Zlecenie zmiany (zmiany)

Definicja

Zlecenie zmiany formalizuje dodatki lub ubytki w stosunku do pierwotnie uzgodnionego zakresu, wraz z korektami ceny i czasu uzgodnionymi przez strony. Takie zmiany należy prowadzić zgodnie z daną umową i uzgodnioną procedurą zmian; nie istnieje jedna ogólna reguła ustawowa regulująca wszystkie sytuacje. W polskim prawie zmianę umowy reguluje między innymi art. 77 § 1 KC, a rozliczenie prac dodatkowych przy wynagrodzeniu kosztorysowym – art. 630 KC. Jasna procedura zlecania, wyceniania i zatwierdzania zmian zmniejsza ryzyko sporów o nieuprawnione prace dodatkowe.

Przykład

Gdy klient prosi o dodatkowe piętro, strony wystawiają zlecenie zmiany z dodatkową ceną i zaktualizowaną datą ukończenia.

Dlaczego to ryzyko biznesowe

Zmiany, które nie zostały zatwierdzone lub udokumentowane, mogą prowadzić do sporów w projektach budowlanych i IT. Wykonawcy wykonujący dodatkową pracę bez podpisanego zlecenia zmiany mogą mieć trudność z uzyskaniem zapłaty za dodatkowe koszty. Klienci, którzy wydają ustne polecenia, a później kwestionują zakres, mogą spotkać się z wygórowanymi roszczeniami trudnymi do odparcia, gdy brakuje dokumentacji pisemnej.

Jak tym zarządzać

• Wymagaj w uzgodnionej procedurze zmian, aby zmiany zakresu były dokumentowane i zatwierdzane na piśmie przed rozpoczęciem prac, z podaniem zakresu, ceny i zaktualizowanego harmonogramu. Użyj podpisanego zlecenia zmiany albo innej ważnej procedury dopuszczonej umową.
• Wskaż w umowie lub procedurze projektu, kto może wydawać i zatwierdzać zlecenia zmiany. Oceń polecenie kierownika projektu na podstawie rzeczywistego umocowania i okoliczności; wewnętrzne progi zatwierdzania nie zawsze przesądzają o związaniu klienta wobec kontrahenta.
• Monitoruj łączny wpływ zleceń zmiany na koszty i czas przez cały projekt, aby całkowita wartość umowy i data ukończenia pozostały jasne.
• Przechowuj każde podpisane zlecenie zmiany razem z umową główną, aby ułatwić kontrolę całej historii zakresu umowy.
• Dodaj kamień milowy dla każdej zaktualizowanej daty ukończenia powstałej w wyniku zlecenia zmiany i zaktualizuj go niezwłocznie w swoim systemie śledzenia umów.