Spendanalys

Definition

Spendanalys sammanställer och klassificerar en organisations inköpsdata för att synliggöra hur mycket som spenderas, med vilka leverantörer och på vad. Den synliggör fragmenterade inköp, inköp utanför avtal och överlappningar mellan leverantörer och ger faktaunderlaget för kategoristrategier, förhandlingar och konsolidering.

Exempel

Analysen visar att en tillverkare köper samma fästelement från elva leverantörer; genom att konsolidera inköpen till två leverantörer kan den få en mängdrabatt.

Varför detta är en affärsrisk

Utan korrekta utgiftsdata betalar organisationer för mycket genom fragmenterade inköp, missar möjligheter till konsolidering och kan inte identifiera inköp utanför avtal som kringgår förhandlade villkor. Beslut om leverantörsrationalisering eller nya upphandlingar fattas utifrån magkänsla i stället för fakta, och besparingsmål blir rena gissningar.

Så hanterar du det

• Samla inköpsorder, faktura- och betalningsdata i ett system och rensa uppgifterna före analysen.
• Klassificera utgifterna i konsekventa kategorier så att jämförelser av likvärdiga poster mellan perioder och affärsenheter blir möjliga.
• Identifiera utgifter utanför avtal och spåra dem tillbaka till grundorsaker som saknade katalogartiklar eller brister i godkännandeprocessen.
• Uppdatera analysen minst en gång per år och före alla större omförhandlingar eller sourcingprojekt.
• Använd resultaten för att prioritera kategoristrategier och initiativ för att konsolidera leverantörsbasen.