Odnowienie umowy

Definicja

Odnowienie umowy oznacza, że umowa trwa nadal po uzgodnionej dacie zakończenia — wskutek aktywnej decyzji stron albo mechanizmu automatycznego przedłużenia. Warunki mogą pozostać bez zmian albo zostać ponownie wynegocjowane; okres odnowienia i wymagania dotyczące wypowiedzenia określa zwykle klauzula odnowienia. W umowach z konsumentami automatyczne przedłużenie podlega ocenie przede wszystkim na gruncie art. 385¹ KC (niedozwolone postanowienia umowne) oraz obowiązków informacyjnych z ustawy o prawach konsumenta. Polskie prawo nie zawiera odrębnej ustawy odpowiadającej szwedzkiej ustawie o automatycznym przedłużaniu umów.

Przykład

Przykładowo umowa subskrypcji SaaS zawarta między przedsiębiorcami na dwa lata może, zgodnie z jej treścią, odnawiać się na kolejne roczne okresy, jeżeli żadna ze stron nie wypowie jej trzy miesiące przed upływem okresu. Wymaga to jednak, by warunki odnowienia były ważne na gruncie obowiązujących przepisów.

Dlaczego to ryzyko biznesowe

Automatyczne przedłużenia potrafią zaskoczyć firmy. Przeoczenie rzeczywistego ostatniego dnia na wypowiedzenie — choćby o jeden dzień — może oznaczać związanie umową na kolejny okres, na warunkach, które chciałbyś wynegocjować na nowo. Skutek zależy od treści umowy i właściwych przepisów. Organizacje zarządzające wieloma umowami nierzadko odkrywają odnowienie dopiero po jego wejściu w życie i pozostają związane cenami lub warunkami, które odbiegają od rynku.

Jak tym zarządzać

• Rejestruj zweryfikowany ostatni dzień na wypowiedzenie każdej umowy już przy jej podpisaniu, a nie dopiero pod koniec okresu obowiązywania.
• Jako wewnętrzną rekomendację planistyczną możesz ustawić przypomnienie co najmniej 90 dni przed każdym terminem, aby zostało dość czasu na przegląd, renegocjacje albo wypowiedzenie. Dostosuj wyprzedzenie do uzgodnionego trybu; 90 dni to ani wymóg prawny, ani gwarancja, że czas wystarczy.
• Przejrzyj warunki odnowienia i ceny, zanim uruchomi się przypomnienie, a nie dopiero po jego otrzymaniu.
• Utrzymuj obowiązek dochowania terminu wypowiedzenia w polu widzenia zarówno osoby odpowiedzialnej prawnie, jak i operacyjnie za umowę, z odpowiednimi uprawnieniami dostępu.
• Sprawdź wymagania umowy co do formy wypowiedzenia, adresu lub odbiorcy, umocowania i momentu złożenia oraz właściwe przepisy — po to, by uniknąć sporu o skuteczność. List polecony albo e-mail na wskazany adres mogą być formami umownymi, ale nie zawsze wystarczają. Zapisuj dowody wypowiedzenia i dochowania wymaganych warunków.

Podstawy prawne

• art. 385¹ KC Kodeks cywilny: niedozwolone postanowienia umowne w umowach z konsumentem Prawo polskie

Sprawdź, jakiego prawa dotyczy każda referencja. To informacja ogólna, a nie porada prawna. Te pojęcia są różnie traktowane w różnych systemach prawnych. Zweryfikuj aktualne brzmienie przepisów i ich zastosowanie do Twojej sytuacji z kwalifikowanym prawnikiem.