Klauzula zgłaszania wad

Definicja

Klauzula zgłaszania wad określa formę i kanał oraz termin, w jakim należy zgłosić wadę lub niezgodność z umową. Przy sprzedaży objętej rękojmią kupujący będący przedsiębiorcą powinien zgodnie z art. 563 § 1 KC zbadać rzecz i niezwłocznie zawiadomić sprzedawcę o wadzie, ale ważna klauzula umowna może zmienić przepisy dyspozytywne. Przy usługach, umowach konsumenckich i transakcjach międzynarodowych właściwe zasady trzeba ocenić osobno. Dostawcy stosują takie klauzule dla większej pewności i ograniczenia późnych roszczeń, ale bardzo krótkie lub rygorystyczne terminy mogą być oceniane przez pryzmat przepisów o rękojmi i klauzul niedozwolonych. Dobrze skonstruowana klauzula równoważy przewidywalność handlową z realistyczną możliwością zbadania dostawy przez kupującego.

Przykład

W tym hipotetycznym przykładzie wynegocjowanego postanowienia klauzula wymaga pisemnego zgłoszenia wad jawnych w terminie ośmiu dni od dostawy, a wad ukrytych – w terminie ośmiu dni od ich wykrycia. Terminy te nie są zweryfikowanym polskim standardem ani gwarancją ważności postanowienia. Strony powinny doprecyzować punkty początkowe i sposób liczenia dni. Sprawdź także właściwe terminy przedawnienia i wyjątki oraz znaczenie momentu, w którym wadę można było wykryć. Jeżeli zastosowanie mają przepisy o rękojmi, kupujący powinien zgłosić wadę niezwłocznie po jej wykryciu, a roszczenia przedawniają się zgodnie z art. 568 KC – co do zasady po dwóch latach od wydania rzeczy (pięciu w przypadku nieruchomości), przy czym termin na żądanie usunięcia wady lub wymiany wynosi rok od stwierdzenia wady, z wyjątkami między innymi dla gwarancji oraz sytuacji, gdy sprzedawca zataił wadę.

Dlaczego to ryzyko biznesowe

Źle wyważona klauzula może zaszkodzić obu stronom. Dostawcom zbyt elastyczna klauzula może przynieść późne roszczenia, trudne do wyjaśnienia długo po dostawie. Kupującym zbyt krótki termin może sprawić, że uzasadnione zgłoszenia przepadną, zanim realnie można było zbadać towar lub usługę. Sąd może uznać postanowienie za niedozwolone wobec konsumenta albo ocenić je jako sprzeczne z zasadami współżycia społecznego. Oba scenariusze mogą prowadzić do sporów. Jasna i wyważona klauzula może zmniejszyć ryzyko, ale nie gwarantuje uniknięcia sporów.

Jak tym zarządzać

• Wynegocjuj terminy odpowiadające realistycznemu czasowi potrzebnemu na zbadanie właśnie twoich towarów lub usług. Złożony system IT może wymagać więcej czasu niż produkt standardowy, zależnie od okoliczności.
• Rozróżnij w klauzuli wady jawne i ukryte i wskaż punkt początkowy każdego terminu. Oceń jednocześnie ewentualne terminy przedawnienia i przepisy bezwzględnie obowiązujące. Termin dla wad ukrytych nie zawsze musi być dłuższy ani zaczynać się dopiero od faktycznego wykrycia.
• Wskaż jasno, jak należy złożyć zgłoszenie: formę pisemną, jeżeli tak uzgodniono, właściwego kontrahenta, adres lub kanał, wymaganą treść dotyczącą wady oraz sposób udowodnienia wysłania. Zmniejsza to ryzyko sporu o to, czy wystarczy nieformalny e-mail.
• Udostępniaj klauzulę i praktyczne instrukcje w łatwy sposób, aby personel operacyjny, który wykryje wadę, znał termin i kanał zgłoszenia. Przekazanie wewnętrzne nie zastępuje zawiadomienia kontrahenta.
• Zweryfikuj daty dostawy i inne istotne punkty początkowe oraz ustaw przypomnienie w kalendarzu z odpowiednim wyprzedzeniem przed ostatnim dniem zgłoszenia wad jawnych, aby zdążyć zbadać dostawę i zgłosić wadę. Przypomnienie nie gwarantuje dotrzymania terminu.

Podstawy prawne

• art. 563 i art. 568 Kodeksu cywilnego Kodeks cywilny: rękojmia i obowiązek zawiadomienia o wadzie Prawo polskie
• art. 385¹ i art. 58 § 2 Kodeksu cywilnego Kodeks cywilny: niedozwolone postanowienia umowne i zasady współżycia społecznego Prawo polskie

Sprawdź, jakiego prawa dotyczy każda referencja. To informacja ogólna, a nie porada prawna. Te pojęcia są różnie traktowane w różnych systemach prawnych. Zweryfikuj aktualne brzmienie przepisów i ich zastosowanie do Twojej sytuacji z kwalifikowanym prawnikiem.