Klachtplichtclausule

Definitie

Een klachtplichtclausule legt contractueel de vorm, het kanaal en de termijn vast voor het melden van non-conformiteit, en scherpt de open wettelijke maatstaf van een "bekwame tijd" aan. Leveranciers gebruiken haar voor zekerheid en om late claims te beperken, maar zeer korte of strikte termijnen kunnen worden getoetst aan de wettelijke klachtplicht van de artikelen 7:23 en 6:89 BW en aan het recht inzake onredelijk bezwarende bedingen. Een goede clausule weegt commerciële zekerheid af tegen een reële inspectiekans voor de koper.

Voorbeeld

De clausule eist dat zichtbare gebreken binnen acht dagen na levering en verborgen gebreken binnen acht dagen na ontdekking schriftelijk worden gemeld.

Waarom dit een bedrijfsrisico is

Een slecht gekalibreerde clausule kan beide partijen schaden. Voor leveranciers staat een vage clausule late claims toe die lang na levering moeilijk te onderzoeken zijn. Voor kopers kan een buitensporig korte clausule legitieme klachten ongeldig maken voordat er een reele kans was om te inspecteren, waarna een rechter de clausule buiten toepassing kan stellen. Beide uitkomsten leiden tot procedures die een duidelijke, evenwichtige clausule voorkomt.

Hoe u dit beheert

• Onderhandel over termijnen die de realistische inspectietijd voor uw type goederen of diensten weerspiegelen -- een complex IT-systeem heeft meer tijd nodig dan een standaardproduct.
• Maak in de clausule zelf onderscheid tussen zichtbare gebreken (korte termijn) en verborgen gebreken (langere termijn die begint bij ontdekking).
• Specificeer de vereiste vorm van de melding -- schriftelijk, geadresseerde wederpartij, omschreven gebrek -- om geschillen te voorkomen over of een informele e-mail voldoet.
• Sla de clausule prominent op zodat operationeel personeel dat gebreken ontdekt de termijn en het kanaal voor melding kent.
• Stel een kalenderherinnering in op de leveringsdatum voor het inspectievenster van zichtbare gebreken, zodat geen reclamatiedeadline standaard wordt gemist.

Juridische bronnen

• BW 7:23 Burgerlijk Wetboek: klachtplicht (koop) Nederlands recht
• BW 6:89 Burgerlijk Wetboek: algemene klachtplicht Nederlands recht

Tenzij anders aangegeven verwijzen de bronnen naar Nederlands recht (Burgerlijk Wetboek); EU-regelgeving zoals de AVG geldt in de hele EU. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies. Andere rechtsstelsels behandelen deze begrippen anders. Controleer de actuele tekst en uw situatie met een gekwalificeerde jurist.