Automatyzacja umów
Wykorzystanie oprogramowania do tworzenia, przekazywania, podpisywania i monitorowania umów przy minimalnym nakładzie pracy ręcznej.
Definicja
Automatyzacja umów wykorzystuje szablony, biblioteki klauzul, reguły obiegu i AI do usprawnienia procesu zawierania umów. Umowy są automatycznie wypełniane danymi, przekazywane do zatwierdzenia, podpisywane elektronicznie, a system tworzy alerty o odnowieniach i zobowiązaniach. Skraca to czas realizacji i ogranicza liczbę błędów ludzkich.
Przykład
Nowe umowy o zachowaniu poufności powstają z szablonu, są wysyłane do podpisu elektronicznego i trafiają do rejestru, bez udziału prawnika.
Dlaczego to ryzyko biznesowe
Ręczne procesy umowne są powolne i podatne na błędy. Każde przekazanie w obiegu papierowym lub e-mailowym to okazja do przegapienia terminu, zmiany klauzuli poza kontrolą albo nieodnotowania zobowiązania. Przy dużej skali ręczna obsługa staje się też wąskim gardłem, które opóźnia rozpoznanie przychodu i hamuje relacje z dostawcami.
Jak tym zarządzać
- Zacznij od typów umów o największej liczbie i najmniejszej złożoności: umowy o zachowaniu poufności, standardowe umowy z dostawcami i odnowienia to typowi kandydaci do automatyzacji.
- Zdefiniuj obiegi zatwierdzeń według wartości umowy i poziomu ryzyka, aby rutynowe umowy przechodziły automatycznie, a eskalowane były tylko wyjątki.
- Wbuduj w automatyzację przypomnienia o terminach i monitorowanie zobowiązań, aby podpisane umowy nie stawały się niewidoczne po zawarciu.
- Wykorzystaj analizę AI przy przychodzących umowach od drugiej strony, aby wskazać zobowiązania i oznaczyć niestandardowe klauzule przed przeglądem przez człowieka.
- Rejestruj każdą automatyczną czynność ze znacznikiem czasu i identyfikatorem użytkownika, aby zachować pełny ślad audytowy.
Najczęściej zadawane pytania
Najczęstsze pytania o ten termin.