Zakupy poza procesem (maverick buying)
Zakupy realizowane poza uzgodnionymi umowami lub procesami zakupowymi, co podważa wynegocjowane warunki i kontrolę nad wydatkami.
Definicja
Zakupy poza procesem (maverick buying) występują, gdy pracownicy zamawiają towary lub usługi od dostawców innych niż preferowani albo omijają system zakupowy. Mogą wtedy stracić ceny i ochronę wynegocjowane w niewykorzystanej umowie. Nie oznacza to, że brak jest innych praw wynikających z umowy lub przepisów. Zakupy poza procesem mogą osłabić siłę negocjacyjną płynącą ze skonsolidowanych wolumenów, zniekształcić dane zakupowe i zwiększyć ryzyko niezgodności oraz problemów z jakością.
Przykład
Załóżmy, że dział zamawia laptopy bezpośrednio w sklepie internetowym, a nie u dostawcy z umowy ramowej, i płaci o 20% więcej. Uzgodnione w umowie ramowej warunki gwarancji nie dotyczą tego odrębnego zakupu, ale odrębnie uzgodnione lub ustawowe prawa mogą nadal obowiązywać.
Dlaczego to ryzyko biznesowe
Zakupy poza procesem mogą podnosić koszty, ponieważ wypadają poza wynegocjowane ceny i wolumeny. Zniekształcają też dane zakupowe wykorzystywane w negocjacjach z dostawcami i decyzjach o kategoriach zakupowych, a wynegocjowane warunki umów, takie jak SLA, gwarancje i klauzule zgodności, mogą nie mieć zastosowania do tych zakupów. Niekontrolowane zakupy poza umowami mogą stać się więc sprawą audytową.
Jak tym zarządzać
- Wprowadź i zakomunikuj politykę zakupową z jasnymi progami i obowiązkowymi kanałami.
- Udostępnij katalog dostawców, aby preferowana ścieżka była łatwiejsza niż jej omijanie.
- Regularnie przeprowadzaj analizy zakupów, aby identyfikować zakupy poza umowami i badać ich przyczyny.
- Uczyń menedżerów odpowiedzialnymi za poziom zakupów poza procesem w ich zespołach.
- Przeglądaj i rozszerzaj listę preferowanych dostawców, gdy uzasadnione luki powodują obchodzenie procesu.
Najczęściej zadawane pytania
Najczęstsze pytania o ten termin.