Avvikande inköp

Definition

Avvikande inköp uppstår när medarbetare beställer varor eller tjänster från andra än föredragna leverantörer eller kringgår inköpssystemet. Då kan de gå miste om priser och skydd som förhandlats fram i det avtal som inte används. Det innebär inte att andra avtalsenliga eller lagstadgade rättigheter saknas. Avvikande inköp kan försvaga förhandlingskraften som samlade inköpsvolymer ger, förvränga inköpsdata och öka risken för bristande efterlevnad och kvalitetsproblem.

Exempel

Anta att en avdelning beställer bärbara datorer direkt från en webbutik i stället för från ramavtalsleverantören och betalar 20 % mer. Ramavtalets överenskomna garantivillkor gäller inte för det separata köpet, men separat avtalade eller lagstadgade rättigheter kan fortfarande gälla.

Varför detta är en affärsrisk

Avvikande inköp kan höja kostnaderna eftersom köpen hamnar utanför förhandlade priser och volymer. De förvränger också inköpsdata som används i leverantörsförhandlingar och beslut om inköpskategorier, och kan innebära att förhandlade avtalsvillkor som SLA:er, garantier och efterlevnadsklausuler inte gäller för de inköpen. Okontrollerade inköp utanför avtal kan därför bli en revisionsfråga.

Så hanterar du det

• Inför och kommunicera en inköpspolicy med tydliga tröskelvärden och obligatoriska kanaler.
• Gör en leverantörskatalog tillgänglig så att den föredragna vägen blir enklare än att kringgå den.
• Genomför regelbundna inköpsanalyser för att identifiera inköp utanför avtal och utreda deras grundorsaker.
• Gör chefer ansvariga för nivån av avvikande inköp i sina team.
• Granska och utöka listan över föredragna leverantörer när legitima luckor orsakar kringlösningar.