Digitale handtekening

Definitie

Een digitale handtekening is een vorm van elektronische handtekening die cryptografie gebruikt om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren en te bewijzen dat het document niet is gewijzigd. Onder de EU-eIDAS-verordening heeft een gekwalificeerde elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening, waardoor digitaal ondertekenen een hoeksteen van contractautomatisering vormt.

Voorbeeld

Beide partijen ondertekenen een raamovereenkomst op afstand met gekwalificeerde e-handtekeningen, en deze is rechtsgeldig zonder enig papier.

Waarom dit een bedrijfsrisico is

Het gebruik van eenvoudige beeldgebaseerde handtekeningen of niet-ondertekende e-mailuitwisselingen voor materiële overeenkomsten creëert bewijskrachtige en authenticiteitsrisico's. Als de wederpartij een ondertekend document betwist of beweert dat de tekst na ondertekening is gewijzigd, biedt een eenvoudige scan weinig bescherming. Het grootste operationele risico is dat zonder een gedefinieerd ondertekenproces ondertekende contracten verspreid raken over inboxen in plaats van te worden geregistreerd in een opslagplaats waar deadlines en verplichtingen kunnen worden bewaakt.

Hoe u dit beheert

• Selecteer het juiste handtekeningniveau voor elk contracttype: eenvoudige e-handtekeningen voor laagrisico-overeenkomsten, geavanceerd of gekwalificeerd voor transacties met hoge waarde of gereguleerde transacties.
• Zorg ervoor dat het ondertekeningsplatform het handtekeningcertificaat en een hash van het document behoudt, niet alleen een afbeelding, zodat authenticiteit later kan worden geverifieerd.
• Registreer ondertekende contracten onmiddellijk na uitvoering in het contractregister, waarbij het ondertekende document wordt gekoppeld aan de verlenging- en verplichtingsdeadlines.
• Bewaar het ondertekeningcontrolespoor, inclusief tijdstempels, IP-adressen en certificaatgegevens, naast het ondertekende document gedurende de bewaarperiode.
• Controleer of het overeenkomsttype een formele akte of natte handtekening vereist onder toepasselijk recht, omdat sommige transacties niet alleen via digitale handtekening kunnen worden voltooid.

Juridische bronnen

• Reg. 910/2014 EU-eIDAS-verordening, elektronische identificatie en vertrouwensdiensten

Tenzij anders aangegeven verwijzen de bronnen naar Nederlands recht (Burgerlijk Wetboek); EU-regelgeving zoals de AVG geldt in de hele EU. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies. Andere rechtsstelsels behandelen deze begrippen anders. Controleer de actuele tekst en uw situatie met een gekwalificeerde jurist.