Contractwaarde

Definitie

Contractwaarde is het totaalbedrag dat onder een overeenkomst verschuldigd is over de volledige looptijd, inclusief verlengingsopties waar relevant. Het bepaalt inkoopdrempels, tekenbevoegdheden, aansprakelijkheidsplafonds en portefeuillerapportage. Het schatten van de waarde van raam- of afroepcontracten vereist aannames over de verwachte volumes, die moeten worden gedocumenteerd ten behoeve van governance en audit.

Voorbeeld

Een driejarig dienstencontract van EUR 200.000 per jaar heeft een contractwaarde van EUR 600.000, waarvoor goedkeuring op directieniveau nodig is.

Waarom dit een bedrijfsrisico is

Het onderschatten van contractwaarde is een governancerisico. Als de werkelijke waarde van een raam- of automatisch verlengde overeenkomst niet wordt vastgelegd, kan het de goedkeuringsdrempels omzeilen die er zijn om de organisatie te beschermen. Overschatting legt budget vast en verstoort portefeuillerapportage. Beide fouten maken het moeilijker om aansprakelijkheidsplafonds te beheren en uitgaven nauwkeurig te benchmarken.

Hoe u dit beheert

• Bereken contractwaarde als de totale vastgelegde uitgave over de volledige looptijd inclusief eventuele verlengingsopties die waarschijnlijk worden uitgeoefend.
• Leg voor raamovereenkomsten de gebruikte volumeaannames vast en werk de schatting jaarlijks bij op basis van werkelijke afroepgegevens.
• Stem het contractwaarde-veld af op de tekenbevoegdheidsmatrix van je organisatie zodat de juiste goedkeuringen automatisch worden geactiveerd.
• Neem de waarde van automatische verlengingen op in de totale contractwaardeberekeningen, want een contract dat nog drie jaar verlengt voegt aanzienlijke vastgelegde uitgaven toe.
• Rapporteer contractwaarde over de portefeuille heen periodiek om concentratierisico bij individuele leveranciers te identificeren.