Mietverträge richtig verwalten

Die meisten Mietprobleme sind ein Termin, der nie im Kalender landete. Das Vertragsende steht auf Seite eins. Das Datum, auf das es wirklich ankommt, ist der letzte Tag, an dem Sie eine Erklärung abgeben, eine Option ausüben oder eine Betriebskostenabrechnung beanstanden können, und dieses Datum steht meist in einer Klausel, die seit der Unterschrift niemand mehr gelesen hat. Halten Sie mehr als ein paar Standorte, überdauern diese Termine die Person, die sie verhandelt hat.

Das richtet sich an Mieter, die bereits unterschrieben haben, ob ein Büro oder Standorte in sechs Städten. Es geht darum, einen aktuellen Bestand der Mietverträge zu führen, die Sie halten, nicht darum, was ins Dokument gehört. Für das Dokument selbst beginnen Sie bei was ein Mietvertrag ist und der klauselweisen Betrachtung im Leitfaden zum Gewerbemietvertrag.

Wann und warum Mietvertragsverwaltung zählt

Ein Mietvertrag gehört zu den wenigen Verträgen, die in jedem Monat ihrer Laufzeit neue Arbeit erzeugen. Die Miete steigt nach einem festen Schema. Betriebskosten werden nach Jahresabschluss abgerechnet. Versicherungsnachweise laufen ab und müssen neu ausgestellt werden. Verlängerungsoptionen verfallen still, wenn niemand sie schriftlich, fristgerecht und in der vom Vertrag verlangten Form ausübt. Das Dokument nach der Unterschrift abzulegen ist keine Verwaltung, denn fast alles, worauf es ankommt, passiert danach.

Mietverträge sind zudem so langfristig, dass sie die Menschen überdauern, die sie verhandelt haben. Eine Verpflichtung, die in Jahren gemessen wird, wechselt mindestens einmal den Zuständigen, und genau bei dieser Übergabe geht Wissen verloren.

Mietdaten sind auch Rechnungslegungsdaten und nicht nur Betriebsdaten. Nach IFRS 16 bilanziert ein Leasingnehmer ein Nutzungsrecht, das sein Recht auf Nutzung des Leasinggegenstands abbildet, und eine Leasingverbindlichkeit, die seine Zahlungsverpflichtung abbildet, mit Ausnahmen für kurzfristige Leasingverhältnisse von zwölf Monaten oder weniger und für Leasingverhältnisse über geringwertige Vermögenswerte [1] [2]. Börsennotierte Unternehmen nach dem Recht eines EU-Mitgliedstaats haben ihren Konzernabschluss nach den in der Union übernommenen IFRS aufzustellen, und IFRS 16 ist in der Union übernommen [3]. Als das IASB die Umstellung 2016 analysierte, vor dem Inkrafttreten des Standards, stellte es fest, dass börsennotierte Unternehmen nach IFRS oder US GAAP fast 3 Billionen US-Dollar an außerbilanziellen Leasingverpflichtungen angaben [2]. Das Rechnungswesen braucht dieselben Vertragsfakten wie der Betrieb, und die beiden Listen sollten nicht auseinanderlaufen.

Optionen machen das konkret. IFRS 16 bemisst Leasingverbindlichkeiten einschließlich fester Zahlungen und „only those optional payments that the company is reasonably certain to make" und schließt variable Zahlungen aus, die an künftige Nutzung oder künftigen Umsatz gekoppelt sind [2]. Die Entscheidung, ob Sie eine Verlängerungsoption ziehen, ist damit nicht nur eine Immobilienfrage. Sie verändert, was berichtet wird.

Sie brauchen kein großes Portfolio, um einen Prozess zu brauchen. Die praktische Schwelle liegt dort, wo niemand mehr alle Termine im Kopf hat: mehr als eine Handvoll Verträge, mehr als ein Standort, oder ein einzelner Vertrag, der groß genug ist, dass eine versäumte Erklärung wehtut.

Welche Informationen vorab zu erfassen sind

Drei Dinge müssen vorliegen, bevor sich die erste Zusammenfassung lohnt: der vollständige Dokumentensatz, eine abgestimmte Feldliste und ein benannter Verantwortlicher je Vertrag.

Der Mietvertrag ist selten ein einzelnes Dokument. Ein Mietverhältnis besteht in der Regel aus dem ursprünglichen Vertrag plus Nachträgen, einer Ausbauvereinbarung, einer Vereinbarung über den Mietbeginn, Nebenabreden, einer Bürgschaft, Mieterbescheinigungen, Rangrücktrittsvereinbarungen und aktuellen Versicherungsnachweisen. Bedingungen werden häufiger per Nachtrag geändert, als man erwartet, deshalb ist eine Zusammenfassung, die allein auf dem Ursprungsvertrag beruht, auf eine Weise falsch, die niemand bemerkt, bis es darauf ankommt. Stellen Sie erst die vollständige Kette je Standort zusammen, dann fassen Sie zusammen.

Danach einigen Sie sich auf die Felder. Für jeden Vertrag dasselbe zu erfassen ist das, was aus Dokumenten ein Portfolio macht, das sich filtern und auswerten lässt. Diese Felder tragen den größten Teil der wiederkehrenden Arbeit:

Feld	Warum es zählt
Parteien, Bürge und Zustelladresse des Vermieters	Bestimmt, wem Sie zustellen müssen und wohin, damit eine Erklärung wirksam ist
Mietfläche, Einheit und vermietbare Fläche	Grundlage für Miete, Betriebskostenanteil und Rückbauumfang
Vertragsbeginn, Mietzahlungsbeginn und Vertragsende	Das Rückgrat jedes weiteren Termins im Vertrag
Grundmiete und Anpassungsschema	Sagt, was sich wann und um wie viel ändert
Betriebskostenstruktur	Legt fest, was fix ist, was variabel ist und was Sie prüfen dürfen
Verlängerungs- oder Optionsrechte	Das Recht, das Sie durch Schweigen verlieren, mit eigener Ausübungsfrist
Erklärungsfristen und Zustellform	Hier scheitern die meisten Options- und Kündigungsrechte, nicht in der Sache
Kündigungs- und Sonderkündigungsrechte	Ihr Ausgang, meist an Erklärung und Zahlung geknüpft
Übertragung und Untervermietung	Regelt Umstrukturierung, Verkauf und einen Kontrollwechsel
Versicherungs- und Freistellungspflichten	Nachweise laufen jährlich ab und lösen häufig einen Vertragsverstoß aus
Wiederherstellungs- und Rückbaupflichten	Ein Kostenblock, der am Ende kommt und Jahre vorher geplant wird
Kaution oder Ablauf der Bankbürgschaft	Eine Bürgschaft kann vor dem Vertrag auslaufen
Fortsetzung nach Vertragsende	Was passiert, wenn Sie über das Ende hinaus bleiben, und zu welcher Miete
Interner Verantwortlicher und Freigebender	Die namentlich benannte Person, die eine Erinnerung erreichen muss

Legen Sie schließlich fest, wer was tut. Eine Person führt den Vertragsdatensatz, eine gibt eine Optionsentscheidung frei, eine prüft die Betriebskostenabrechnung, und jemand ist befugt, eine Erklärung zu unterzeichnen und zu versenden. Wenn Sie die ausführliche Darstellung dazu suchen, wie aus einem unterschriebenen Vertrag eine strukturierte Zusammenfassung wird, behandelt lease abstraction, was eine gute Zusammenfassung erfasst und wie tief sie gehen sollte.

Schritt-für-Schritt-Ablauf der Mietvertragsverwaltung

1. Bestand aufnehmen. Listen Sie jeden Standort, den Sie nutzen, und jeden Vertrag, den Sie halten, und ordnen Sie den Zeilen die Dokumente zu. Rechnen Sie mit Lücken. Der Sinn dieses Schritts ist, die Verträge zu finden, von denen niemand eine unterschriebene Fassung vorlegen kann, solange noch Zeit bleibt, sie beim Vermieter anzufordern.

2. Jeden Vertrag in die abgestimmten Felder überführen. Arbeiten Sie mit der vollständigen Dokumentenkette und halten Sie fest, woher jede Angabe stammt, einschließlich des Nachtrags, der sie geändert hat. Behalten Sie aus der Zusammenfassung einen Link zurück zum Ausgangsdokument, damit jeder ein Feld gegen den Wortlaut prüfen kann, statt der Zusammenfassung glauben zu müssen.

3. Termine in einen Kalender mit Vorlauf übersetzen. Tragen Sie nicht das Vertragsende ein. Tragen Sie die Erklärungsfrist ein und rechnen Sie rückwärts die Zeit hinzu, die Ihre Organisation tatsächlich zum Entscheiden, Freigeben und Zustellen braucht. Ein brauchbarer Standard ist eine volle Erklärungsfrist vor dem Termin, plus Ihre interne Freigabezeit. Alles, was jährlich wiederkehrt, etwa Versicherungsnachweise und Betriebskostenabrechnungen, bekommt eine wiederkehrende Erinnerung.

4. Verantwortliche und Zugriff zuweisen. Jeder Vertrag bekommt einen benannten Verantwortlichen und einen benannten Freigebenden. Jeder, der das Dokument braucht, sollte es ohne Nachfrage erreichen, und niemand, der es nicht ändern muss, sollte das können.

5. Das Geld gegen den Vertrag abgleichen. Wenn die jährliche Betriebskostenabrechnung eintrifft, prüfen Sie sie gegen den Vertragstext: welche Kostenarten tatsächlich umlagefähig sind, die verhandelte Obergrenze oder Ausnahme, Ihren Flächenanteil und die Anpassungsmethode. Variable Kosten sind eine eigene große Kategorie. IFRS 16 hält variable Zahlungen, die an künftige Nutzung oder künftigen Umsatz gekoppelt sind, außerhalb der Leasingverbindlichkeit [2]. Diese Posten prüfen sich nicht von selbst.

6. Das Portfolio nach festem Rhythmus durchsehen. Quartalsweise reicht den meisten Teams. Schauen Sie auf die Optionen der nächsten vier Quartale, die Verträge ohne Verantwortlichen, die Zusammenfassungen, die seit dem letzten Nachtrag nicht geprüft wurden, und die Kautionen oder Bürgschaften, die auslaufen. Schließen Sie dann den Kreis: Eine Optionsentscheidung, die getroffen, aber nie schriftlich erklärt wurde, ist keine Entscheidung.

Häufige Fehlerquellen

Die Erinnerung hängt am falschen Datum. Ein Kalendereintrag zum Vertragsende nützt nichts, wenn die Option Monate früher auszuüben war. Die Erklärungsfrist ist das wirksame Datum, und sie gehört überwacht.

Niemand ist für den Vertrag zuständig. Termine, die in einem gemeinsamen Postfach landen, erreichen alle und niemanden. Eine Erinnerung braucht den Namen einer Person, bevor sie als Kontrolle zählt.

Die Zusammenfassung entfernt sich von den Dokumenten. Ein Nachtrag ändert die Miete oder die Frist, die Quelldatei wird aktualisiert, die Zusammenfassung nicht. Ab da ist die Portfoliosicht selbstbewusst falsch, und das ist schlimmer als gar keine Sicht.

Die Fortsetzung passiert versehentlich. Wenn eine Laufzeit endet und Sie bleiben, erhalten Sie in der Regel nicht die Verlängerung, die Sie nicht ausgeübt haben. Setzt der Mieter in Deutschland nach Ablauf der Mietzeit den Gebrauch fort, verlängert sich das Mietverhältnis auf unbestimmte Zeit, sofern nicht eine Vertragspartei ihren entgegenstehenden Willen innerhalb von zwei Wochen erklärt. Die Frist beginnt für den Mieter mit der Fortsetzung des Gebrauchs, für den Vermieter mit dem Zeitpunkt, in dem er von der Fortsetzung Kenntnis erhält [5]. Das ist ein unbefristetes Verhältnis, nicht die mehrjährige Sicherheit, die Ihnen die Option gegeben hätte.

Variable Kosten werden ungeprüft bezahlt. Betriebskostenabrechnungen kommen als Zahl mit angehängter Tabelle, und sie zu bezahlen ist einfacher, als die Klausel zu lesen, die sie regelt. Das ist die Fehlerquelle mit dem meisten Geld und der geringsten Aufregung.

Rechnungswesen und Betrieb führen getrennte Listen. Wenn die Vertragsübersicht, die die Berichterstattung speist, getrennt von der Übersicht des Betriebs gepflegt wird, haben beide teilweise recht. Ein Datensatz, mit den für das Rechnungswesen relevanten Feldern, ist die einzige Fassung, die richtig bleibt.

Nebenabreden werden nie festgehalten. Die mündliche Zusage eines Vermieters ist keine Vertragsbedingung. Für Mietverhältnisse über Grundstücke und über Räume, die keine Wohnräume sind, gilt in Deutschland: Wird der Mietvertrag für längere Zeit als ein Jahr nicht in Textform geschlossen, so gilt er für unbestimmte Zeit [4]. Die Arbeitsregel ist dieselbe: Was nicht in der Dokumentenkette steht, wird nicht verwaltet.

Praktische Checkliste

Nutzen Sie das als stehende Definition eines Mietvertrags, der unter Kontrolle ist.

• Die vollständige Dokumentenkette liegt an einem Ort: Vertrag, Nachträge, Nebenabreden, Ausbauvereinbarung, Bürgschaft, Mieterbescheinigungen, Nachweise
• Die Zusammenfassung nutzt dieselben Felder wie jeder andere Vertrag, und jedes Feld ist auf ein Dokument zurückführbar
• Die Zusammenfassung wurde zuletzt nach dem jüngsten Nachtrag geprüft
• Vertragsende, Ausübungsfristen der Optionen, Mietanpassungstermine und Rückbauauslöser sind alle erfasst, nicht nur das Enddatum
• Jeder Termin hat eine Erinnerung, die mindestens eine Erklärungsfrist vorher auslöst, zuzüglich interner Freigabezeit
• Jeder Vertrag hat einen benannten Verantwortlichen und einen benannten Freigebenden
• Zustelladresse und Zustellform stehen bei der Option, nicht vergraben im Dokument
• Versicherungsnachweis und eine etwaige Bankbürgschaft haben eigene Ablauferinnerungen
• Die letzte Betriebskostenabrechnung wurde gegen den Vertrag geprüft und nicht nur bezahlt
• Rechnungswesen und Betrieb lesen denselben Vertragsdatensatz
• Optionen der nächsten vier Quartale haben bereits einen Verantwortlichen und ein Entscheidungsdatum

Wo Software hilft

Eine Tabelle ist ein völlig brauchbarer Anfang, und viele Teams führen darin jahrelang fünf Mietverträge. Sie reicht ab einem vorhersehbaren Punkt nicht mehr: wenn ein Termin eine Person erreichen muss, statt in einer Zelle zu stehen, wenn die Datei unterschiedliche Zugriffsrechte für Rechnungswesen und Betrieb braucht, wenn Sie nachweisen müssen, wer wann ein Feld geändert hat, oder wenn niemand mehr sagen kann, welche von vier Kopien die aktuelle ist.

Worauf zu achten ist, ist wenig glamourös. Ein durchsuchbarer Speicher für die Dokumente selbst. Extraktion, die Vertragstext in filterbare Felder überführt. Erinnerungen, die an der Erklärungsfrist hängen, sich wiederholen und an benannte Empfänger gehen. Kalendersynchronisierung, damit die Termine dort erscheinen, wo Menschen ohnehin arbeiten. Auswertungen über das Portfolio. Berechtigungen und ein Prüfpfad, damit Zugriff und Historie Fakten sind und keine Annahmen.

Contracko deckt diese Art von Arbeit ab. Das Vertragsarchiv hält Verträge und zugehörige Dateien an einem Ort, „including PDFs, scans, and supporting documents", mit Vertragsarten, Metadaten und Suche zum Auffinden von Verträgen sowie Versionshistorie über aktuelle, frühere und Entwurfsstände. Die Vertragsdatenextraktion liest hochgeladene PDF- und Word-Dateien auf Felder wie Termine, Parteien, Werte, Fristen und Pflichten aus und exportiert nach CSV, Excel oder JSON, was genau das ist, was Sie brauchen, wenn Sie ein Portfolio erfassen und nicht ein einzelnes Dokument. Ablauferinnerungen verfolgen „renewal dates, end dates, notice dates, and custom events like obligations or milestones", können wiederkehrend oder einmalig sein und lassen sich Kolleginnen und Kollegen zuweisen, damit die Erinnerung eine Person erreicht. Benutzerdefinierte Felder erfassen die mietvertragsspezifischen Daten, die ein generischer Vertragsdatensatz nicht hat, etwa vermietbare Fläche, die Obergrenze für Betriebskosten oder die Ausübungsfrist der Option. Auswertungen erzeugen Berichte über Verträge, Werte und Entwicklungen, und die Preisseite legt dar, welche Funktionen, darunter Prüfpfad und Berechtigungsgruppen, zu welchem Tarif gehören.

Für einen einzelnen Vertrag nimmt der Mietvertragsrechner Startdatum, Laufzeit und Frist und liefert das Enddatum, die verbleibende Zeit und die Information, ob Sie sich innerhalb eines Verlängerungsfensters befinden. Ein schneller Weg, einen einzelnen Termin zu prüfen, ohne etwas einzurichten.

Nächster Schritt

Beginnen Sie mit fünf Verträgen, nicht mit fünfzig. Nehmen Sie die fünf mit der größten Verpflichtung oder der nächstliegenden Option, stellen Sie je Vertrag die vollständige Dokumentenkette zusammen, erfassen Sie sie in denselben Feldern und legen Sie die Erklärungsfristen mit einem benannten Verantwortlichen in einen Kalender. Das genügt meist, um sichtbar zu machen, was im Umgang mit den übrigen Verträgen kaputt ist.

Wenn Sie so weit sind, das ganze Portfolio an einem Ort zu halten, starten Sie eine kostenlose Testphase und laden Sie eine repräsentative Auswahl von Mietverträgen hoch, um Termine und Kernbedingungen in einer einzigen Ansicht extrahiert zu sehen, mit Erinnerungen an den Erklärungsfristen statt an den Enddaten. Hat Ihr Portfolio einen industriellen Anteil, behandelt warehouse lease agreements die für solche Standorte spezifischen Pflichten, und der Leitfaden zum contract obligations tracker behandelt die Verfolgung von Pflichten, die an kein Datum gebunden sind.

Quellen

[1] IFRS Foundation, IFRS 16 Leases (Ansatz eines Nutzungsrechts und einer Leasingverbindlichkeit beim Leasingnehmer). ifrs.org/issued-standards/list-of-standards/ifrs-16-leases

[2] IFRS Foundation, Effects Analysis: IFRS 16 Leases, Januar 2016 (Umfang außerbilanzieller Leasingverhältnisse, die Ausnahmen für kurzfristige und geringwertige Leasingverhältnisse sowie optionale und variable Zahlungen). ifrs.org/content/dam/ifrs/project/leases/ifrs/published-documents/ifrs16-effects-analysis.pdf

[3] Europäische Kommission, Verordnung (EU) 2017/1986 vom 31. Oktober 2017 (Übernahme von IFRS 16 in der Union, in Durchführung der Verordnung (EG) Nr. 1606/2002). eur-lex.europa.eu/eli/reg/2017/1986/oj

[4] Bundesministerium der Justiz, BGB § 578 (für Grundstücke und Geschäftsräume gilt: ein Mietvertrag über längere Zeit als ein Jahr ohne Textform gilt auf unbestimmte Zeit). gesetze-im-internet.de/bgb/__578.html

[5] Bundesministerium der Justiz, BGB § 545 (stillschweigende Verlängerung auf unbestimmte Zeit, wenn der Gebrauch fortgesetzt wird und nicht innerhalb von zwei Wochen widersprochen wird). gesetze-im-internet.de/bgb/__545.html

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