Zarządzanie umowami dla kontrolerów finansowych

Kiedy audytor prosi o umowę, aneks i dokumenty podporządkowane, powolna część to szukanie, nie sama odpowiedź. Contracko trzyma każdą umowę, aneks i dokument wspierający uporządkowane i wyszukiwalne w jednym repozytorium, więc pełny rekord wyciągasz na miejscu, zamiast grzebać w skrzynkach i na dyskach współdzielonych. Przygotowanie do audytu przestaje być jazdą na alarm i staje się wyszukiwaniem.

Tak. Contracko prowadzi pełną historię wersji każdej umowy, więc widzisz dokładnie, która wersja obowiązywała w danym dniu i co się zmieniło między rewizjami. Oprócz historii dokumentu działa jeszcze dziennik audytowy umów, który rejestruje, kto utworzył, edytował, komentował lub wyeksportował każdą umowę, a ta aktywność wchodzi do pakietów eksportowych, gdy audytor chce pełnego zapisu. Do audytu i kontroli wewnętrznej ten ślad znaczy tyle, co ostateczna podpisana kopia, bo pokazuje decyzję i moment każdej zmiany. Nic nie zostaje po cichu nadpisane.

Pełnotekstowe wyszukiwanie klauzul i przeszukiwalne metadane pozwalają znaleźć każdą umowę, aneks albo załącznik po kontrahencie, dacie, wartości albo frazie zakopanej w treści. Zamiast pamiętać, do którego folderu trafił trzeci z kolei aneks, wyszukujesz wyrażenie, a dokument się wynurza. W toku audytu zamienia to wielodniowe odzyskiwanie w kilka sekund.

Aneksy są grupowane z umową macierzystą, którą modyfikują, więc oryginał, każdy aneks i dokumenty podporządkowane trzymają się razem jako jeden kompletny zapis. Nie odtwarzasz nigdy bieżącego stanu umowy z rozproszonych plików, bo łańcuch jest już złożony w porządku. Gdy audytor chce pełnej genezy transakcji, to jeden widok, a nie polowanie na skarby.

Zapisy leżą na hostingu w UE z szyfrowaniem, a dostęp oparty na rolach kontroluje, kto może widzieć, edytować lub eksportować każdą umowę. Dla administratora danych ten model dostępu jest sam w sobie funkcją audytową: możesz pokazać, kto miał dostęp do danego dokumentu, podczas gdy dziennik audytowy umów rejestruje, kto faktycznie utworzył, edytował lub wyeksportował, i trzymasz zapisy finansowe pod kontrolą, zamiast pozwalać im dryfować po mailach. Mocna piecza nad zapisami to część bycia gotowym na audyt, a nie osobny temat.