Pro-forma-opzegging

Definitie

Een pro-forma-opzegging is een beschermende opzegging die wordt verstuurd vóór het verstrijken van een opzegtermijn, zodat een partij de mogelijkheid tot vertrek behoudt terwijl onderhandelingen over voortzetting nog lopen. Zo voorkomt men dat men aan een automatische verlenging vastzit terwijl de gesprekken doorgaan; de opzegging wordt doorgaans ingetrokken als partijen besluiten verder te gaan. De opzegging moet wel voldoen aan de vormvereisten en termijnen van het contract om geldig te zijn.

Voorbeeld

Drie maanden voor de deadline stuurt de klant een pro-forma-opzegging en trekt deze weer in zodra een nieuw tarief is overeengekomen.

Waarom dit een bedrijfsrisico is

Het vergeten een pro-forma-opzegging tijdig te versturen terwijl onderhandelingen nog lopen, kan resulteren in een ongewenste automatische verlenging voordat overeenstemming is bereikt. Dit verwijdert alle onderhandelingsruimte, want het contract is al verlengd. Anderzijds kan de ontvanger van een pro-forma-opzegging die verkeerd lezen als een definitieve opzegging en begint dan met afbouwplanning, wat onnodige verstoring veroorzaakt.

Hoe u dit beheert

• Identificeer alle opzegtermijnen bij aanvang van elk contract en markeer ze als agendaherinneringen minstens 30 dagen voor de deadline.
• Beslis bij heronderhandeling expliciet of u een pro-forma-opzegging verstuurt of de onderhandelingen vertrouwt tijdig te sluiten.
• Communiceer bij het versturen van een pro-forma-opzegging de voorzorgsaard schriftelijk om misverstanden te voorkomen.
• Trek de opzegging formeel schriftelijk in zodra besloten is door te gaan, om onduidelijkheid te voorkomen over de vraag of het contract eindigt.