Pro-forma-Kündigung

Definition

Eine Pro-forma-Kündigung ist eine vorsorglich ausgesprochene Kündigung, die vor Ablauf einer Kündigungsfrist erklärt wird, damit eine Partei die Möglichkeit des Austritts behält, während Verhandlungen über eine Fortsetzung noch laufen. So vermeidet man, an einer automatischen Verlängerung festzuhängen, während die Gespräche weitergehen; die Kündigung wird in der Regel zurückgenommen, wenn die Parteien sich zur Fortsetzung entschließen. Die Kündigung muss jedoch den Form- und Fristvorgaben des Vertrags entsprechen, um wirksam zu sein.

Beispiel

Drei Monate vor der Frist sendet der Kunde eine Pro-forma-Kündigung und nimmt sie zurück, sobald ein neuer Tarif vereinbart ist.

Warum dies ein Geschäftsrisiko ist

Das Versäumen, eine Pro-forma-Kündigung rechtzeitig zu senden, während Verhandlungen noch laufen, kann zu einer unerwünschten automatischen Verlängerung führen, bevor eine Einigung erzielt wurde. Dies beseitigt jeden Verhandlungsspielraum, da der Vertrag bereits verlängert ist. Andererseits kann der Empfänger einer Pro-forma-Kündigung diese fälschlicherweise als endgültige Kündigung lesen und mit der Abwicklungsplanung beginnen, was unnötige Störungen verursacht.

So gehen Sie damit um

• Erfassen Sie alle Kündigungsfristen zu Beginn jedes Vertrags und markieren Sie sie als Kalendererinnerungen mindestens 30 Tage vor der Frist.
• Entscheiden Sie bei Nachverhandlungen ausdrücklich, ob Sie eine Pro-forma-Kündigung senden oder darauf vertrauen, dass die Verhandlungen rechtzeitig abgeschlossen werden.
• Teilen Sie beim Versenden einer Pro-forma-Kündigung deren Vorsorgecharakter schriftlich mit, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Nehmen Sie die Kündigung formal schriftlich zurück, sobald die Entscheidung zur Fortsetzung getroffen ist, um Unklarheiten darüber zu vermeiden, ob der Vertrag endet.