Incoterms

Definicja

Incoterms to trójliterowe standardowe terminy handlowe publikowane przez Międzynarodową Izbę Handlową (ICC). Można je włączyć do umów zarówno międzynarodowej, jak i krajowej sprzedaży towarów między przedsiębiorcami; rozdzielają obowiązki, ryzyko i koszty, w tym dostawę, transport, ubezpieczenie i formalności celne. Nie są obowiązującym polskim prawem ani ogólnymi przepisami konsumenckimi. Terminy takie jak EXW, FCA, CIF i DDP wskazują, kiedy ryzyko przechodzi ze sprzedawcy na kupującego. Wskaż wyraźnie wybraną regułę, jej wersję (na przykład Incoterms 2020) oraz dokładnie nazwany port, miejsce lub punkt.

Przykład

Umowa wskazująca „CIF Rotterdam (Incoterms 2020)” oznacza, że sprzedawca opłaca transport i uzgodnione ubezpieczenie do portu w Rotterdamie, a ryzyko przechodzi zwykle w chwili załadowania towaru na statek w porcie wyjścia — nie w chwili dotarcia do Rotterdamu. CIF stosuje się do transportu morskiego lub wodnego śródlądowego.

Dlaczego to ryzyko biznesowe

Jeżeli wybrano niewłaściwy Incoterm albo nie wskazano żadnego, może powstać niejasność co do tego, kto ponosi koszty i ryzyko towaru w transporcie. Problem staje się szczególnie dotkliwy, gdy ładunek zaginie, zostanie uszkodzony lub opóźniony — strony mogą wtedy twierdzić, że stratę ponosi druga strona. Starsza wersja, na przykład Incoterms 2010 zamiast Incoterms 2020, nie staje się automatycznie nieważna i nie trzeba jej jednostronnie wymieniać. Jeśli została skutecznie wybrana, obowiązuje, ale różnice między wersjami mogą prowadzić do sporów i uzasadniać wspólny przegląd oraz zmiany uzgodnione przez strony.

Jak tym zarządzać

• Zawsze wskaż w umowie rok wersji Incoterms oraz dokładnie nazwany port, miejsce lub punkt. W razie potrzeby podaj osobno miejsce dostawy i punkt przejścia ryzyka — zwłaszcza przy regułach z grupy C, bo sama nazwa miejsca przeznaczenia nie określa, gdzie następuje dostawa i przejście ryzyka.
• Wybierz regułę odpowiadającą faktycznemu transportowi, załadunkowi i rozładunkowi oraz sprawdź, czy strony mogą w praktyce i zgodnie z prawem dopełnić formalności celnych. EXW może pasować, gdy transport organizuje kupujący, ale nie oznacza, że kupujący robi wszystko: sprzedawca nadal ma obowiązki, między innymi udostępnienia towarów i spełnienia uzgodnionych wymagań dotyczących opakowania. DDP bywa właściwy, gdy sprzedawca potrafi obsłużyć formalności i opłaty importowe, ale nie zawsze jest najlepszym wyborem.
• Sprawdź, czy obowiązki ubezpieczeniowe wynikające z wybranej reguły są spełnione i udokumentowane. W Incoterms 2020 punktem wyjścia jest szersza ochrona według Institute Cargo Clauses (A) dla CIP i ochrona według Institute Cargo Clauses (C) dla CIF. Strony mogą uzgodnić inaczej, a nawet szersza ochrona ma wyłączenia. Oceń więc, czy ochrona jest wystarczająca i odpowiednia dla danego transportu, i skontroluj dokumenty ubezpieczenia.
• Powiąż wybrany Incoterm z warunkami płatności i logistyką, w tym z dokumentami wymaganymi do zapłaty i terminem ich przekazania. Zapłata i przekazanie dokumentów nie muszą pokrywać się z przejściem ryzyka lub własności. Incoterms nie reguluje terminu zapłaty i nie wiąże banków, przewoźników ani ubezpieczycieli.
• Przy stałej współpracy możesz wskazać standardowy Incoterm w umowie ramowej i przeglądać go raz w roku, gdy zmienia się układ logistyczny. To praktyczna rutyna, a nie obowiązek prawny ani automatyczna aktualizacja reguły. Sprawdzaj też konkretne zamówienia i zmiany.