Avtalshantering för controllers

När en revisor ber om ett avtal, ett ändringsavtal och underlagen bakom det är det letandet som tar tid, inte själva svaret. Contracko håller alla avtal, ändringsavtal och underlagsdokument organiserade och sökbara i ett arkiv, så att du kan ta fram hela dokumentationen direkt i stället för att leta i inkorgar och gemensamma enheter. Revisionsförberedelser blir inte längre en brandkårsutryckning utan en sökning.

Ja. Contracko behåller en fullständig versionshistorik för varje avtal, så att du kan se exakt vilken version som gällde ett visst datum och vad som ändrades mellan versionerna. Utöver dokumenthistoriken registrerar en granskningslogg för avtalet vem som skapade, redigerade, kommenterade eller exporterade varje avtal, och aktiviteten ingår i exportpaketen när en revisor vill ha hela dokumentationen. För revision och intern kontroll är den loggen lika viktig som den slutliga undertecknade kopian, eftersom den visar beslutet och tidpunkten bakom varje ändring. Inget skrivs över i det tysta.

Fulltextsökning i klausuler och sökbara metadata gör att du kan hitta alla avtal, ändringsavtal eller bilagor efter motpart, datum, värde eller en fras som är gömd i brödtexten. I stället för att komma ihåg i vilken mapp ett tredje tilläggsavtal hamnade söker du efter termen, så dyker dokumentet upp. Under en pågående revision förvandlar det flera dagars framtagning till några sekunder.

Ändringsavtal grupperas med huvudavtalet som de ändrar, så att originalet, varje tillägg och underlagen förblir samlade som en komplett dokumentation. Du behöver aldrig återskapa ett avtals aktuella läge från utspridda filer, eftersom hela kedjan redan är sammanställd i rätt ordning. När en revisor vill se en affärs fullständiga historik finns allt i en vy i stället för i en skattjakt.

Poster lagras på krypterad hosting i EU, och rollbaserad åtkomst styr vem som får visa, redigera eller exportera varje avtal. För en controller är den åtkomstmodellen i sig en revisionsfunktion: du kan visa vem som kunde komma åt ett visst dokument, samtidigt som avtalets granskningslogg registrerar vem som faktiskt skapade, redigerade eller exporterade det. Du kan också hålla ekonomiska uppgifter under kontroll i stället för att låta dem flyta runt i e-post. En stark kontroll över dokumenten är en del av att vara revisionsklar, inte en separat fråga.