Zgłoszenie wady

Definicja

Zgłoszenie wady to formalne powiadomienie kupującego o tym, że uważa świadczenie za niezgodne z umową. Przy sprzedaży rzeczy ruchomych, do której stosuje się przepisy o rękojmi, kupujący będący przedsiębiorcą powinien zgodnie z art. 563 § 1 KC zbadać rzecz w czasie i w sposób przyjęty dla rzeczy tego rodzaju oraz niezwłocznie zawiadomić sprzedawcę o wadzie, a gdy wada ujawniła się później – niezwłocznie po jej stwierdzeniu; inaczej może utracić uprawnienia z tytułu rękojmi. Obowiązują też terminy przedawnienia z art. 568 KC oraz wyjątki, na przykład gdy sprzedawca zataił wadę. To, co obowiązuje, zależy od umowy, rodzaju świadczenia i właściwych przepisów. W przypadku usług odpowiednio stosuje się przepisy o rękojmi za wady dzieła (art. 638 KC), a przy robotach budowlanych – art. 656 § 1 KC; inne zasady mogą obowiązywać konsumentów i transakcje międzynarodowe.

Przykład

Kupujący, który wykryje wadę ukrytą, powinien zgodnie z art. 563 § 1 KC niezwłocznie zawiadomić o niej sprzedawcę, aby nie ryzykować utraty możliwości żądania usunięcia wady lub obniżenia ceny. Należy też uwzględnić terminy przedawnienia z art. 568 KC i wyjątki; samo zgłoszenie nie daje jeszcze prawa do tych środków.

Dlaczego to ryzyko biznesowe

Pominięcie obowiązującego terminu na zgłoszenie wady może pozbawić cię ważnego roszczenia. Późne zgłoszenie wady – nawet poważnej – może prowadzić do utraty niektórych uprawnień, zależnie od właściwych przepisów i okoliczności. Ryzyko jest szczególnie duże, gdy personel operacyjny wykryje wadę, ale nie przekaże jej szybko wewnętrznie osobie odpowiedzialnej za umowę i nie dopilnuje zgłoszenia sprzedawcy.

Jak tym zarządzać

• Badaj dostawy tak szybko, jak pozwalają na to okoliczności po ich otrzymaniu, i wyznacz konkretną osobę, która zgodnie z wewnętrzną procedurą zgłosi ewentualne wady osobie odpowiedzialnej za umowę tego samego dnia, w którym je wykryto. Dopilnuj też niezwłocznie, aby do sprzedawcy trafiło zgłoszenie spełniające obowiązujące wymagania; zgłoszenie wewnętrzne nie wystarcza.
• Wyślij zgłoszenie wady w trwałym i opatrzonym datą formacie, na przykład pocztą elektroniczną z potwierdzeniem odbioru lub listem poleconym. Zachowaj dokumentację przebiegu obejmującą treść, odbiorcę i wysyłkę, a gdy to istotne – także doręczenie. Zawsze przestrzegaj wymogów umowy i właściwych przepisów co do formy i kanału.
• W miarę możliwości i w zgodny z prawem sposób zachowaj dowody wady, na przykład zdjęcia, logi testów i próbki, zanim naprawa lub inne działanie utrudni albo zniszczy dowody. W razie potrzeby podejmij jednak rozsądne, pilne działania w zakresie bezpieczeństwa i ograniczenia szkody.
• Monitoruj terminy zgłaszania wad jako zobowiązanie umowne razem z kamieniami milowymi płatności i dostaw. Rejestruj istotne daty otrzymania oraz wykrycia lub możliwości wykrycia wady, a także umowne i ustawowe terminy.
• Wynegocjuj w umowie jasny i praktyczny wymóg pisemnego zgłoszenia wady, ze wskazaniem formy, kanału, adresu odbiorcy i podziału odpowiedzialności, aby proces był jednoznaczny dla obu stron. Sprawdź jednocześnie, czy postanowienie jest ważne i nie narusza przepisów bezwzględnie obowiązujących.

Podstawy prawne

• art. 563–564 i art. 568 Kodeksu cywilnego Kodeks cywilny: rękojmia za wady i obowiązek zawiadomienia Prawo polskie
• art. 560–561 i art. 488 § 2 Kodeksu cywilnego Kodeks cywilny: uprawnienia kupującego i wstrzymanie świadczenia Prawo polskie

Sprawdź, jakiego prawa dotyczy każda referencja. To informacja ogólna, a nie porada prawna. Te pojęcia są różnie traktowane w różnych systemach prawnych. Zweryfikuj aktualne brzmienie przepisów i ich zastosowanie do Twojej sytuacji z kwalifikowanym prawnikiem.