante porque muitos contratos com clientes se renovam automaticamente, expiram em datas fixas ou exigem aviso prévio antes da rescisão. Se as datas de renovação existirem apenas num PDF ou numa folha de cálculo, a equipa de conta pode descobrir o problema tarde demais.

Um fluxo de trabalho de renovação simples deve incluir:

1. Alertas de renovação automatizados: Capturar datas de expiração, datas de renovação, prazos de aviso prévio e condições de renovação automática, e enviar alertas automatizados às partes interessadas certas.

2. Coordenação do contacto com o cliente: Dar às equipas de vendas e customer success tempo suficiente para avaliar a saúde da conta, os preços, a utilização, o histórico de SLA e o potencial de expansão.

3. Acompanhamento da negociação de condições: Acompanhar se a renovação exige preços atualizados, um novo SLA, um acordo de tratamento de dados revisto ou fluxos de aprovação para condições não padronizadas.

4. Execução do novo acordo: Depois de assinada a renovação, atualizar o registo do contrato, o histórico de versões, as obrigações, os lembretes e os dados de CRM associados.

Os processos de renovação manuais podem expor uma parte significativa da receita a um risco real. Quando as datas de renovação são acompanhadas apenas numa folha de cálculo ou na caixa de entrada, as janelas de renovação são frequentemente perdidas, enquanto os fluxos de renovação automatizados tornam muito mais fácil capturar cada renovação antes de o prazo de aviso prévio terminar.

Gestão de aditamentos e alterações

As alterações solicitadas pelo cliente são normais. Um cliente pode pedir uma alteração ao produto, um statement of work atualizado, um aditamento de segurança revisto, uma alteração de preço ou um contrato de subscrição mais amplo.

O fluxo de trabalho contratual deve deixar claro quais as alterações que exigem revisão, quem as aprova e o que acontece depois da aprovação. Fluxos de aprovação configuráveis e encaminhamento automatizado de aprovações ajudam a direcionar os aditamentos de maior risco para as equipas jurídicas, finanças ou responsáveis comerciais seniores.

O histórico de versões é aqui essencial. Se um aditamento altera o âmbito do serviço ou o preço, o customer success não deve basear-se apenas no formulário de encomenda original. O sistema de gestão contratual deve mostrar as condições em vigor, os documentos relacionados, o estado de aprovação e trilhos de auditoria detalhados.

É também aqui que a redação de contratos e o acompanhamento pós-assinatura se encontram. As equipas podem redigir aditamentos em Word ou usar templates aprovados, mas o aditamento assinado tem de ser guardado e ligado ao registo do cliente assim que estiver concluído.

Acompanhamento de obrigações e SLA

Os contratos com clientes contêm promessas. Algumas são comerciais, como compromissos de preço ou de renovação. Outras são operacionais, como tempos de resposta do suporte, objetivos de disponibilidade, prazos de reporting, marcos de entrega, revisões de segurança e obrigações do acordo de tratamento de dados.

O acompanhamento de obrigações transforma essas promessas em trabalho visível. Uma plataforma de gestão contratual deve extrair obrigações, atribuir responsáveis, definir prazos e enviar alertas automatizados antes de os prazos serem incumpridos.

O acompanhamento de SLA é especialmente importante para o customer success e o suporte. Se um cliente tiver um tempo de resposta ou uma estrutura de créditos de serviço personalizados, a equipa precisa de o saber antes de um ticket escalar. O reporting sobre o desempenho do contrato ajuda as equipas a ver se as obrigações estão a ser cumpridas, atrasadas ou em risco.

O software de gestão contratual não substitui as ferramentas de monitorização operacional. Liga o registo do contrato ao processo operacional, para que a empresa saiba o que prometeu e quem é responsável pelo seguimento.

Gestão de exceções específicas de cada cliente

Os clientes grandes e estratégicos negoceiam frequentemente exceções. Estas podem incluir preços personalizados, condições de renovação especiais, limites de responsabilidade alargados, direitos de rescisão invulgares, SLA não padronizados, compromissos de segurança ou requisitos específicos de tratamento de dados.

O problema não é o facto de existirem exceções. O problema é que o suporte, as finanças e as vendas frequentemente não conseguem encontrá-las quando isso importa. Isso leva a faturação incorreta, entrega inconsistente e frustração evitável do cliente.

Um sistema de gestão de contratos com clientes deve tornar as exceções pesquisáveis e visíveis ao nível da conta. Etiquetas, campos personalizados, tipos de contrato, comentários e análise ao nível das cláusulas podem mostrar onde um cliente se desvia das condições padrão.

Isto dá às equipas internas referências práticas. Não precisam de ler cada contrato do zero antes de cada interação com o cliente. Precisam de resumos precisos, obrigações pesquisáveis e ligações claras aos documentos de origem assinados.

Funcionalidades essenciais para plataformas de gestão de contratos com clientes

Assim que os fluxos de trabalho estão claros, a escolha do software torna-se mais fácil. O melhor software de gestão contratual para este caso de uso não é o que tem a lista de funcionalidades mais longa. É o que ajuda as equipas a encontrar as condições certas do cliente, a agir antes dos prazos e a manter os dados contratuais utilizáveis.

O Contracko foi construído para isto. Não é um substituto do seu CRM nem uma suite de compras empresariais. Foi concebido para ajudar as equipas a manter organizados contratos de clientes, fornecedores, parceiros e operacionais, com revisão de contratos com IA, lembretes, relatórios, permissões, exportações e acompanhamento contratual.

Repositório centralizado de contratos com clientes

Um repositório contratual centralizado dá às equipas um único local central para os contratos assinados com clientes. Em vez de procurar em emails, anexos do CRM, pastas do computador e unidades partilhadas, os utilizadores de negócio podem pesquisar por cliente, tipo de contrato, data, estado, contraparte ou campo personalizado.

Para contratos com clientes, o repositório deve suportar MSA, formulários de encomenda, statements of work, acordos de tratamento de dados, SLA, aditamentos, formulários de renovação, aditamentos de segurança, contratos de subscrição e aditamentos de preços. Deve também preservar o histórico de versões, para que as equipas possam ver como o acordo evoluiu ao longo do tempo.

O repositório de contratos do Contracko suporta tipos de contrato, gestão de contrapartes, campos personalizados, comentários, permissões de equipa e armazenamento de documentos. Isto simplifica a gestão contratual sem obrigar cada utilizador a um fluxo de legal operations complexo, e os detalhes de implementação estão na documentação do produto.

A conectividade com o CRM também é importante. Mesmo que a plataforma de contratos seja a origem dos documentos assinados, o CRM continua a ser a fonte para a titularidade da conta e a atividade comercial. Um bom desenho de repositório tem em conta esta ligação com os registos de cliente.

Acompanhamento automatizado de renovações e prazos

O acompanhamento automatizado de renovações e prazos é uma das funcionalidades de maior valor no software de gestão de contratos com clientes. Reduz a dependência de folhas de cálculo, notas de calendário e memória individual.

Um sistema útil deve acompanhar datas de renovação, datas de expiração, prazos de aviso prévio de rescisão, datas de alteração de preço, datas de revisão de SLA, obrigações do acordo de tratamento de dados e prazos de reporting. Deve também suportar lembretes recorrentes, notificações às partes interessadas e sincronização de calendário para customer success e vendas.

As funcionalidades de lembrete de expiração do Contracko foram construídas exatamente para este tipo de trabalho. Lembretes inteligentes e recorrentes podem ligar datas-chave às pessoas responsáveis pela ação, seguindo os padrões descritos no guia de notificações e lembretes contratuais.

Tipos de contrato diferentes precisam de calendários de lembretes diferentes. Um acordo-quadro empresarial de elevado valor pode precisar de uma revisão mais antecipada do que um statement of work de baixo risco. O software de gestão contratual certo permite às equipas configurar lembretes com base no tipo de contrato, no responsável, no cliente ou na obrigação.

Relatórios e análise de contratos com clientes

As equipas comerciais precisam de relatórios que respondam a perguntas práticas. Que clientes renovam em breve? Que contratos têm o valor mais elevado? Que contas têm SLA não padronizados? Que aditamentos ainda estão pendentes? Que obrigações estão atrasadas?

As capacidades de reporting devem incluir valor do contrato por cliente, pipeline de renovação, receita em risco, estado do contrato, estado das obrigações, desempenho de SLA, tempo de ciclo dos aditamentos e tendências de exceções. Dashboards em tempo real ajudam finanças, sales operations, jurídico e customer success a trabalhar com a mesma informação.

O Contracko suporta acompanhamento contratual, relatórios, extração de dados em lote, exportação CSV, exportação JSON e exportação ZIP. Isto facilita transformar contratos assinados em dados utilizáveis para previsão e gestão de clientes.

A gestão contratual com IA também pode reduzir a introdução manual de dados. Com análise de contratos com IA e extração de dados de contratos, as equipas conseguem identificar datas, obrigações, contrapartes e outros metadados mais rapidamente do que revendo cada ficheiro manualmente.

Desafios comuns e soluções

A gestão de contratos com clientes frequentemente falha por motivos comuns. As equipas crescem, o volume de contratos aumenta, os vendedores guardam ficheiros em locais diferentes, e as finanças ou o customer success só veem o contrato quando algo corre mal.

A solução nem sempre é uma grande implementação de software de gestão contratual empresarial. Muitas equipas precisam de uma solução de gestão contratual mais simples, que melhore a visibilidade, reduza os processos manuais e apoie a conformidade regulamentar com controlos sensatos, que é a filosofia por trás da abordagem do Contracko à construção de um CLM simples e económico.

Contratos com clientes dispersos por vários sistemas

O problema é o armazenamento fragmentado. Os acordos com clientes podem estar em emails, anexos do CRM, unidades partilhadas, pastas locais, ferramentas de tickets e sistemas antigos de armazenamento documental. Ninguém tem a certeza de qual é a versão ativa.

A solução é transferir os contratos assinados com clientes para um repositório centralizado com pesquisa centrada no cliente. A importação de contratos por email pode ajudar a capturar acordos que chegam como anexos, enquanto a integração com o CRM ajuda a manter os registos contratuais ligados à titularidade da conta.

Padronizar o que é capturado também é importante. No mínimo, guarde os contratos com tipo de contrato, nome do cliente, data de entrada em vigor, data de expiração, condições de renovação, responsável, valor do contrato e indicadores de obrigação. Isto cria um sistema de gestão de contratos com clientes utilizável, em vez de um simples arquivo de pastas.

A segurança não deve ser um pensamento tardio. Procure encriptação, controlos de acesso, controlos de acesso baseados em funções, registos de auditoria e alojamento de dados adequado às suas necessidades de conformidade. O Contracko é conforme ao RGPD, utiliza alojamento de dados na UE e suporta controlos de acesso e registos de auditoria, e oferece também gestão de contratos com IA para equipas jurídicas que precisam de fluxos de revisão seguros.

Prazos de renovação incumpridos e renovações automáticas

O problema é a visibilidade tardia. Um contrato com um cliente renova-se ou expira, mas a equipa só se apercebe depois de a janela para agir já ter passado. Isto pode levar a renovações perdidas, renovações automáticas indesejadas, faturação incorreta ou negociações contratuais precipitadas.

A solução é o acompanhamento automatizado de renovações com notificações a várias partes interessadas. Vendas, customer success, finanças e jurídico podem precisar de lembretes diferentes para o mesmo acordo. A sincronização de calendário ajuda a tornar esses lembretes visíveis nas ferramentas que as equipas já utilizam.

Os relatórios de renovação devem mostrar as renovações próximas, o valor do contrato, o responsável, o tipo de renovação e o risco. Isto dá às equipas comerciais um pipeline de renovação claro e ajuda-as a planear o contacto antes de a relação com o cliente ficar sob pressão.

Os fluxos automatizados não substituem o julgamento. Garantem que as pessoas certas veem as datas certas com antecedência suficiente para usar bem esse julgamento.

Dificuldade em acompanhar condições específicas de cada cliente

O problema é a variação escondida. Um cliente pode ter preços personalizados, um SLA especial, uma cláusula única no seu acordo de tratamento de dados, um aditamento de segurança, um período de garantia ou um aditamento que altera o modelo de entrega padrão. Se a equipa de conta não conseguir encontrar essas condições, a empresa pode entregar de menos ou prometer demais.

A solução é a análise de contratos assistida por IA, com metadados pesquisáveis e acompanhamento de obrigações. A extração de cláusulas, as etiquetas, os campos personalizados e os resumos ao nível do cliente tornam os desvios visíveis sem obrigar cada utilizador de negócio a ler o acordo completo de cada vez.

É aqui que uma gestão contratual mais inteligente ajuda no trabalho diário. O suporte pode ver as condições especiais de SLA. As finanças podem ver as exceções de preço. O jurídico pode ver os limites de responsabilidade e a lei aplicável. Os vendedores evitam assim prometer condições que entrem em conflito com os contratos assinados ou com as políticas da empresa.

Um bom sistema de gestão contratual também mantém trilhos de auditoria detalhados. Quando alguém altera metadados, atualiza um lembrete, adiciona um comentário ou carrega um novo aditamento, o registo deve mostrar o que aconteceu e quando.

Conclusão e próximos passos

O software de gestão de contratos com clientes ajuda a tratar os contratos assinados com clientes como registos comerciais ativos. Dá às equipas um local central para os contratos, visibilidade sobre renovações, condições específicas de cada cliente pesquisáveis, acompanhamento de obrigações e relatórios que favorecem melhores relações comerciais.

Para as equipas que querem melhorar o seu processo de gestão contratual, estes passos são um bom ponto de partida:

1. Audite o armazenamento atual de contratos com clientes. Identifique onde estão atualmente os MSA de clientes, os formulários de encomenda, os contratos de subscrição, os acordos de tratamento de dados, os SLA, os aditamentos de segurança, os aditamentos, os formulários de renovação, os acordos-quadro empresariais, os aditamentos de preços e os statements of work.

2. Identifique os prazos de renovação dos próximos 90 dias. Verifique datas de expiração, prazos de aviso prévio, condições de renovação automática, alterações de preço e titularidade das contas.

3. Avalie as necessidades de integração com o CRM. Decida que dados contratuais devem estar ligados a sistemas de CRM, faturação, finanças, customer success e ferramentas de reporting.

4. Defina os metadados necessários. Registe tipo de contrato, nome do cliente, responsável, valor, estado, estado de aprovação, data de renovação, obrigações, limites de responsabilidade, lei aplicável e indicadores de exceção.

5. Reveja os preços do software de gestão contratual. Os planos do Contracko são faturados anualmente, com o Small Business a 75 $/mês para 5 utilizadores e 100 contratos ativos, o Business a 249 $/mês para 15 utilizadores e 300 contratos ativos, e o Big Business a 595 $/mês para 30 utilizadores e 600 contratos ativos.¹

Áreas relacionadas incluem a gestão de contratos com fornecedores, os fluxos de criação de contratos, os templates aprovados, os fluxos de aprovação automatizados e uma gestão mais ampla do ciclo de vida contratual. A gestão de contratos com clientes merece atenção própria, porque está tão próxima da receita, da entrega, do onboarding de clientes e da retenção de contas, enquanto as compras podem beneficiar de ferramentas dedicadas para a gestão de contratos de compra e fornecedores.

Para centralizar os contratos com clientes, extrair datas e obrigações-chave, configurar lembretes, gerir permissões e reportar sobre a atividade contratual, comece um teste gratuito de 7 dias do Contracko por 75 $/mês. Sem necessidade de cartão de crédito.¹

As imagens deste artigo foram geradas com o apoio de IA.

Fontes

Footnotes

1. Página de preços do Contracko, citada para preços dos planos, limites de utilizadores, limites de contratos ativos, faturação anual e detalhes do teste gratuito de 7 dias: https://contracko.com/pricing ↩ ↩²