Zarządzanie umowami

Definicja

Zarządzanie umowami to dziedzina zajmująca się administrowaniem umowami przez cały okres ich obowiązywania, tak aby wykorzystać ich wartość, zapewnić wykonanie zobowiązań i ograniczyć ryzyko. Obejmuje przygotowanie, negocjacje, zatwierdzenie, podpisanie, monitorowanie wykonania, obsługę zmian oraz odnowienie lub wypowiedzenie. Coraz częściej pracę tę wspiera oprogramowanie, gromadząc dokumenty, terminy i raporty w jednym miejscu.

Przykład

Firma, która przegapia ostateczny termin wypowiedzenia i zostaje związana niechcianym przedłużeniem umowy, zwykle nie ma sprawnego zarządzania umowami.

Dlaczego to ryzyko biznesowe

Bez uporządkowanego zarządzania umowami zobowiązania umykają, a terminy mijają niezauważone. Przegapione ostateczne terminy wypowiedzenia prowadzą do kosztownych automatycznych przedłużeń, niewykorzystane rabaty zostawiają pieniądze na stole, a uchybienia w zgodności mogą skutkować sankcjami. Ryzyko rośnie wraz z liczbą umów: każda kolejna umowa bez systemu monitorowania to kolejna niekontrolowana ekspozycja.

Jak tym zarządzać

• Utwórz centralny rejestr wszystkich aktywnych umów, obejmujący co najmniej kontrahenta, wartość, okres obowiązywania i ostateczny termin wypowiedzenia.
• Wyznacz imiennego opiekuna każdej umowy, aby jedna osoba odpowiadała za monitorowanie i odnowienia.
• Ustaw automatyczne przypomnienia na 90, 60 i 30 dni przed każdym ostatecznym terminem wypowiedzenia, aby decyzje nigdy nie były podejmowane reaktywnie.
• Śledź zobowiązania i dostawy przez cały okres obowiązywania umowy, nie tylko przy podpisaniu i odnowieniu.
• Przeglądaj portfel co najmniej raz w roku, aby połączyć nakładające się umowy i wycofać nieaktywne.