Podpis elektroniczny

Definicja

Podpis elektroniczny to forma podpisu elektronicznego wykorzystująca kryptografię, która po zweryfikowaniu pozwala potwierdzić tożsamość podpisującego i wykazać, że dokument nie został zmieniony. Zgodnie z unijnym rozporządzeniem eIDAS kwalifikowany podpis elektroniczny ma taką samą moc prawną jak podpis ręczny, co czyni podpisywanie elektroniczne kluczowym elementem zautomatyzowanego zarządzania umowami.

Przykład

Obie strony podpisują umowę ramową zdalnie kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi i umowa może być prawnie wiążąca bez papierowego oryginału, gdy spełnione są właściwe wymogi.

Dlaczego to ryzyko biznesowe

Stosowanie prostych podpisów opartych na obrazku albo niepodpisanych wiadomości e-mail przy istotnych umowach tworzy ryzyko dowodowe i ryzyko co do autentyczności. Jeśli kontrahent zakwestionuje podpisany dokument albo twierdzi, że tekst zmieniono po podpisaniu, prosty skan — w zależności od pozostałych dowodów — daje ograniczone techniczne podstawy do weryfikacji tożsamości i integralności. Ryzykiem operacyjnym jest też to, że bez ustalonego procesu podpisywania umowy bez podpisu rozpraszają się po skrzynkach, zamiast trafiać do archiwum, w którym można pilnować terminów i zobowiązań.

Jak tym zarządzać

• Wybierz poziom podpisu dla każdego typu umowy, biorąc pod uwagę właściwe wymogi co do formy i wymogi sektorowe, weryfikację tożsamości i uprawnień, ryzyko umowy oraz własne potrzeby dowodowe. Prosty podpis elektroniczny może wystarczyć w części umów, a przy transakcjach o wyższej wartości lub szczególnych wymogach regulacyjnych może być potrzebny podpis zaawansowany albo kwalifikowany.
• Zweryfikuj podpis możliwie szybko po jego otrzymaniu. Zadbaj, aby usługa podpisywania zachowała pełny podpisany oryginał oraz odpowiednie informacje o podpisie i certyfikacie, wyniki walidacji, a w razie potrzeby wiarygodne znaczniki czasu oraz dane o odwołaniu i łańcuchu zaufania — nie tylko obraz podpisu. Sam skrót (hash) nie dowodzi tożsamości ani autentyczności; zaplanuj długoterminowe przechowywanie, zamiast zakładać, że kopia certyfikatu albo sam skrót zagwarantują przyszłą walidację.
• Zarejestruj podpisaną umowę w rejestrze umów zaraz po podpisaniu. Sprawdź daty i zobowiązania oraz powiąż podpisany dokument z terminami odnowienia i zobowiązań.
• Zachowaj odpowiednie elementy śladu podpisywania razem z podpisanym dokumentem przez właściwy okres przechowywania. Może to obejmować znaczniki czasu, adresy IP i dane certyfikatu, gdy są dostępne i uzasadnione. Przechowuj tylko niezbędne dane, z podstawą prawną, jasnym celem oraz właściwym dostępem i zabezpieczeniami.
• Sprawdź, czy dany typ umowy wymaga według właściwego prawa formy szczególnej albo podpisu odręcznego. Na przykład w Polsce umowa zbycia nieruchomości wymaga aktu notarialnego (art. 158 KC) i nie można jej zawrzeć wyłącznie przez podpis elektroniczny. Dotyczy to samej umowy; kwestia cyfrowych wniosków to odrębna sprawa.

Podstawy prawne

• Rozporządzenie (UE) nr 910/2014 (eIDAS), art. 25 Rozporządzenie eIDAS: identyfikacja elektroniczna i usługi zaufania Prawo UE
• art. 158 KC Kodeks cywilny: forma aktu notarialnego przy zbyciu nieruchomości Prawo polskie

Sprawdź, jakiego prawa dotyczy każda referencja. To informacja ogólna, a nie porada prawna. Te pojęcia są różnie traktowane w różnych systemach prawnych. Zweryfikuj aktualne brzmienie przepisów i ich zastosowanie do Twojej sytuacji z kwalifikowanym prawnikiem.