Kontrahent

Definicja

Kontrahent to osoba fizyczna lub prawna, która stoi po drugiej stronie umowy. Ważne jest ustalenie właściwej strony umowy: faktycznej osoby fizycznej lub prawnej, a nie tylko marki albo nazwy grupy. Tożsamość, rolę i odpowiedzialność kontrahenta trzeba ocenić na podstawie umowy i okoliczności. Weryfikacja kontrahenta przed zawarciem umowy obejmuje zdolność do zapłaty, umocowanie do podpisania i odpowiednie dane rejestrowe.

Przykład

Przed podpisaniem kupujący sprawdza na podstawie odpowiednich danych rejestrowych, umowy i dokumentów uzupełniających, czy kontrahentem jest spółka prowadząca działalność, a nie spółka holdingowa o ograniczonej aktywności.

Dlaczego to ryzyko biznesowe

Zawarcie umowy z niewłaściwą stroną to ryzyko, które często ujawnia się dopiero wtedy, gdy chcesz wyegzekwować umowę. Nazwa handlowa lub marka nie dowodzą same w sobie, kto odpowiada jako strona, a spółka dominująca nie odpowiada automatycznie za umowę spółki zależnej. Jeśli kontrahent jest słaby finansowo, na przykład to spółka celowa o ograniczonym kapitale, uzyskanie odszkodowania może być trudne nawet po wygranej w sądzie.

Jak tym zarządzać

• Zawsze sprawdź odpowiednie dane rejestrowe, na przykład wpis w KRS lub CEIDG, albo dane z innego właściwego rejestru, aby przed zawarciem umowy potwierdzić pełną nazwę oraz formę lub status kontrahenta.
• Sprawdź, kto ma umocowanie do podpisania i na jakiej podstawie — przez prawo reprezentacji, pełnomocnictwo czy zajmowane stanowisko — oraz jakie obowiązują ograniczenia i czy umocowanie nadal jest aktualne. Nie każdy pracownik czy członek zarządu jest automatycznie umocowany, a umowa bez podpisu nie musi być nieważna; umowa może powstać bez podpisu, jeśli nie obowiązują szczególne wymogi formy.
• W przypadku umów o wysokiej wartości rozważ raport kredytowy lub poproś o najnowsze sprawozdania finansowe, aby przed podpisaniem ocenić zdolność do zapłaty.
• Zażądaj gwarancji spółki dominującej, jeśli kontrahent jest spółką zależną o słabej bazie kapitałowej, i przeanalizuj gwarancję jako odrębne zobowiązanie.