Ogólne warunki umów

Definicja

Ogólne warunki umów to standardowe klauzule opracowane z myślą o wielokrotnym użyciu. Często nie są indywidualnie wynegocjowane, ale wymaga to oceny w każdym przypadku. To, czy ogólne warunki stały się częścią umowy, należy ocenić m.in. na podstawie sposobu ich doręczenia, dostępności, jednoznaczności, momentu i wersji, której dotyczą; przy wzorcach zwyczajowo stosowanych w stosunkach danego rodzaju może wystarczyć, że druga strona mogła z łatwością dowiedzieć się o ich treści. Samo wysłanie lub podlinkowanie ogólnych warunków nie dowodzi jeszcze, że obowiązują. Kwestia włączenia wzorca do umowy jest odrębna od tego, czy konkretne postanowienie jest niedozwolone lub nieważne. Gdy stosuje się prawo polskie, niedozwolone postanowienia umowne można oceniać na podstawie art. 385¹ Kodeksu cywilnego, a postanowienia sprzeczne z ustawą są nieważne. Ocena uwzględnia treść umowy, okoliczności jej zawarcia, późniejsze zdarzenia i pozostałe okoliczności, ze szczególnym uwzględnieniem interesów konsumentów i innych stron w słabszej pozycji. W pewnych warunkach inne części umowy albo cała umowa mogą zostać uznane za niedozwolone lub niewiążące. Wobec konsumentów obowiązują dodatkowo szczególne zasady ochrony, w tym rejestr klauzul niedozwolonych prowadzony przez Prezesa UOKiK. Niejasne postanowienia tłumaczy się na korzyść konsumenta; późniejszych okoliczności nie można wykorzystywać na niekorzyść konsumenta, aby utrzymać niedozwolone postanowienie w mocy. Jeżeli postanowienie nie wiąże konsumenta, pozostała część umowy obowiązuje bez innych zmian. Postanowień nie domniemywa się za indywidualnie uzgodnione, chyba że zostanie to wykazane.

Przykład

Dostawca przesyła swoje ogólne warunki razem z ofertą. To, że kupujący mógł je przeczytać, nie wystarcza samo w sobie, aby klauzula wyłączająca odpowiedzialność obowiązywała; trzeba ocenić włączenie wzorca do umowy, zakres postanowienia oraz to, czy jest ono niedozwolone albo ograniczone przepisami bezwzględnie obowiązującymi.

Dlaczego to ryzyko biznesowe

Firmy, które stosują ogólne warunki umów bez zapewnienia ich prawidłowego włączenia do umowy, ryzykują, że kluczowe klauzule — w tym ograniczenia odpowiedzialności i wyłączenia — nie będą skuteczne. Gdy obie strony używają własnych warunków, może być niejasne, które warunki faktycznie uzgodniono; na ocenę mogą wpływać chronologia, komunikacja, przyjęcie oferty, zachowanie stron, brzmienie postanowień i właściwe prawo. Nieaktualne ogólne warunki, które nie odzwierciedlają już obowiązujących przepisów albo faktycznej oferty firmy, mogą tworzyć ukryte ryzyko.

Jak tym zarządzać

• Zawsze załączaj wyraźnie oznaczoną wersję swoich ogólnych warunków do oferty lub umowy albo podawaj do niej link, z odpowiednim wyprzedzeniem przed zawarciem umowy. Zadbaj, by kontrahent mógł dotrzeć do warunków i je przejrzeć, a w odpowiednich przypadkach udokumentuj akceptację. Powołanie się na warunki dopiero w późniejszym potwierdzeniu zamówienia, po zawarciu umowy, nie musi wystarczyć.
• Regularnie przeglądaj swoje warunki, aby sprawdzić, czy nadal są zgodne z aktualnym prawem i odzwierciedlają twoje faktyczne produkty i usługi.
• Gdy kontrahent przesyła własne warunki, odrzuć je wprost i dąż do wyraźnego uzgodnienia, które warunki obowiązują. Samo odrzucenie nie sprawia automatycznie, że twoje warunki stają się wiążące.
• W umowach B2C przejrzyj warunki pod kątem zasad wykładni i ochrony przed niedozwolonymi postanowieniami umownymi — w szczególności art. 385¹ i nast. Kodeksu cywilnego oraz właściwych przepisów o ochronie konsumentów — zanim zaczniesz ich używać.

Podstawy prawne

• art. 384–385 oraz art. 385¹ KC Kodeks cywilny: wzorce umów i niedozwolone postanowienia umowne Prawo polskie
• art. 23a ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów Ustawa o ochronie konkurencji i konsumentów: rejestr klauzul niedozwolonych Prawo polskie

Sprawdź, jakiego prawa dotyczy każda referencja. To informacja ogólna, a nie porada prawna. Te pojęcia są różnie traktowane w różnych systemach prawnych. Zweryfikuj aktualne brzmienie przepisów i ich zastosowanie do Twojej sytuacji z kwalifikowanym prawnikiem.