Total ägandekostnad (TCO)

Definition

Total Cost of Ownership (TCO), det vill säga totalkostnaden över livscykeln, går längre än inköpspriset och fångar alla kostnader under en tillgångs eller ett tjänsteavtals hela löptid: implementering, energi, underhåll, support, driftstopp och avveckling när tillgången tjänat ut. Inköpsteam använder TCO för att jämföra erbjudanden utifrån en jämförbar ekonomisk grund i stället för enbart det angivna priset. En genomarbetad TCO-modell visar ofta att det billigaste anbudet inte är det mest ekonomiska valet.

Exempel

Vid upphandling av ett avtal för en fordonsflotta poängsätter köparen anbuden utifrån en femårig TCO inklusive bränsle och service, inte bara leasingavgifterna.

Varför detta är en affärsrisk

Att välja leverantör utifrån det angivna priset utan en TCO-analys leder ofta till kostnadsöverskridanden när kostnader för underhåll, integration och support tillkommer. I långvariga avtal snedvrider underskattade livscykelkostnader beslutsunderlaget och kan binda en organisation till en ekonomiskt ofördelaktig relation som blir dyr att avsluta. Budgetgodkännanden som enbart bygger på anskaffningspriset tenderar att underskatta det verkliga ekonomiska åtagandet.

Så hanterar du det

• Bygg en TCO-modell före undertecknandet som omfattar implementering, utbildning, integration, löpande support, planerat underhåll samt kostnader för avveckling eller avslut.
• Dokumentera TCO-antagandena i inköpsakten så att de kan jämföras med de faktiska utgifterna under avtalet.
• Se till att avtalet omfattar åtaganden som påverkar totalkostnaden: underhållsscheman, uppdateringsåtaganden, påföljder kopplade till supportnivåer och bestämmelser om avslut.
• Planera in avstämningar vid milstolpar där de faktiska kostnaderna jämförs med TCO-prognosen och där en väsentlig avvikelse utlöser en omförhandling.
• Använd utgiftsanalys från din avtalsportfölj för att förbättra TCO-antaganden inför framtida inköp av liknande tillgångar eller tjänster.