Total cost of ownership

Definitie

Total cost of ownership (TCO) kijkt verder dan de aanschafprijs en omvat alle kosten over de levensduur van een asset of dienstencontract: implementatie, energie, onderhoud, support, stilstand en afvoer aan het einde van de levensduur. Inkoopteams gebruiken TCO om aanbiedingen op een gelijkwaardige economische basis te vergelijken in plaats van op de kale prijs. Een degelijk TCO-model laat vaak zien dat de goedkoopste aanbieding niet de meest economische keuze is.

Voorbeeld

Bij de aanbesteding van een wagenparkcontract beoordeelt de inkoper de aanbiedingen op de TCO over vijf jaar inclusief brandstof en onderhoud, niet alleen op de leasetarieven.

Waarom dit een bedrijfsrisico is

Een leverancier selecteren op basis van de kale prijs zonder een TCO-analyse leidt regelmatig tot kostenoverschrijdingen zodra onderhouds-, integratie- en supportkosten zichtbaar worden. In langlopende contracten verstoort het onderschatten van levenscycluskosten de businesscase en kan het een organisatie vastzetten in een oneconomische relatie die kostbaar is om te verlaten. Begrotingsgoedkeuringen op basis van alleen de aanschafprijs onderschatten de werkelijke financiele verplichting.

Hoe u dit beheert

• Bouw voor ondertekening een TCO-model dat implementatie, training, integratie, doorlopende support, gepland onderhoud en exit- of afvoerkosten omvat.
• Leg TCO-aannames vast in het inkoopdossier zodat ze kunnen worden getoetst aan de werkelijke uitgaven tijdens het contract.
• Zorg dat het contract TCO-relevante verplichtingen vastlegt: onderhoudsschema's, updateverplichtingen, supportniveausancties en exitbepalingen.
• Stel mijlpaalreviews in waarop werkelijke kosten worden vergeleken met de TCO-prognose, waarbij heronderhandeling wordt gestart als de afwijking wezenlijk is.
• Gebruik uitgavenanalysegegevens uit je contractportefeuille om TCO-aannames te verfijnen voor toekomstige inkopen van vergelijkbare activa of diensten.