Wie betaalt een audit?

Meestal de verzoekende partij, maar contracten verschuiven de kosten vaak naar de gecontroleerde als de audit een materiële tekortkoming of onderbetaling aantoont.

Zijn auditrechten verplicht onder de AVG?

Ja. Een verwerkersovereenkomst moet de verwerkingsverantwoordelijke toestaan de naleving van de verwerker te auditen of inspecteren op grond van artikel 28.

Kan een auditrecht worden voldaan door een onafhankelijk derdencertificaat?

Vaak wel. Veel verwerkers bieden ISO 27001- of SOC 2-rapporten als vervanging. Het contract moet uitdrukkelijk bepalen of certificering het auditrecht vervult of dat een audit ter plaatse mogelijk blijft.

Hoeveel kennisgeving moet u geven voordat u een audit uitvoert?

Contracten vereisen doorgaans 10 tot 30 dagen schriftelijke kennisgeving. Voor fraude- of beveiligingsincidentonderzoeken moet een kortere of onaangekondigde auditbevoegdheid afzonderlijk worden bedongen.

Welke remedies volgen op een bevinding van materiële onderbetaling?

De standaardremedies zijn terugbetaling van het tekort met rente, verschuiving van de auditkosten en soms een opzeggingsrecht wegens tekortkoming als de onderbetaling stelselmatig of opzettelijk was.

Auditrecht

Geeft een partij het recht de administratie of systemen van de ander te inspecteren om naleving te verifiëren.

Wat het is

Een auditclausule geeft een partij het recht de administratie, processen of beveiligingsmaatregelen van de ander te onderzoeken om naleving vast te stellen, bijvoorbeeld van prijsstelling, royaltyrapportage, licentiegebruik of gegevensbeschermingsverplichtingen.

Waarom het belangrijk is

Vertrouwen is geen verificatie. Auditrechten laten een klant of licentiegever controleren of gerapporteerde cijfers en maatregelen kloppen, ontmoedigen onderrapportage en ondersteunen verantwoording onder de AVG en vergelijkbare regimes.

Hoe u het toepast

Definieer de reikwijdte, frequentie, aankondigingstermijn en wie de audit mag uitvoeren.
Beperk de toegang tot relevante stukken en bescherm de vertrouwelijke informatie van de gecontroleerde.
Verdeel de kosten: de auditor betaalt doorgaans, tenzij een materiële afwijking wordt gevonden.
Bepaal remedies: correctie, terugbetaling van te weinig betaalde bedragen en herauditrechten.

Onderhandelingstips

• Gecontroleerden moeten de auditfrequentie maximeren en redelijke aankondiging en geheimhouding eisen.
• Auditors moeten een kostenverschuiving bedingen als de audit een afwijking boven een drempel aantoont.

Veelgemaakte fouten

• Auditrechten zo indringend dat zij de bedrijfsvoering verstoren of niet-gerelateerde vertrouwelijke data blootleggen.
• Geen remedie verbinden, waardoor een audit wel een tekortkoming vindt maar niets oplevert.

Juridische bronnen

Tenzij anders aangegeven verwijzen de bronnen naar Nederlands recht (Burgerlijk Wetboek); EU-regelgeving zoals de AVG geldt in de hele EU. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies. Andere rechtsstelsels behandelen deze begrippen anders. Controleer de actuele tekst en uw situatie met een gekwalificeerde jurist.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen over deze clausule.