Informacje poufne
Informacje niepubliczne przekazywane w zaufaniu, które odbiorca musi chronić i nie może ujawniać.
Definicja
Informacje poufne to dane, które jedna strona przekazuje drugiej na podstawie ustalenia, że mają pozostać tajne i być wykorzystywane wyłącznie do uzgodnionego celu. Umowa określa zakres, wskazuje wyjątki (na przykład informacje, które są już zgodnie z prawem ogólnie dostępne) i ustala, jak długo obowiązek trwa. W UE tajemnice przedsiębiorstwa korzystają z dodatkowej ochrony na podstawie dyrektywy o ochronie tajemnic przedsiębiorstwa (dyrektywa (UE) 2016/943), wdrożonej w Polsce przepisami o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Poufność umowna sama w sobie nie oznacza, że informacje spełniają wszystkie ustawowe kryteria tajemnicy przedsiębiorstwa.
Przykład
W trakcie procesu ofertowego oferent otrzymuje oznaczone jako poufne modele cenowe klienta i może wykorzystać je wyłącznie do przygotowania własnej oferty.
Dlaczego to ryzyko biznesowe
Informacje poufne udostępnione bez wystarczającej ochrony umownej mogą zostać wykorzystane przez konkurentów, rozprzestrzenić się na rynku albo pozostać u odchodzących pracowników. Ryzyko rośnie, gdy informacje trafiają do podwykonawców lub zespołów za granicą, które nie są stronami pierwotnego NDA. Przetwarzanie za granicą może podlegać dodatkowym przepisom o ochronie danych, których NDA nie zastępuje. Naruszenie może być trudne do wykrycia i jeszcze trudniejsze do wyceny, dlatego działania zapobiegawcze mogą zmniejszyć ryzyko kosztownych sporów.
Jak tym zarządzać
- Oznaczaj wrażliwe materiały jako poufne w chwili przekazywania, dzięki czemu zakres będzie jaśniejszy, a ryzyko późniejszego sporu mniejsze.
- Zdefiniuj „informacje poufne” szeroko w umowie, ale wskaż jasne wyjątki: informacje zgodnie z prawem ogólnie dostępne, samodzielnie opracowane bez naruszenia zasad albo zgodnie z prawem otrzymane od osoby trzeciej bez naruszenia obowiązku poufności.
- Wymagaj, by odbiorca ograniczył dostęp do osób, które potrzebują informacji, zapewnił objęcie własnych pracowników i podwykonawców równoważnymi wiążącymi obowiązkami poufności oraz stosował odpowiednie kontrole. Obowiązki nie mogą naruszać właściwej ochrony pracowników, chronionego zgłaszania naruszeń w interesie publicznym ani ustawowych wymogów ujawnienia.
- Uzgodnij kontrolowany zwrot albo usunięcie informacji po zakończeniu umowy i wskaż, kiedy ma to nastąpić. Ogranicz wyjątki do zgodnego z prawem przechowywania, ustawowych wymogów przechowywania i kopii zapasowych, które trzeba zachować. Materiały, które pozostają, powinny być nadal chronione.
Podstawy prawne
Sprawdź, jakiego prawa dotyczy każda referencja. To informacja ogólna, a nie porada prawna. Te pojęcia są różnie traktowane w różnych systemach prawnych. Zweryfikuj aktualne brzmienie przepisów i ich zastosowanie do Twojej sytuacji z kwalifikowanym prawnikiem.
Najczęściej zadawane pytania
Najczęstsze pytania o ten termin.