Gestione contratti per i controller

Quando un revisore chiede un contratto, un'integrazione e i documenti di supporto sottostanti, la parte lenta è la ricerca, non la risposta. Contracko mantiene ogni accordo, modifica e documento di supporto organizzato e ricercabile in un unico repository, così si produce l'intero fascicolo sul momento invece di cercare tra caselle di posta e drive condivisi. La preparazione dell'audit cessa di essere un'emergenza e diventa una ricerca.

Sì. Contracko conserva la cronologia completa delle versioni di ogni contratto, così è possibile vedere esattamente quale versione era in vigore in una determinata data e cosa è cambiato tra le revisioni. Oltre alla cronologia del documento, un audit trail del contratto registra chi ha creato, modificato, commentato o esportato ogni accordo, e tale attività è inclusa nei bundle di esportazione quando un revisore desidera il registro completo. Per fini di audit e controllo interno quella traccia è importante quanto la copia firmata finale, perché mostra la decisione e il momento dietro ogni modifica. Nulla viene sovrascritto in silenzio.

La ricerca full-text delle clausole e i metadati ricercabili consentono di trovare qualsiasi contratto, modifica o allegato per controparte, data, valore o una frase sepolta nel corpo del testo. Invece di ricordare in quale cartella è finito un terzo addendum, si cerca il termine e il documento emerge. Durante un audit in corso, questo trasforma un recupero di diversi giorni in pochi secondi.

Le modifiche sono raggruppate con l'accordo principale che modificano, così il documento originale, ogni addendum e i documenti di supporto restano insieme come un unico fascicolo completo. Non si ricostruisce mai lo stato attuale di un contratto da file dispersi, perché la catena è già assemblata in ordine. Quando un revisore vuole l'intera cronologia di una trattativa, è un'unica vista, non una caccia al tesoro.

I documenti risiedono su hosting con sede nell'UE e cifrato, e i controlli di accesso basati sui ruoli determinano chi può visualizzare, modificare o esportare ogni accordo. Per un controller quel modello di accesso è esso stesso una funzionalità di audit: è possibile mostrare chi poteva accedere a un determinato documento, mentre l'audit trail del contratto registra chi lo ha effettivamente creato, modificato o esportato, e mantenere i documenti finanziari sotto controllo invece di farli circolare via email. Una custodia solida fa parte dell'essere pronti per un audit, non è un aspetto separato.