Raamovereenkomst

Definitie

Een raamovereenkomst is een inkoopafspraak waarbij een koper zich verbindt om terugkerende behoeften gedurende een bepaalde periode tegen vooraf afgesproken voorwaarden bij een leverancier af te nemen, vaak met een streefvolume of -waarde. Zij verlaagt transactiekosten en borgt levering en prijs, terwijl afzonderlijke leveringen naar behoefte worden afgeroepen. Zij ligt dicht bij de mantelovereenkomst, maar kent doorgaans een duidelijker commitment op omvang of hoeveelheid.

Voorbeeld

Een fabrikant sluit een raamovereenkomst voor een jaar om tot 50.000 componenten tegen een vaste stuksprijs af te nemen, met wekelijkse afroepen daartegen.

Waarom dit een bedrijfsrisico is

Als een raamovereenkomst een minimumafnameverplichting bevat en de vraag tekortschiet, staat de koper voor betalingsverplichtingen voor nooit bestelde volumes. Omgekeerd: als de overeenkomst de leverancier een maximaal volumeplafond geeft en de vraag dat overstijgt, heeft de koper geen contractueel recht op aanvullende levering. Prijsvastleggingen die te lang doorlopen zonder indexatiemechanisme kunnen de marge van de leverancier schaden, wat hem aanzet tot het niet-nakomen of geschil.

Hoe u dit beheert

• Omschrijf duidelijk of het verbonden volume een minimum is (moet ten minste X bestellen), een maximum (leverancier hoeft boven Y niet te leveren), of een streef getal.
• Neem een prijsindexatie- of herzieningsmechanisme op om de prijsstelling gedurende de looptijd van de overeenkomst eerlijk te houden.
• Houd het resterende ongecommitteerde volume en de verloopdatum van de overeenkomst bij zodat inkoopteams weten hoeveel van de raamovereenkomst resteert voor het verstrijkt.
• Beoordeel ten minste jaarlijks of het overeengekomen volume en de prijsstelling nog marktconform zijn, en gebruik het herzieningsmechanisme als dat niet het geval is.