Contractarchivering

Definitie

Contractarchivering is de gecontroleerde, duurzame opslag van uitgevoerde en beëindigde overeenkomsten samen met hun wijzigingen en ondertekeningsbewijs. Goede archivering voldoet aan wettelijke bewaartermijnen, ondersteunt audits en procedures, en waarborgt dat historische voorwaarden lang na afloop van een contract reconstrueerbaar zijn.

Voorbeeld

Tijdens een belastingcontrole haalt het bedrijf een tien jaar oud leveringscontract met bijlagen binnen enkele minuten uit het archief.

Waarom dit een bedrijfsrisico is

Contracten die alleen zijn opgeslagen in de inboxen of lokale schijven van medewerkers zijn feitelijk verloren wanneer die medewerkers vertrekken. Als een belastingdienst, toezichthouder of wederpartij documentatie van een vroegere overeenkomst verzoekt en u die niet kunt overleggen, staat u bloot aan geloofwaardigheids- en juridische risico's ongeacht of de onderliggende verplichting is nagekomen. Hiaten in de bewaring zijn een veelvoorkomende bevinding bij wettelijke inspecties.

Hoe u dit beheert

• Definieer een bewaarschema per contracttype afgestemd op de langste toepasselijke wettelijke termijn: doorgaans zeven jaar voor fiscale documenten en langer voor onroerend goed of arbeidsovereenkomsten.
• Bewaar ondertekende versies met hun ondertekeningsbewijs in een systeem dat niet afhankelijk is van individuele gebruikerstoegang.
• Bewaar alle wijzigingen en addenda gekoppeld aan het oorspronkelijke contractrecord zodat de volledige historie als eenheid opvraagbaar is.
• Beperk verwijderingsrechten zodat gearchiveerde contracten niet voor het verstrijken van de bewaarperiode kunnen worden verwijderd zonder expliciete autorisatie.
• Beoordeel het archief jaarlijks op contracten waarvan de bewaarperiode is verstreken en verwijder deze conform uw dataminimalisatiebeleid.