Analiza wydatków (spend analysis)

Definicja

Analiza wydatków zestawia i klasyfikuje dane zakupowe organizacji, aby pokazać, ile wydaje, u jakich dostawców i na co. Ujawnia rozproszone zakupy, zakupy poza umowami i nakładanie się dostawców oraz dostarcza podstaw faktograficznych dla strategii kategorii, negocjacji i konsolidacji.

Przykład

Analiza pokazuje, że producent kupuje te same elementy złączne od jedenastu dostawców; konsolidacja zakupów u dwóch dostawców pozwala uzyskać rabat ilościowy.

Dlaczego to ryzyko biznesowe

Bez rzetelnych danych o wydatkach organizacje przepłacają przez rozproszone zakupy, tracą możliwości konsolidacji i nie potrafią wychwycić zakupów poza umowami, które omijają wynegocjowane warunki. Decyzje o racjonalizacji dostawców lub nowych przetargach zapadają na podstawie przeczucia, a cele oszczędnościowe stają się zgadywaniem.

Jak tym zarządzać

• Zbierz dane z zamówień, faktur i płatności w jednym systemie i oczyść je przed analizą.
• Klasyfikuj wydatki w spójnych kategoriach, aby umożliwić porównania równoważnych pozycji między okresami i jednostkami biznesowymi.
• Wychwyć wydatki poza umowami i prześledź ich przyczyny, takie jak brak pozycji katalogowych czy luki w procesie zatwierdzania.
• Aktualizuj analizę co najmniej raz w roku oraz przed każdą większą renegocjacją lub projektem zakupowym.
• Wykorzystaj wyniki do ustalenia priorytetów strategii kategorii i inicjatyw konsolidacji bazy dostawców.