Mantelovereenkomst

Definitie

Een mantelovereenkomst legt de overkoepelende voorwaarden vast (prijsmechanismen, aansprakelijkheid, serviceniveaus, toepasselijk recht) die gelden voor een reeks toekomstige individuele opdrachten of afroepen, zonder partijen zelf tot bepaalde volumes te verplichten. Zij stroomlijnt herhaalaankopen doordat de zware voorwaarden eenmalig worden onderhandeld. Individuele afroeporders verwijzen vervolgens naar de mantelovereenkomst en bepalen alleen hoeveelheid, timing en prijs voor die order.

Voorbeeld

Een retailer en een logistiek dienstverlener sluiten een mantelovereenkomst; elke zending wordt vervolgens geboekt via een korte afroep die de mantelvoorwaarden incorporeert.

Waarom dit een bedrijfsrisico is

Een mantelovereenkomst die stilzwijgend automatisch verlengt, kan een commerciele relatie inclusief prijzen en aansprakelijkheidsbepalingen veel langer verlengen dan beoogd. Als de mantelovereenkomst geen minimumafnameverplichting bevat, kan de leverancier de koper bij capaciteitsschaarste deprioriteren zonder contractueel verhaal. Verouderde mantelvoorwaarden die de huidige producten, serviceniveaus of regelgeving van partijen niet meer weerspiegelen, scheppen verborgen compliancelacunes voor elke afroep die eronder wordt geplaatst.

Hoe u dit beheert

• Stel een bepaalde reviewdatum voor de mantelovereenkomst in, los van de verlengingsdatum, zodat de commerciele voorwaarden geschikt blijven.
• Houd de verlengingsdatum en opzegtermijn van de mantelovereenkomst centraal bij; omdat individuele afroepen transactioneel zijn, wordt de verlenging van de mantelovereenkomst vaak over het hoofd gezien.
• Bevestig de rangorde tussen de mantelovereenkomst, eventuele algemene voorwaarden en individuele afroeporders om onduidelijkheid te voorkomen over welke voorwaarden gelden.
• Herzie de mantelovereenkomst wanneer de commerciele relatie wezenlijk verandert (nieuwe producten, herziene serviceniveaus, gewijzigde wederpartij), in plaats van te wachten op verlenging.